Diese Maske dient der Verwaltung sämtlicher Kundendokumente. In diesem Dokumentenarchiv sind alle Schriftstücke ersichtlich, die für den Kunden jemals gedruckt oder von einer externen Quelle importiert wurden. Dies können selbst erstellte Dokumente sein, oder auch Angebote / Rechnungen aus einem Abrechnungsvorgang. Ebenfalls können dies Dokumente sein, die von einem Datenträger, einem Scanner oder einer Kamera stammen.
Hinweis
Um bestimmte, in AMPAREX gedruckte, Dokumente zu archivieren bzw. nicht zu archivieren, aktivieren Sie an der zu Grunde liegenden Dokumentvorlage in den Stammdaten die Option Dokument archivieren. Dort entscheiden Sie auch, ob ein Dokument im Archiv nachträglich verändert werden darf oder nicht (Archiv Druckvorschau).
Tipp
Um das nachträgliche Ändern eines Dokumentes zu verhindern, deaktivieren Sie an der zu Grunde liegenden Dokumentvorlage die Option in den Stammdaten Im Archiv änderbar.
Arbeitsabläufe
Funktionsleiste
Über das Mehrmenü stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung, wenn eine SMS (siehe auch → SMS | Schnittstellen) und SMTP Schnittstelle (siehe auch → SMTP Postausgangsserver | Schnittstelle) 'clientseitig' eingerichtet ist: Der gewählte Kunde kann über eine zuvor angelegte Kontaktvorlage kontaktiert werden (siehe auch → Kontaktvorlagen | Stammdaten). Hierbei wird die bevorzugte Benachrichtigungsoption (siehe unten) berücksichtigt. Voraussetzung In AMPAREX wurde eine SMTP-Schnittstelle (clientseitig) eingerichtet (siehe auch → SMTP Postausgangsserver | Schnittstelle). Dem gewählten Kunden kann eine SMS per Vorlage oder freiem Text gesendet werden. Voraussetzung In AMPAREX wurde eine SMS-Schnittstelle eingerichtet (siehe auch → SMS | Schnittstellen). Legen Sie fest, wie der gewählte Kunde von Ihnen kontaktiert werden möchte (wenn z. B. eine Reparatur fertig ist). Dabei kann am Kunden eine Benachrichtigungsoption hinterlegt werden (per Brief, per SMS, per Anruf oder per E-Mail). Öffnet die letzte digitale Befragung (Anamnese). Voraussetzungen
Schaltfläche Name Beschreibung 
Speichern Wurden Daten in der Maske ergänzt, verändert oder gelöscht, werden damit die Änderungen in die Datenbank gespeichert. 
Drucken Schlägt standardmäßig Dokumentvorlagen vom Typ 'Kundendokument' vor. Die Dokumentvorlagen können jederzeit angepasst werden (siehe auch → Dokumentvorlagen (Stammdaten)). Es können auch eigene Dokumentvorlagen verwendet werden. 
Kasse Der Kunde wird direkt mit in die Kasse 'übernommen', sodass für diesen direkt ein Barverkauf getätigt werden kann. Die Auswahl des Kunden entfällt dabei. 
Terminplaner AMPAREX wechselt in die erste Ansicht des Terminplaners. Wird ein Termin erstellt, ist der Kunde vorausgewählt. Die Auswahl des Kunden entfällt dabei. 
Noah Ist auf diesem Arbeitsplatz NOAH eingerichtet (Akustik), werden die Noah-Daten des Kunden geöffnet und es kann z. B. eine Messung durchgeführt werden. 
Neuladen Wurden auf einem anderen Arbeitsplatz Daten geändert oder erfasst, können diese Daten nachgeladen werden, ohne die Maske neu aufzurufen. 
Mehr Benachrichtigung
Befehl Beschreibung Kunde benachrichtigen Beschreibung Empfänger Wurden mehrere Adressen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen zu dem gewählten Kunden erfasst, kann eine dieser E-Mail-Adressen als Empfänger ausgewählt werden. Vorlage Auswahl einer Kontaktvorlage (siehe auch → Kontaktvorlagen | Stammdaten). Betreff Wird die Nachricht als E-Mail verschickt, kann wie bei einer E-Mail ein kurzer Betreff angegeben werden. Unterstützt der E-Mail-Client des Empfängers diese Funktion, wird der Empfänger aufgefordert, den Empfang bzw. das Lesen der E-Mail zu bestätigen. Die Lesebestätigung wird an die an der SMTP Schnittstelle hinterlegte 'Antwort an' E-Mail-Adresse zurückgesendet (siehe auch → SMTP Postausgangsserver | Schnittstelle). Nachricht Die eigentliche Nachricht an den Empfänger. Wurde in der Kontaktvorlage ein Text ggf. mit Platzhaltern hinterlegt, wird dieser angezeigt bzw. kann ergänzt werden. Absender Die Absender E-Mail-Adresse aus der SMTP Schnittstelle (siehe auch → SMTP Postausgangsserver | Schnittstelle). 
Text-Nachricht senden Benachrichtigungsoption 
Wurde eine Benachrichtigungsoption gesetzt, kann diese nur auf eine andere Option gewechselt oder mit dieser Schaltfläche ganz aufgehoben werden. Letzte Anamnese öffnen Webseite Aufruf einer hinterlegten Webseite (siehe auch → Admin | Browser).
