Schritt für Schritt
Der AMPAREX Terminplaner lässt sich mit einem Google-Kalender synchronisieren. Dabei lassen sich Ressourcen mit einem Google-Kalender verknüpfen. Alle zukünftigen Termine werden dann mit dem verknüpften Google-Kalender synchronisiert. Der Google-Kalender selber kann z. B. mit dem Kalender Ihres Smartphones oder einem externen Kalenderprogramm (z. B. Outlook) synchronisiert werden. Auf diese Weise können Sie Ihre AMPAREX-Termine auch auf Ihrem Handy (Smartphone) einsehen.
Info
Der AMPAREX-Terminplaner wird automatisch jede 15 Minuten mit Ihrem Google-Kalender in beide Richtungen synchronisiert.
Datenübertragung
Bei der Übertragung an Google werden Daten wie folgt übermittelt:
- die Adresse des Kunden wird nur dann übermittelt, wenn der Termin ein HAUSBESUCH ist
Registrierung bei Google
Die Google Registrierung (falls kein Google Account vorhanden ist).
- Erstellen Sie ein Google Konto (falls noch nicht vorhanden) über www.google.de >> Anmelden >> Legen Sie jetzt ein Konto an.
- Füllen Sie die geforderten Felder (persönliche Daten) aus und Akzeptieren Sie zum Schluss die Einrichtung des Kontos.
Hinweis
Beachten Sie, dass wenn Sie "Googgle Apps for Work" (Google Business) einsetzen, müssen Sie, bevor Sie den AMPAREX Kalender einrichten, für diesen Account freigaben festlegen >> Google freigaben.
Kalender anlegen
Nach der Registrierung muss ein neuer Kalender angelegt werden. Gehen Sie dabei wie nachfolgend beschrieben vor.
Achtung
Erstellen Sie in Ihrem Google Account einen neuen Kalender (z. B. AMPAREX) - dieser darf KEINE Termine enthalten - AMPAREX würde bestehende Termine bei der ersten Synchronisation die Termine löschen. In Ihrem Smartphone selber können Sie nach der Einrichtung nur diesen oder auch weitere Kalender gleichzeitig anzeigen lassen.
- Google Login
Nach der Registrierung melden Sie sich in Google an (www.google.de >> Anmelden). Falls noch nicht geschehen, geben Sie im nächsten Schritt Ihre Google Anmeldedaten (E-Mailadresse und Ihr Passwort) ein und melden Sie sich an - Google Kalender anlegen
Wechseln Sie auf der angemeldeten Google Seite oben rechts über die Apps in die Kalenderverwaltung von Google. Hier legen Sie in der Kalenderansicht über: Meine Kalender >> Neuen Kalender erstellen einen neuen Kalender an (z. B. AMPAREX). - Google Kalender einrichten & freigeben
Nehmen Sie im nachfolgendem Fenster folgende Eingaben vor:Kalendername: Geben Sie hier den Kalendername ein (z. B. AMPAREX). Kann aber auch ein anderen Name, z. B. vom Mitarbeiter sein.
Person: Um den Google Kalender mit AMPAREX synchronisieren zu können, muss dieser nun Authorisiert werden. Geben Sie dazu im Feld: Person folgende E-Mailadresse ein: googleservice@amparex.com
Berechtigungseinstellungen: In den nachfolgendem Feld: Berechtigungseinstellungen wählen Sie den Eintrag: Termine ändern aus.
Bestätigung: Bestätigen Sie die beiden Eingaben mit dem Feld: Person hinzufügen.
Kalender einrichten: Abschließend legen Sie den Kalender an. Dieser taucht nach einer kurzen Zeit in der Liste: Meine Kalender der Kalender auf.
Synchronisierung (Google Kalender-ID)
AMPAREX mit dem Googlekalender bzw. Smartphone synchronisieren.
- Geben Sie, falls noch nicht geschehen, Ihren Google AMPAREX Kalender für AMPAREX frei.
Falls Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich in Ihrem Google Account an und wechseln Sie in die Kalenderansicht.
Rufen Sie in der Kalenderansicht die Kalender-Einstellungen Ihres AMPAREX Kalender auf.
