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Schritt für Schritt

Nachfolgend wird die Abrechnungsmöglichkeit für ABOs am Kunden (z. B. Kundenkarten, Lyric-, Kontaktlinsen- oder auch Training-Abos) beschrieben, welche per Servicevertrag und SEPA Lastschrifteinzug erstellt und abgerechnet werden sollen.

SchritteBeschreibung

(1) Voraussetzung des Unternehmers (einmalig)

Um am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss zuvor eine Gläubiger-Identifikationsnummer (falls noch nicht geschehen) beantragt werden. Dies erfolgt über die Deutsche Bundesbank (https://extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do).

In der Filialverwaltung (1) der Filialen (2) müssen Sie nach erfolgreicher Erteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer diese im Feld 'SEPA Gläubiger Id' eingetragen werden (Filialverwaltung) (3).

Kontrollieren Sie zudem Ihre Bankverbindungseinstellungen (Bankverbindung (Filialverwaltung)) (4). Hier muss eine Bankverbindung und die entsprechenden BIC und IBAN Daten eingetragen werden.

Ferner legen Sie im Reiter "Filialeigenschaften" (Einstellungen | Filialverwaltung) (5) ein beliebiges Zahlungsziel bei Lastschrifteinzug fest (in der Regel 0 bis 10 Tage).

(2) Dokumente (einmalig)

Das Ihr Kunde am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen kann, muss Ihnen dieser dazu ein wiederkehrendes oder einmaliges Mandat erteilen. Die entsprechenden Dokumente importieren Sie in die Stammdaten (1) in die Dokumentvorlagen (2). Dort legen Sie eine neue Dokumentvorlage an (3) mit dem Dokument-Typ "Kundendokument" (4). Verfahren Sie so auch für das zweite Dokument.

  Datei Geändert
Datei SEPA_Lastschriftmandat_wiederkehrend.odt SEPA Lastschriftmandat wiederkehrend Freitag 04:53 by Torsten Müller
Datei SEPA_Lastschriftsmandat_Einmallastschrift.odt SEPA Lastschriftsmandat Einmallastschrift Freitag 04:53 by Torsten Müller

(3) Bankdaten

Bevor Sie einen Servicevertrag für ihren Kunden einrichten können, muss der Kunde zum einen Ihnen eine Freigabe zur SEPA Lastschrift erteilen und zum anderen die entsprechenden Bankdaten am Kunden hinterlegt werden. Fügen Sie beim Kunden (1) im Reiter 'Bankverbindung' (2) per 'Neu' (3) die entsprechenden Bankdaten komplett (4) ein. Achten Sie darauf, dass Sie ein SEPA Mandat dabei erstellen und den Haken bei 'Einzugsermächtigung erteilt' (5) setzen. Wählen Sie den SEPA Typ "Basis-Lastschrift" (6) aus.

(4) Lastschriftmandat

Beim Kunden (1) in der Kundenmaske (2) drucken (3) Sie das zuvor importierte (siehe oben) Dokument 'SEPA-Lastschriftmandat (wiederkehrend oder einmalig)' aus (4) und lassen Sie dieses von Ihrem Kunden unterschreiben. Danach können Sie das unterschriebene Dokument über das Archiv des Kunden einscannen. Alternativ lassen Sie das Dokument digital per Unterschriftenpad unterschreiben. Die Daten des Kunden werden dabei automatisch in diesen Dokumenten befüllt.

(5) Adresse des Kunden

Zum späteren Servicevertrag wird beim Kunden (1) im Reiter 'Adressen' (2) eine Wohnanschrift, Liefer- und/oder Rechnungsadresse (3) benötigt bzw. kontrollieren diese auf Ihre Vollständigkeit.

(6) Kundenkarte (optional)

Erhält Ihr Kunde eine Kundenkarte mit verschiedenen Kundenbindungsprogrammen, die über einen Servicevertrag abgerechnet werden soll, wird diese Kundenkarte direkt beim Kunden (1) unter 'Karten und Programme' (2) im Reiter 'Programme' (3) per 'Neu' (4) manuell eingetragen. Ein Verkauf bzw. eine Rechnungserstellung für diese Kundenkarte erfolgt nicht, da diese später über den Servicevertrag abgerechnet wird (Kundenkarten | Schnittstellen).

(7) Servicevertrag anlegen

Für die Rechnungsstellung muss am Kunden (1) ein Servicevertrag (2) erstellt und angelegt werden. Per 'Neu' (3) legen Sie einen neuen Servicevertrag an oder wählen Sie eine zuvor in den Stammdaten erstellte Servicevertragsvorlage aus (Servicevertragsvorlagen | Stammdaten). Füllen Sie die entsprechenden Felder aus.