Maskenbeschreibung
Auswahl
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument-Typ | Live Eingrenzung bzw. Suche nach einem bestimmten Dokumenttyp. Wird kein Dokument-Typ gefunden, kann die Auswahl, wenn diese noch selektiert ist, per [Pos1]-Taste zurückgesetzt werden. |
Dokumente
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Startet einen erneuten Druck, des markierten Dokumentes, auf den Standarddrucker. Soll das Dokument auf einen anderen Drucker ausgegeben werden, öffnen Sie das Dokument in der Vorschau und wählen dort über das Druckmenü einen anderen Drucker aus. |
| Das markierte Dokument wird zur Ansicht beziehungsweise zur erneuten Bearbeitung geöffnet. Bei externen Dokumenten (z. B. eine Grafik) wird ein Programm zur Betrachtung des Dokuments geöffnet sofern ein solches auf Ihrem PC installiert ist. Ausnahme Die Vorschau eines PDF Dokumentes als auch der Druck des Dokumentes werden direkt in AMPAREX eingebettet ausgeführt. Aus der Vorschau heraus ist es möglich, das geöffnete Dokument als PDF als E-Mail zu versenden (Voraussetzung → E-Mail | Schnittstellen. Ferner ist es möglich weitere Dateien aus dem Dateiverzeichnis oder aus dem Archiv an die E-Mail zu hängen (siehe auch → Druckvorschau | Bedienung.
|
| Das markierte Dokument wird aus dem Archiv gelöscht. |
| Öffnet einen Dialog um eine Datei von einem Datenträger als Dokument zu importieren. Zusätzlich kann eine Dateibeschreibung für das zu importierende Dokument vergeben werden. Das neu importierte Dokument wird am Ende der Archivliste eingefügt. Eine Einschränkung des zu importierenden Formates gibt es nicht. Standardmäßig wird beim scannen oder importieren der Dokument-Typ 'Externes Dokument' angeboten. Wird diese Eigenschaft über die Stammdaten 'versteckt', muss beim scannen ein Dokument-Typ ausgewählt werden. Taucht ein Dokument-Typ nicht in der Liste auf, kann über die 'Suchlupe' ein anderer Dokument-Typ gewählt werden. Hinweis Beachten Sie, dass die Größe der zu importierenden Datei auf max. 16 MB begrenzt ist. Beim scannen wird die Datei automatisch von AMPAREX auf 1 MB reduziert. Tipp Die Klappliste kann erweitert werden. Dazu wählen Sie in den Eigenschaften der Stammdaten den Eintrag 'Dokument-Typ'. Hier werden Ihnen alle vorhanden Dokument-Typen angezeigt. Suchen und selektieren Sie den Eintrag der in der Klappliste auftauchen soll aus. Aktivieren Sie darunter die Option 'Verwendet für Scannen und Import'. Ab sofort taucht dieser bzw. weitere gewählte Dokumenttypen in der Klappliste auf. Hinweis Wird die Datei mit der Option 'Schreibschutz setzen' importiert, kann nur ein Benutzer mit der Berechtigung 'Administrator' das importierte Dokument nachträglich löschen. |
| Öffnet einen Dialog um das markierte Dokument, als Datei, auf einen Datenträger zu speichern. Der Dateiname kann dabei beliebig vergeben werden. |
| Ermöglicht das Scannen eines Dokuments (z. B. Dokumente zur elektronischen Übermittlung bei Berufsgenossenschaften) von einer Kamera oder einem Scanner. Bei der Auswahl der Quelle muss das entsprechende twainkompatible Medium (Scanner / Kamera) ausgewählt werden. Es kann immer nur eine Twainsitzung geöffnet werden. Bevor ein zweites Dokument mit Twain eingelesen werden kann, muss die erste Twainsitzung geschlossen werden. Ausnahme: Der Scanner kann mehrere Dokumente hintereinander scannen.. Ein Dokumentname ist nicht zwingend notwendig. Wird kein Name eingetragen, wird der Name mit der Auswahl des 'Dokument-Typ' belegt. |
| Im Kundenarchiv können Dokumente vom Typ 'pdf, odt, ods' in die SiNNO-App übertragen, aktualisiert oder gelöscht werden, wenn sie bereits übertragen wurden. Voraussetzung Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn die SiNNO-App-Schnittstelle aktiv ist (siehe auch → SiNNO | Schnittstelle). |
Metadaten bearbeiten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument-Typ | Änderung des bestehenden Dokument-Typs. Fehlende Dokument-Typen können per rechter Maustaste ergänzt oder bearbeitet werden. |
| Über die Option 'Aufbewahren solange die Person aktiv ist', beim importieren, scannen oder nachträglich gesetzt, bleibt das Dokument immer 12 Jahre länger erhalten so lang die Person als 'aktiv' in der Kundemaske geführt wird. |
| Bisher wurden PDF-Dokumente zur Anzeige und zum Ausdruck an ein externes Anzeigeprogramm wie z. B. Acrobat Reader automatisch übergeben. Durch diese Option am Dokument im Archiv 'Mit externem Programm öffnen' kann dem vorhandenes Dokument gesagt werden, dass dieses nicht mit der internen Vorschau sondern mit dem Programm geöffnet werden soll, mit welchem es verknüpft wurde (z. B. PDF mit Acrobat, ODT mit LibreOffice etc.). Zusätzlich kann diese Option schon an der Dokumentvorlage vorgeben geben. Hinweis Sollte der AMPAREX interne 'PDF-Viewer' keine enthaltenen Bilder in dem PDF-Dokument anzeigen, muss in solchen Fällen, ein externen PDF-Viewer für die Ansicht verwendet werden. |
| Name | Name des Dokuments im Archiv mit zusätzlichem Dateikürzel (z. B. *.pdf). Der Name ist nachträglich oder beim Import anpassbar. |
| Vorhalten bis | Möglichkeit das vorhalte Datum anzupassen. Standardmäßig wird ein Dokument in AMPAREX 12 Jahre gespeichert. Danach wird dieses automatisch gelöscht. |
| Beschreibung | Bearbeitung der Beschreibung wenn diese ggf. fehlerhaft eingegeben wurde. |