Begriffe und Voraussetzungen
Serviceverträge beschreiben Verträge mit Kunden, welche eine zyklische Abrechnung erfordern. Beim Neuanlegen . Dabei regelt der Servicevertrag die Erbringung spezieller, meist produktbezogener Leistungen, wie beispielsweise Wartungen oder Reparaturen zwischen Kunde und dem Anbieter.
Begriffe, Voraussetzungen & Ablauf
| Beschreibung | |
|---|---|
| ZuordnungBei der Neuanlage eines Servicevertrags wird dieser |
der aktuellen angemeldeten Filiale zugeordnet, wenn |
dies Filiale eine 'behandelnde' Filiale ist. Wenn nicht, wird der Servicevertrag der Stammfiliale des Kunden (siehe auch → Administration | Kunde) zugeordnet |
. SEPA Gläubiger IDZusätzlich muss für den eigentlich Einzug der fälligen Beträge beim Kunden eine SEPA Gläubiger ID für die Filiale hinterlegt werden (siehe auch → Filialverwaltung). Um am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss zuvor eine Gläubiger-Identifikationsnummer (falls noch nicht geschehen) beantragt werden. Dies erfolgt über die Deutsche Bundesbank (https://extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do). | |
| Bankverbindung der FilialeBei der abzurechnenden Filiale muss eine Bankverbindung hinterlegt werden mit der Option 'Für Lastschrifteinzug verwenden', wenn diese per Bankeinzug die Beträge beim Kunden im Lastschriftverfahren einziehen möchte → Bankverbindung (Filialverwaltung). |
Für den eigentlich Einzug der fälligen Beträge beim Kunden, muss in der Filialverwaltung eine SEPA Gläubiger ID hinterlegt bzw. eingetragen werden → Filialverwaltung.
| Zeitnahe AbrechnungSollen die Serviceverträge 'zeitnah' abgerechnet werden, setzt man am besten das feste Zahlungsziel in der Filiale beim Lastschrifteinzug auf '0 Tage', da sonst die fälligen Rechnungsbeträge nicht direkt bzw. erst später in der Abrechnung auftauchen (siehe auch → Einstellungen | Filialverwaltung). |
| AbrechnungLegen Sie über die Option 'Nur bis Intervallgrenze abrechnen' fest, ob Sie immer zum Monatsende abrechnen möchten oder vom Tag der Erstellung bis zum gleichen Tag des Folgemonats. Diese Einstellung ist eine Filialkettenoption (siehe auch → Rechnungswesen | Filialverwaltung). |
Serviceverträge werden mit einer eigenen Rechnung abrechnet. D. h. es wird nicht über ein Angebot mit Abschluss beim Kunden eine Rechnung erzeugt, sondern eine Rechnung wird automatisch beim Abrechnen eines Servicevertrages zum Kunden angelegt
Alle weiteren Einstellungen sind optional bzw. individuell. | ||||||
| Bankverbindung des KundenSollen die Beträge vom Konto des Kunden per Lastschrift eingezogen werden, muss eine Bankverbindung des Kunden eingetragen werden. Zusätzlich muss Ihr Kunde, wenn er am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen möchte, Ihnen dazu ein wiederkehrendes oder einmaliges Mandat mit der Auswahl 'Basis Lastschrift' erteilen (siehe auch → Bankverbindungen | Kunde).
Mögliche passen Dokumente gibt es hier (siehe auch → Servicevertrag per SEPA Lastschrifteinzug | Arbeitsablauf). | |||||
| AbrechnungsartikelIn einer Servicevertragsvorlage kann ein oder mehrere Abrechnungsartikel hinterlegt werden. In der Regel hat jeder Artikel einen eigenen Preis. Diese Artikel bilden die Abrechnungsgrundlage eines Servicevertrages und müssen zuvor im Artikelkatalog vom Typ 'Servicevertrag' angelegt werden. ServicevertragsvorlageLegt man beim Kunden einen Servicevertrag an, muss man bei jedem Kunden die Grunddaten immer wieder neu erfassen. Um sich diese 'Arbeit' zu ersparen, kann eine oder mehrere Servicevertragsvorlagen erstellt werden. Diese wird dann einfach beim Kunden ausgewählt und das |
Erfassen der Grunddaten entfällt (siehe auch → Servicevertragsvorlagen | Stammdaten). |
Sollen die Beträge vom Konto des Kunden per Lastschrift eingezogen werden, muss zum einen die Bankverbindung des Kunden eingetragen sowie ein SEPA Mandat erteilt werden → Bankverbindungen | Kunde.
| ServicevertragServiceverträge werden mit einer eigenen Rechnung abrechnet. D. h. es wird nicht üblicherweise über ein Angebot mit Abschluss beim Kunden eine Rechnung erzeugt, sondern eine Rechnung wird automatisch beim Abrechnen eines Servicevertrages zum Kunden angelegt. |
Um später eine Rechnung für den Kunden zu erstellen, bzw. die Serviceverträge abzurechnen, muss bei jedem Kunden mindestens ein Servicevertrag per 'Hand' oder über die zuvor erstellte Servicevertragsvorlage angelegt werden (siehe auch → Servicevertrag | Kunde). | |
| RechnungsstellungDie eigentliche Abrechnung der Serviceverträge erfolgt im Rechnungswesen von AMPAREX. Hier wählt man per Filter die abzurechnenden Serviceverträge aus und erstellt damit zum einen die Rechnung beim Kunden und zum anderen eine für den Lastschrifteinzug nötige 'Datei' → Serviceverträge (Rechnungswesen). Abbuchung/BankeinzugDiese |
Datei wird an die Bank oder an |
Ihre Banksoftware (z. B. StarMoney) übergeben |
. Die nötigen Daten zum Einzug der Beträge sind in der Datei enthalten. |