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Schritt für Schritt
Die Folgereparaturpauschalen nach dem 'vdek-Vertrag' vom 01.01.2023 können im Block abgerechnet werden. Dazu können die entsprechenden vdek-Kunden selektiert und für eine Sammelabrechnung vorbereitet werden. Dabei legt AMPAREX für Sie automatisch einen Reparaturvorgang, ein Angebot mit den entsprechenden Beträgen und die Folgereparaturpauschalen an.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die jährliche Folge-Service- und Reparaturpauschale nur während des laufenden Versorgungsjahrs (12 Monate) abgerechnet werden kann. Die Folge-Service- und Reparaturpauschale für das 7. Versorgungsjahr kann danach nur im 7. Versorgungsjahr abgerechnet werden, die Folge-Service- und Reparaturpauschale für das 8. Versorgungsjahr nur während des 8. Versorgungsjahres etc.
Voraussetzung
Unter → 'Filialverwaltung → Filialkette → Rechnung 2' muss die Einstellung → 'Preisänderung in Zu-/Abschlagsbuchungen berücksichtigen' entweder → 'Immer' oder → 'Nur laut Vertrag' sein. Ist dies nicht der Fall, so wird der Verkaufspreis nicht automatisch an die Kostenübernahme angepasst, was zu einer Kundenrechnung mit negativem Betrag führt.
Achtung
Den Artikeln → 'vdek Service- und Reparaturpauschale ...' darf kein zusätzlicher Verkaufspreis zugeordnet werden. Dies führt zu einer doppelten Belegung des Verkaufspreises, einmal aus dem VK und einmal als Zuschlag aus der Vertragspreisliste.
Schritt 1 - Selektion erstellen
Der erste Schritt besteht in der Auswahl der Kunden, für die die Folgereparaturpauschale beantragt werden soll.
| Beschreibung | |
|---|---|
| (01) Wechseln Sie in die → 'Auswertungen' und wählen Sie das Suchkriterium → 'Folgereparaturpauschalen anfordern' aus. (02) Die Vorbelegung → 'Vers. Datum von/Bis' wurde für einen zurückliegenden Zeitraum von 10 Jahren gewählt. Dieser Zeitraum kann ggf. angepasst werden. Achtung Erfolgt die erste Initialselektion für alle in Frage kommenden Kunden, so ist das Feld 'Monat' leer zu lassen. Erst beim Übergang in die laufende periodische Abrechnung wird der entsprechende Monat - z. B. für März, für April usw. - vor eingestellt und muss nicht mehr angepasst werden. Die gespeicherte Selektionsdaten für die initiale Auswahl darf nur einmal für die Pauschalenanforderung verwendet werden um zu verhindern, dass Folge-Reparaturpauschalen in der Zukunft angelegt werden. Hinweis Wiederholen Sie die Selektion mit der Auswahl im Feld → 'Monat' für 'Januar' und die Auswahl 'Februar' jeweils nach Abschluss der nachfolgenden Schritte, da Sie diese Anforderung für die auslaufende Pauschale des Vorjahres beantragen können. Tipp Der Antrag auf die Folgereparaturpauschale sollte immer frühestens am letzten Tag des Monats oder im Folgemonat für den Vormonat gestellt werden. Auf diese Weise vermeiden Sie die Abrechnung von Pauschalen für solche, die in der Zukunft liegen. Zur Erinnerung legen Sie in AMPAREX eine wiederkehrende 'Aufgabe' an. |
| Achtung Je nach Datenmenge empfiehlt es sich, die Selektion in mehrere Schritte aufzuteilen. D. h. die Kundenselektion kann z. B. auf jeweils eine der vdek-Krankenkassen (z. B. TK, BARMER, DAK-Gesundheit, KKH, hkk und HEK) bzw. auf einzelne Filialen eingeschränkt werden. |
Schritt 2 - Selektion speichern
Nach dem Ausführen der Selektionsabfrage sollten Sie das Ergebnis überprüfen, ggf. die Kundendaten anpassen (z.B. wenn ein oder mehrere Kunden verstorben sind) und ggf. die Abfrage erneut ausführen.
| Beschreibung | |
|---|---|
| (01) Nachdem Sie die Daten angepasst haben, muss das Selektionsergebnis gespeichert werden. (02) Klicken Sie dazu in der Funktionsleiste auf → 'Speichern'. (03) Geben Sie dem Selektionsergebnis einen aussagekräftigen Namen, damit Sie bei mehreren Ergebnissen diese unterscheiden können (z. B. Folgevergütungspauschale - vdek - Datum). |
Schritt 3 - Abrechnung vorbereiten
In diesem Schritt bereiten Sie die Abrechnung vor, indem Sie über das Selektionsergebnis → 'Kostenaufstellungen' für die Abrechnung generieren.
