Schnittstelle zu einem E-Mail-Server zum Abruf von elektronischen Lieferscheinen (siehe auch → Unterstützte Kataloge & Lieferscheine).
Der Zeitpunkt der E-Mail Synchronisierung ist automatisch nach der Einstellung des Services gesetzt (1 mal pro Stunde). Weiterhin gibt es dazu die Möglichkeit in der 'Lagerverwaltung → Wareneingang → Elektr. Lieferscheine | Lagerverwaltung' die Synchronisation manuell zu starten.
Voraussetzungen
- Funktioniert nur mit einer IMAP-Mailbox bzw. muss die Schnittstelle eine Verbindung aufbauen können (siehe unten → Verbindung Testen)
- Bei der Firma muss ein Import-Format eingetragen sein → Bestellung, Lieferung | Stammdaten, Firmen
- Bei der Firma muss die E-Mail Absenderadresse eintragen sein → Bestellung, Lieferung | Stammdaten, Firmen
- E-Mail mit einem elektronischen Lieferschein muss im definierten EINGANGS Ordner vorhanden sein (siehe unten)
- Ferner muss zuvor der Fassungskatalog der Firma importiert werden → Optik-Kataloge (OPTIK Wartung).
Elektronische Lieferscheine
Konfiguration
Feld | Beschreibung |
---|---|
Filiale | Sie können über den Punkt Filiale den Service so einschränken, dass nur eine Filiale diesen Service nutzen darf - ist keine ausgewählt, darf jede Filiale den Service nutzen. |
Rechner | Sie können über den Punkt Rechner den Service so einschränken, dass nur ein bestimmter Rechner diesen Service nutzen darf - ist keiner ausgewählt, darf jeden Computer den Service nutzen. |
Verwendung |
|
Start | Angabe eines Startdatum ab wann die Schnittstelle in AMPAREX automatisch freigeben werden soll. Bleibt das Feld leer, ist die Schnittstelle sofort einsatzbereit. |
Details
Feld | Beschreibung |
---|---|
Host | Name des Providers bzw. URL über welche sie ihre E-Mails holen. |
Port | Die Port-Nummer muss angeben werden (zum Beispiel 993). |
Benutzer | Tragen Sie hier den Ihnen vom Provider zugeteilten Benutzernamen zur Authentifizierung beim Versenden bzw. holen von E-Mails ein (i. d. R. ist dies Ihre E-Mail-Adresse). |
Passwort | Geben Sie hier das Passwort für Ihren E-Mailaccount ein. Dieses wurde Ihnen von Ihrem Provider mitgeteilt. |
Verschlüsselung | Markieren Sie diese Auswahlbox, wenn Ihr Postausgangs Server TLS (verschlüsselte Übertragung) unterstützt. |
| Testen Sie abschließend (nach dem speichern) ob die Schnittstelle eine Verbindung zu Ihrem E-Mail-Postfach aufbauen kann. |
Elektronische Lieferschein Ordner Details
Empfehlung
Für die Verwaltung der elektronischen Lieferscheine werden drei seperate Ordner benötigt (Eingang, Archiv, Fehler). Wir empfehlen diese Ordner IN einem übergeordneten Ordner z. B. 'Lieferscheine' zu erstellen.
- INBOX/LIEFERSCHEINE/Eingang
- INBOX/LIEFERSCHEINE/ARCHIV
- INBOX/LIEFERSCHEINE/FEHLER
Hinweis
Im Thunderbird erhalten Sie die entsprechenden Pfadangaben der Ordners per rechter Maustaste → Eigenschaften. Hier wird der Pfad ab den Eintrag 'INBOX' benötigt. Die Ordner dürfen keine 'Lokalen Ordner' sein.
Feld | Beschreibung |
---|---|
Posteingangs-Ordner | Ordnerpfad aus Ihrem E-Mailprogramm in dem die elektronische Lieferscheine liegen. Diese können entweder manuell in diesen Ordner verschoben werden oder durch Regeln/Filter in Ihrem E-Mailprogramm automatisiert werden. |
Archiv-Ordner | Ordnerpfad aus Ihrem E-Mail-Programm in dem die, von AMPAREX automatisch importierten elektronischen Lieferscheine, automatisch nach dem erfolgreichen Import verschoben werden. |
Fehler-Ordner | Ordnerpfad aus Ihrem E-Mail-Programm in dem, aus einem von AMPAREX fehlgeschlagenen Import, die E-Mails verschoben werden. |
Tipp
Im Thunderbird kann über den Menüpunkt → Extras → Filter, sogenannte Regeln erstellt werden. Über diese kann festgelegt werden, dass bestimmte E-Mails (Betreff, Inhalt, Absender etc.) in einen bestimmten Ordner automatisch verschoben werden sollen. Somit kann definiert werden, dass E-Mail mit Lieferscheine automatisch in den Eingangsordner der Lieferscheine (siehe oben) verschoben werden.