- In der nachfolgenden Ansicht im Bereich: Kalenderadresse kopieren Sie die Kalender-ID (markieren Sie die ID und kopieren diese per [Strg]+[c]). Die ID erkennen Sie an einer langen Zahlenfolge gefolgt von @group.calendar.google.com. Abschließen können Sie den Google Kalender bzw. Ihren Google Account beenden.
Synchronisierung (Kalender-ID in AMPAREX eintragen)
Für die eigentliche Synchronisation wird die kopierte Kalender-ID wie folgt in AMPAREX eingetragen:
- Wechseln Sie zu: Mein AMPAREX >> Einstellungen >> Reiter: Terminplaner.
- Alternativ können mehrere oder die einzelne ID vom Administrator unter: Terminplaner >> Administration >> Ressourcen eingetragen werden (entsprechende AMPAREX Berechtigung vorausgesetzt).
- Fügen Sie im Bereich: Google Kalender >> Feld: ID über die Lupe Ihre zuvor kopierte Kalender-ID von Google ein - per [Strg]+[v]. Bestätigen Sie die Eingabe nun, fängt AMPAREX sofort an bestehende Termin mit dem Google Kalender zu synchronisieren.
- Ihre Ressource ist nun mit dem Google Kalender verknüpft.
Info
Die erste Synchronisation kann, je nach Anzahl der Termine, ein paar Minuten dauern. Danach stehen die Termine im Google- bzw. in Ihrem Google-Smartphone-Kalender zur Verfügung.
Google Kalender auf Ihrem Smartphone
Richten Sie als letzten Schritt Ihr Smartphone für die Benutzung, ggf. neu, mit Google ein. Eine Übersicht zur Einrichtung finden Sie hier (http://www.google.de/mobile/).
Hinweis
Verwenden Sie zur Synchronisation des Terminplaners stets einen eigenen Google-Kalender. Verwenden Sie diesen Kalender ausschließlich für Ihre AMPAREX Termine, da sonst ggf. private Termin im AMPAREX Kalender auftauchen.
Termine
Ist der Google Kalender eingerichtet und mit AMPAREX synchronisiert können Sie wie gewohnt in AMPAREX/Google Ihre Termine anlegen.
AMPAREX Termine: Die Termine erscheinen sofort in Ihrem Google Kalender.
Google Kalender Termine: Erstellen Sie hingegen in Ihrem Google Kalender bzw. über Ihr Smartphone einen Termin, werden diese Termine viertelstündlich mit AMPAREX Kalender synchronisiert.
Serien Termine:AMPAREX kann keine Serientermine von Google nach AMPAREX übertragen. D. h. es wird der erste Termin der Serie aber nicht die Folgetermine in AMPAREX angezeigt. In AMPAREX selber können Sie allerdings Serientermine erstellen welche dann nach Google übertragen werden.
Mehrere Kalender anlegen
In Google können mehrere Kalender für eine oder mehrere Personen erstellt werden.
- Mehrere Kalender (eine Person)
In Ihrem Google-Konto lassen sich beliebig viele Kalender anlegen). So können Sie z. B. mit einem Konto jeweils einen Kalender für private Termine und einen für Ihre AMPAREX Termine erstellen. Die privaten Termine aus dem privatem Kalender werden dabei nicht an AMPAREX übertragen und sind nur im Google Kalender bzw. auf Ihrem Smartphone sichtbar.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass Sie in Ihrem Kalender, die Termine mehrerer Ressourcen aus AMPAREX anzeigen lassen können. - Mehrere Kalender (mehrere Personen)
Sie können auch ein gemeinsames Google Konto für die gesamte Firma erstellen und darin für jeden Mitarbeiter (Ressource) einen jeweils eigenen Kalender (Kalendername = Mitarbeitername/Ressourcenname von AMPAREX). Rufen Sie dann den Hauptkalender ab, werden alle Kalender übereinander dargestellt, so dass Sie alle Termine aller Kalender einsehen können.
Kalender frei geben
Bestehende Google Kalender können für andere Personen freigegeben werden, so dass diese bestehende Termine bzw. Ansichten einsehen können. Hierbei kann für eine Person freigaben (was darf die Personen in diesem Kalender) erteilt werden. Eine Ausführliche Anleitung erhalten Sie in der Google Kalender Hilfe.