FeldBeschreibung
StartAb wann das ABO startet.
EndeGeben Sie hier ein Enddatum vor, wenn das ABO befristet ist, oder nachträglich, wenn der Kunde das ABO gekündigt hat.
Abrechnung abAb wann die erste Rechnungsstellung erfolgen soll.
TypWählen Sie den Typ des ABO aus. Dieser kann in den Stammdaten → Eigenschaften → Servicevertragstyp geändert oder erweitert werden (oder auch direkt per 'rechter Maustaste' → Eigenschaft bearbeiten).
Abrechnung

Wie soll der Abrechnungszyklus des Servicevertrages sein (z. B. Monatlich, Quartalsweise etc.). Hierbei wird dem Kunden jedes Mal zum genannten Abrechnungszyklus eine Rechnung geschrieben.

Hinweis

Die Auswahl 'Externe Abrechnung' kann verwendet werden, wenn Sie beim Kunden einen Servicevertrag dokumentiert haben wollen, aber die Abrechnung selber über einen externen Dienstleister erfolgt.

ArtikelWählen Sie einen Abo-Artikel aus, welcher auf der Rechnung erscheinen soll. Dieser muss zuvor unter: Stammdaten → Artikelkatalog von Ihnen erstellt werden - ggf. eine Einmal-RG vorab an den Kunden stellen, wenn es unterschiedliche Preise gibt (z. B. einmalige Aufnahmegebühr).
DokumentBei der Abrechnung wird die Dokumentvorlage 'Rechnung' als Grundlage gezogen. Soll ein abweichendes Rechnungsdokument gezogen werden (z. B. weil auf diesem andere Texte vermerkt sind), kann dieses hier ausgewählt werden.
ZahlungsartSoll per SEPA Lastschrift eingezogen werden, muss hier die Auswahl: Einzugsermächtigung ausgewählt werden.

Hinweis

Alle weiteren Felder innerhalb des Servicevertrages sind rein optional und können nach Bedarf befüllt werden

(8) Rechnungsstellung

Die eigentliche Abrechnung der Serviceverträge erfolgt hier über das Rechnungswesen (1) über die Serviceverträge (2). Es bietet sich an, dass Sie sich eine monatliche wiederkehrende Aufgabe 'Serviceverträge abrechnen' (z. B. per F5) dazu anlegen. Über das Suchfeld 'Abzurechnen am' (3) geben Sie das Datum ein (z. B. den nächsten Monatsersten), um alle Serviceverträge zu suchen, welche zu diesem Datum fällig sind. Entfernen Sie ggf. aus der Selektion eine Markierung (4), wenn ein Servicevertrag nicht abgerechnet werden soll. Über 'ABRECHNEN' (5) erfolgt der eigentliche Rechnungsdruck. Ändern Sie im Dialogfenster (6) ggf. das Rechnungsdatum (7) oder die Dokumentvorlage (8) welche bei der Rechnungsstellung verwendet werden soll. Nach erfolgtem Rechnungsdruck wird beim Kunden die letzte Rechnungsnummer und bis wann der Servicevertrag abgerechnet wurde eingetragen. Soll direkt nach der Rechnungsstellung eine Datei für den Lastschrifteinzug erstellt werden, setzten Sie noch vor dem Druck im Dialog die Option 'Lastschrifteinzug nach Rechnungserstellung durchführen' (siehe Punkt 9). Bestätigen Sie per 'Ok' den Dialog, werden die Rechnungen gedruckt und Sie erhalten eine entsprechende Meldung, dass die Abrechnung erfolgte.

(9) Servicevertrag

Hinweis

Für den automatischen Lastschrifteinzug ist eine entsprechende Banksoftware nötig (z. B. StarMoney). Diese erhalten Sie über Ihre Bank oder direkt über die StarMoney Homepage.

Wurde die Option 'Lastschrifteinzug nach Rechnungserstellung durchführen' bei der Erstellung der Serviceverträge gesetzt (siehe Punkt 8) kann jetzt die Datendatei für den elektronischen Lastschrifteinzug erstellt werden. Dabei kann wie folgt gewählt werden. Im Feld 'Zahlungsziel bis' (1) geben Sie in der Regel den Monatsersten des Folgemonats ein. Entfernen Sie nicht den Haken bei der Option 'Rechnungen auf bezahlt setzen' (2). Hiermit werden alle erstellten Rechnungen, die über die Serviceverträge erstellt wurden, sofort auf bezahlt gesetzt. Ist dies nicht gewünscht, entfernen Sie den Haken - müssen dann aber nach Zahlungseingang alle Rechnungen der Serviceverträge einzeln über die Auswertungen (3) manuell auf bezahlt setzen.

Danach wird ein Eintrag erzeugt. Dieser Eintrag wird als Datei exportiert. Selektieren Sie aus der Tabelle den zuvor erstellten Eintrag und speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer. Diese Datei importieren Sie anschließend in Ihre Banksoftware (z. B. in StarMoney), um das eigentliche SEPA Lastschriftverfahren bzw. die Sammellastschrift durchzuführen.

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