Übersicht
Die Online Terminplanung ist die Möglichkeit für Endkunden, selber Termine beim Leistungserbringer (Akustiker, Optiker oder Therapeuten) zu buchen. Hierbei folgt der Endkunde einem Link z. B. von Ihrer Homepage zu dem Online-Terminplaner. In diesem wird dem Endkunden von Ihnen eine Ortsressource (z. B. Kabine) mit freien Termin angezeigt. Diese freien Termine werden von Ihrem Terminplaner über die Verfügbarkeiten definiert.
Der Endkunde gibt mindestens seinen Vor- und Nachnamen inkl. einer gültigen E-Mailadresse an. Wird ein Termin im Online-Terminplaner eingetragen ist der Termin für andere Endkunden direkt geblockt (wird als "x" dargestellt). Über die Pfeile wechselt der Endkunde zwischen den Wochen. Der vom Endkunde gewählte Termin wird Ihnen direkt im AMPAREX Terminplaner angezeigt.
Voraussetzung
In AMPAREX muss eine Serverseitige SMTP Schnittstelle eingerichtet sein >> E-Mail (Schnittstelle). Über diese erhält der Kunde zum einen eine Bestätigung, dass er einen Termin angefordert hat und zum anderen benötigen Sie die Schnittstelle um dem Kunden ggf. eine Terminbestätigung über die Benachrichtigungsfunktion zu senden.Eine bestehende Homepage zum einbinden des Online Terminplaners und weiß wie man HTML, CSS etc. einbindet und anpassen kann
Technischer Benutzer
Für die Verknüpfung zwischen AMPAREX und dem Online Terminplaner wird ein technischer Benutzer (Mitarbeiter) benötigt. Legen Sie daher in der Filialverwaltung >> Benutzerkonten ein neues Benutzerkonto z. B. mit dem Nmen "Technischer Benutzer" an >> Benutzerkonten (Filialverwaltung).
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Der hier zugewiesene Mitarbeiter hat Auswirkungen von wem die Bestätigungs-EMail kommt, welche bei einer Terminanfrage versendet wird (Mit freundlichen Grüßen, Tom Thaler). Daher sollten sie einen eigenen Mitarbeiter für diesen "Technischen Benutzer" anlegen. |
Onlineterminplanung verwenden
- In der >> Filialverwaltung >> Filialkete >> Reiter "Termin" im Bereich "Allgemein" muss die Option "Online Terminplaner verwenden" gesetzt werden. Nur damit werden die Konfigurationsseiten im Terminplaner sichtbar (siehe unten).
Terminplaner/Ressourcen-Freigabe
- In der Administration des Terminplaners wählen Sie die Ortressource aus, welche Sie für die Online-Terminplanung frei geben wollen und geben diese per "Online Terminplanung erlaubt" frei >> Administration (Terminplaner).
Verfügbarkeiten
- Wechseln Sie in die Ansicht, welche Sie frei gegeben haben und erweitern/kontrollieren Sie die Verfügbarkeiten. Jede Verfügbarkeit vom Typ "Arbeitszeit" wird im Online Terminplaner angezeigt. So haben Sie die Möglichkeit genau zu steuern, welche freien Termine und auch die länge der Termine, dem End-Kunden angezeigt werden >> Verfügbarkeiten (Terminplaner).
Servicezugangsdaten
- In der Filialverwaltung wechseln Sie in die Servicezugangsdaten. Per "Neu" legen Sie einen neuen Eintrag an. Als Zugangstyp wählen Sie "Benutzer Alias" aus. Als Benutzer den zuvor angelegenten "Technischen Benutzer". Abschließend wählen Sie noch die passende Filiale aus und speichern die Angaben.
Homepage (für iFrame oder als direkten Link)
Über die Schaltfläche "Ressource spezifische URL" öffnet sich ein Dialog über welchen Sie die Links, welche Sie für Ihre Homepage benötigen, erhalten. Wählen Sie die Ressource aus welche Sie in der Administration freigegeben haben bzw. die Ressource für welchen den Zugangslink angezeigt haben möchten. Per "Kopieren" kann der Link in die Zwischenablage zum Aufruf kopiert werden.ENDKUNDE
Grundsätzlich werden alle Eingabefelder zum Buchen eines Online-Termins an AMPAREX übergeben. D. h. diese Felder tauchen im Kommentarfeld des Termins im AMPAREX Terminplaner auf.