| Beschreibung | |
|---|---|
| (01) Wechseln Sie in die → 'Abrechnung Kostenträger' und dort in den Reiter → 'Folgereparaturpauschale anfordern' (siehe auch → Folgereparaturpauschale anfordern | Abrechnung KT). Hinweis Dieser Reiter ist initial nur für Benutzer der Berechtigungsgruppe 'Administrator' sichtbar! (02) Wählen Sie das zuvor abgespeicherte Selektionsergebnis aus. (03) Klicken Sie auf die Schaltfläche → 'Pauschale anfordern' und bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog mit der Schaltfläche → 'OK'. Tipp Wenn das Selektionsergebnis eine große Datenmenge enthält, kann die Datenverarbeitung in mehrere Blöcke aufgeteilt werden, z. B. 1-100, 101-200, 201-300 usw. |
| Je nach Datenmenge kann die Verarbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen, da hierbei die Pauschalen an die Hörsysteme des Kunden geschrieben und die Kostenaufstellungen erzeugt werden.
(04) Zur Bestätigung wird ein Ergebnisdialog angezeigt. Bestätigen Sie diesen mit der Schaltfläche → 'OK'. Für die Kunden wurde nun jeweils ein Vorgang vom Typ → 'Reparatur' und ein Angebot mit den entsprechenden Abrechnungsartikel und den passenden Beträgen angelegt.
Hinweis Wenn die Artikel der vdek Service- und Reparaturpauschale mit einer gesonderten Buchungsgruppe gebucht werden sollen, legen Sie die Buchungsgruppe im Menü Buchhaltung an (die Buchung erfolgt dann mit Typ: "Ertrag durch Artikel"). Die Buchungsgruppe hinterlegen Sie als Eigenschaft an den Artikeln. Diese werden dann gegenüber einer Pauschale in den Buchungsregeln bevorzugt. Achtung Bei der Massenerzeugung von vdek Folge-Reparaturpauschalen wird das Lieferdatum immer auf das Startdatum der angeforderten Folge-Reparaturpauschale gesetzt. |
Schritt 4 - Abrechnung starten
In den vorangegangenen Schritten haben Sie Ihre Kunden ausgewählt, die Pauschalen an den Hörgeräten hinterlegt und die Kostenaufstellungen erstellt. Diese müssen nun für die Abrechnung freigegeben werden, damit Sie eine oder mehrere Sammelrechnungen erstellen können.
| Beschreibung | ||||||||||||||||
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| Unterstützend zur Abrechnung der vdek-Folge-Reparaturpauschalen, welche die Vertragsinterpretation der vdek vom März 2024 berücksichtigt.
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| (01) Wechseln Sie in den Reiter → 'Übersicht' und selektieren Sie alle Kostenaufstellungen mit dem Status → 'Neu angelegt' bzw. die vdek Aufstellungen für die Sie die Folgereparaturpauschalen anfordern möchten. (02) Bestätigen Sie die Selektion mit der Schaltfläche → 'Fertig zur Abrechnung' und den Bestätigungsdialog mit der Schaltfläche → 'OK'. | |||||||||||||||
| (03) Wechseln Sie anschließend in die → 'Sammelrechnungen'. (04) Klicken Sie auf → 'Erstellen' und wählen Sie die 'vdek Kostenträger' aus. (05) Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche → 'Anlegen' (06) Gehen Sie wie gewohnt weiter vor um die Sammelrechnung durchzuführen. | |||||||||||||||
| Unterstützend zur Abrechnung der vdek-Folge-Reparaturpauschalen, welche die Vertragsinterpretation der vdek vom März 2024 berücksichtigt. Der Standardtext im Bild bei der Sammelabrechnung ist automatisch gesetzt. Wenn vom Standard abweichende Texte gewünscht sind oder der Standardtext ausgeblendet werden soll, lassen sich diese mit einer Mastereinstellung konfigurieren.
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Schritt 5 - Korrekturen
Die Kostenträger prüfen nun die Sammelrechnungen und informieren Sie gegebenenfalls über Ablehnungen. Diese können z. B. sein, dass der Kunde verstorben ist, nicht mehr bei diesem Kostenträger versichert ist oder zu einem anderen Hörgeräteakustiker gewechselt ist und dort ein neues Hörsystem erhalten hat.
Wichtig
Korrigieren Sie daher die Sammelrechnung, indem Sie den entsprechenden Eintrag löschen und Ihren Kunden z. B. in den Status → 'verstorben' oder → 'zur Konkurrenz' ändern. Ferner müssen Sie die eingetragene Pauschale am Hörsystem per Hand entfernen.
| Beschreibung | |
|---|---|
| Wird eine Abrechnung aufgrund fehlender oder falscher Datumsangaben abgelehnt können die Werte über das → 'Mehr-Menu' der Detailseite einer Kostenaufstellung nachgetragen/geändert werden. Anschließend kann die Sammelrechnung erneut abgerechnet werden. |
Bei den vdek-Versicherten wird beim Akustiker-Wechsel die Folge-Reparaturpauschale berücksichtigt.