Anwendung | Arbeitsablauf, Online Terminplaner

1. Der Endkunde gelangt über die Homepage des Leistungserbringers (Akustiker, Optiker oder Therapeut) auf den Online Terminplaner.
2. Wurden mehrere Terminvorlagen zur Auswahl frei gegeben, wählt der Endkunde die Art des zu buchenden Termins aus (z. B. Servicetermin, Beratung, Batteriewechsel etc.).
   
3. Jetzt sucht sich der Endkunde einen freien passenden buchbaren Termin aus. Dabei werden buchbare Termine im Online-Terminplaner als Uhrzeit dargestellt, nicht buchbare Termine werden mit einem "x" dargestellt).
   

4. Der Endkunde klickt auf die gewünschte Uhrzeit und gibt seine persönlichen Daten in den Buchungsdialog ein. Hierbei muss dieser mindestens einen Vorname, Nachnamen, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer angeben.
   

   Hinweis

   Für jeden weiteren oder neuen Termin muss der Endkunde immer wieder seine persönlichen Daten in den Buchungsdialog eingeben.

Wurde der buchbare Termin erfolgreich angelegt, erhält der Endkunde eine Bestätigungsemail an die vom Endkunden im Buchungsdialog hinterlegte E-Mail-Adresse. Zusätzlich enthält die E-Mail den Termin im 'iCal'-Format, so dass der Kunde diesen Termin in seinen privaten Terminkalender eintragen kann. Hierfür wird die Dokumentvorlage 'Terminanhang' an der Kontaktvorlage 'Bestätigung Terminanfrage' eingefügt und mit der Bestätigungsmail mitgeschickt.

Die Terminanfrage/ -buchung erscheint direkt in Ihrem AMPAREX unter 'Mein AMPAREX' in den Erinnerungen. Die Ansicht wird alle 2 Minuten aktualisiert, sodass Sie gleich den Hinweis erhalten, wenn ein Endkunde einen Online Termin gebucht hat.

Im AMPAREX Terminplaner erscheinen nun folgende Einträge:

1. Die vom Endkunden gebuchte Terminanfrage/ -buchung wird als Termin in den AMPAREX Terminplaner geschrieben (1).

2. Wird die Terminanfrage vom Endkunden über den Stornierungslink in der Bestätigungs-E-Mail storniert, bekommt der Termin in AMPAREX den Status 'Storniert' (2). So kann von ihnen jeder Zeit nachvollzogen werden, wie oft ein Termin gebucht bzw. vom Endkunden storniert wurde.
   

3. Die Anmeldedaten des Endkunden werden als Kommentar (1) in den AMPAREX Termin geschrieben (siehe unten). Um Neukunden-Spam zu vermeiden, wird der Endkunde aus diesem Termin nicht neu angelegt.

4. Taucht ein neuer Termin auf, öffnen Sie diesen und wählen (2) den Kunden aus (sofern dieser schon ein Kunde von Ihnen ist) bzw. legen einen neuen Kunden an (3). Dabei werden die Daten aus dem Kommentar in die Kundenneuanlage übernommen. Ändern Sie noch den Status (4) - (z. B. auf 'Bestätigt'). Somit fällt der Termin, aus der Liste der neuen Termine in den Erinnerungen unter 'Mein AMPAREX', raus.
   
   
   

5. Wurde der Termin mit einem Kunden 'verknüpft' bzw. der Kunde angelegt, kann dem Kunde über die Benachrichtigungsfunktion (rechte Maustaste auf den Termin) sein Termin endgültig bestätigt werden - als weitere E-Mail oder optional per SMS wenn dem bei dem Kunden eine SMS fähigen Nummer zugewisen wurde → Kunde über einen Termin benachrichtigen.