Schritt für Schritt
Serviceverträge beschreiben Verträge mit Kunden, welche eine zyklische Abrechnung erfordern. Beim Neuanlegen eines Servicevertrags wird dieser, der aktuellen angemeldeten Filiale zugeordnet wenn diese eine 'behandelnde' Filiale ist. Wenn nicht, wird der Servicevertrag der Stammfiliale des Kunden zugeordnet. Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:
- Bankverbindung der Filiale
Bei der abzurechnenden Filiale muss eine Bankverbindung hinterlegt werden, wenn diese per Bankeinzug die Beträge beim Kunden im Lastschriftverfahren einziehen möchte → Bankverbindung (Filialverwaltung). - Gläubiger ID
Für den eigentlich Einzug der fälligen Beträge beim Kunden, muss in der Filialverwaltung eine SEPA Gläubiger ID hinterlegt bzw. eingetragen werden → Filialverwaltung. - Zeitnahe Abrechnung
Sollen die Serviceverträge 'zeitnah' abgerechnet werden, setzt man am besten das feste Zahlungsziel in der Filiale beim Lastschrifteinzug auf 0 Tage, da sonst die fälligen Rechnungsbeträge nicht direkt bzw. erst später in der Abrechnung auftauchen → Einstellungen (Filialverwaltung). - Abrechnungsartikel
Serviceverträge werden mit einer eigenen Rechnung abrechnet. D. h. es wird nicht über ein Angebot mit Abschluss beim Kunden eine Rechnung erzeugt, sondern eine Rechnung wird automatisch beim Abrechnen eines Servicevertrages zum Kunden angelegt. - Servicevertragsvorlage
Legt man beim Kunden einen Servicevertrag an, muss man bei jedem Kunden die Grunddaten immer wieder neu erfassen. Um sich diese 'Arbeit' zu ersparen, kann eine oder mehrere Servicevertragsvorlagen erstellt werden. Diese wird dann einfach beim Kunden ausgewählt und das erfassen der Grunddaten entfällt → Servicevertragsvorlagen | Stammdaten. - Lastschrifteinzug
Sollen die Beträge vom Konto des Kunden per Lastschrift eingezogen werden, muss zum einen die Bankverbindung des Kunden eingetragen sowie ein SEPA Mandat erteilt werden → Bankverbindungen | Kunde. - Servicevertrag
Um später eine Rechnung für den Kunden zu erstellen, bzw. die Serviceverträge abzurechnen, muss bei jedem Kunden mindestens ein Servicevertrag per 'Hand' oder über die zuvor erstellte Servicevertragsvorlage angelegt werden → Servicevertrag | Kunde. - Rechnungsstellung
Die eigentliche Abrechnung der Serviceverträge erfolgt im Rechnungswesen von AMPAREX. Hier wählt man per Filter die abzurechnenden Serviceverträge aus und erstellt damit zum einen die Rechnung beim Kunden und zum anderen eine für den Lastschrifteinzug nötige 'Datei' → Serviceverträge (Rechnungswesen). - Abbuchung/Bankeinzug
Diese zuvor erstellt Datei wird an die Bank oder an die Banksoftware (z. B. StarMoney) übergeben zum automatischen Bankeinzug übergeben/eingespielt.