Der Begriff Dokumentenverwaltungssystem (auch Dokumentmanagementsystem) DMS bezeichnet allgemein die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. AMPAREX ist selbst auch ein DMS, allerdings mit limitiertem Funktionsumfang: In AMPAREX werden nicht alle Dokumente archiviert, man kann Dokumente nicht verschlagworten, es gibt keine Volltext Suche.
Vollwertige DMS bieten benutzergesteuerte Rechte für Ansicht und Bearbeitung, Scanfunktionen zur Stapelverarbeitung, automatische Verschlagwortung. Sie können damit auch ausserhalb von AMPAREX anfallende Dokumente wie Arbeitsverträge, Mietverträge, Einkaufsvereinbarungen usw. revisionssicher verwalten. Ist der Einsatz eines DMS in Ihrem Unternehmen gewünscht, so sollen auch die von AMPAREX erzeugten Dokumente darin zu finden sein.
Die DMS Schnittstelle in AMPAREX übernimmt den Austausch von Dokumenten zwischen beiden Systemen. Aktuell wird von AMPAREX nur das DMS DocuVita unterstützt.
Die Auswahl erfolgt in der Filialverwaltung (1) in den Schnittstellen (2) per "Neu (3) >> Auswahl (4)" und dann die entsprechende Schnittstelle (5) auswählen.
Arbeitsabläufe
Problemlösung
DocuVita
Einrichtung
Egal ob Sie schon mit DocuVita arbeiten (einen bestehenden Zugang haben) oder erst damit beginnen möchten, melden Sie sich bei DocuVita mit dem Hinweis, dass Sie ein AMPAREX Anwender sind. DocuVita wird speziell für Sie für die Anwendung mit AMPAREX konfiguriert. Setzen Sie sich daher direkt für die Anmeldung mit DocuVita in Verbindung (https://docuvita-online.de/).
Ist die Schnittstelle eingerichtet, werden ab diesem Zeitpunkt Ihre Dokumente über AMPAREX in DocuVita revisionssicher archiviert. Diese stehen Ihnen dann am darauf folgendem Tag in DocuVita zur Verfügung.
Konfiguration:
- Filiale
Einschränkung auf eine bestimmte Filiale - Rechner
Einschränkung auf einen bestimmten Computer/Arbeitsplatz - Serverseitig
Wird die Schnittstelle eingerichtet, muss die Option "Serverseitig" ausgewählt werden.
Details:
- Verbindungsdetails (Benutzername, Server etc.)
Diese Daten werden Ihnen bei der Anmeldung über DocuVita mitgeteilt.