Um einen Termin Online zu buchen, geht der Endkunde wie folgt vor:
| Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| (01) Termin buchen |
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| (02) Terminbestätigung | Wurde der buchbare Termin erfolgreich angelegt, erhält der Endkunde eine Bestätigungsemail an die vom Endkunden im Buchungsdialog hinterlegte E-Mail-Adresse. Zusätzlich enthält die E-Mail den Termin im 'iCal'-Format, so dass der Kunde diesen Termin in seinen privaten Terminkalender eintragen kann. Hierfür wird die Dokumentvorlage 'Terminanhang' an der Kontaktvorlage 'Bestätigung Terminanfrage' eingefügt und mit der Bestätigungsmail mitgeschickt.
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LEISTUNGSERBRINGER (Therapeut, Akustiker oder Optiker)
Danach geht es in ihrem AMPAREX wie folgt weiter:
| Beschreibung | |
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| (01) Mein AMPAREX | Die Terminanfrage/ -buchung erscheint direkt in Ihrem AMPAREX unter 'Mein AMPAREX' in den Erinnerungen. Die Ansicht wird alle 2 Minuten aktualisiert, sodass Sie gleich den Hinweis erhalten, wenn ein Endkunde einen Online Termin gebucht hat. |
| (02) AMPAREX Terminplaner | Im AMPAREX Terminplaner erscheinen nun folgende Einträge:
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Customizing
Terminplaner >> Administration >> Terminvorlagen
Anzeige Online = Auswahl für den Kunden welche Art von TErmin er wünscht, dieser erscheint nur dann wenn in der Terminvorlage etwas eingetragen ist
Status online = wird unter Mein AMPAREX angezeigt und der Termin bekommt den eingestellten Status dieser sollte selber und ggf. eindeutig als eigenschaft erstellt werden um diesen unter mein amprex gesondert anzeigen zu lassen
Reiter: Online TErminplaner
Ressource = Auswahl einer Ressource bezieht sich die Konfigruation nur auf diese Ressoruce. Sollen alle Ressorucen die gleich Konfig haben wird nichts ausgewählt werden alle Ressourcen unter dem Namen "Angeziegter Name" zusammengefasst wenn die Option dahinte gesetzt ist. Sollen die Ressorucen getrennt angezeigt werden, muss der Eintrag leer bleiben und die Option dahinte rnicht gesetzt sein
Schrittweite = Termindauer sollte ein vielfaches der Schrittweite sein (Bsp. Schrittweite = 15 min. Termindauer = 15, 30, 45 etc. Minuten)
Kontaktvorlage = ggf. den Betreff anpassen und den NAchrichtext der Dokumentvorlage
CSS = alles andere kann konfiguriert werden wenn der Planer als iframe eingebunden wird
(fix 7 Spalten)
Erweterung für EIngabedialog - allgemeine Information für den Kunden (muss als HTML eingegeben werden - z. B. <p>bitte rechtzeitig bescheid geben</p>) - soll das Feld mit übergeben werden muss das Feld zusätzlich per "ID" HTML Code configruiert werden
ANWENDUNG
AMPAREX Terminplaner
Die Terminanfrage wird als Termin mit dem Typ der Terminvorlage befüllt, Status "der selbst angelegte Status welcher an der Terminvorlage hinterlegt wurde" in den AMPAREX Terminplaner geschrieben. und der Kunde erhält die emailbestätigung mit einem cancel link über welcher er seinen termin wieder stornieren kann - der termin wird in amparex als storniert weiter geführt.Die End-Kundendaten
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Der Termin ist jetzt acuh unter mein amparex sichtbar
Nach der Auswahl des Kunden bzw. Neuanlage des Kunden können Sie dem Kunden z. B.
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| (03) E-Mail | Wurde in der Terminplaneradministration → Online Terminplaner (Übersicht) ein E-Mail-Adresse im Feld 'Kopie an' eingetragen (z. B. ein Mitarbeiter oder Geschäfts-E-Mail), wird an diese Adresse zusätzlich eine E-Mail gesendet. |
Siehe auch ...
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