Schnittstelle zu einem E-Mail-Server zum Abruf von elektronischen Lieferscheinen (siehe auch → Unterstützte Kataloge & Lieferscheine).
Der Zeitpunkt der E-Mail Synchronisierung ist automatisch nach der Einstellung des Services gesetzt (1-mal pro Tag). Weiterhin gibt es dazu die Möglichkeit in der 'Lagerverwaltung → Wareneingang → Elektr. Lieferscheine | Lagerverwaltung' die Synchronisation manuell zu starten.
Voraussetzungen
- Funktioniert nur mit einer IMAP-Mailbox bzw. muss die Schnittstelle eine Verbindung aufbauen können (siehe unten → Verbindung testen)
- Bei der Firma muss ein Import-Format eingetragen sein → Bestellung, Lieferung | Stammdaten, Firmen
- Bei der Firma muss die E-Mail Absenderadresse eintragen sein → Bestellung, Lieferung | Stammdaten, Firmen
- E-Mail mit einem elektronischen Lieferschein muss im definierten EINGANGS Ordner vorhanden sein (siehe unten)
- Ferner muss zuvor der Fassungskatalog der Firma importiert werden → Optik-Kataloge (OPTIK Wartung).
Bei einem FTP-Import Fehler wird eine Nachricht gesendet. Standardmäßig wird diese an den Administrator gesendet. Optional kann eine Mitarbeitergruppe konfiguriert werden (siehe auch → Lagerverwaltung (Filialverwaltung → Bei FTP-Import Fehlern ...)). Diese Nachricht wird dann an alle Mitarbeiter der Mitarbeitergruppe gesendet.
Elektronische Lieferscheine
Schnittstellen suchen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeigt nur über Arbeitsplatzeinstellungen konfigurierte Schnittstellen an (siehe auch → Schnittstellen | Arbeitsplatz). |
Konfiguration
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Filiale | Sie können über den Punkt Filiale den Service so einschränken, dass nur eine Filiale diesen Service nutzen darf - ist keine ausgewählt, darf jede Filiale den Service nutzen. |
| Rechner | Mit der oben genannten Option 'Mit Arbeitsplatzeinstellungen' wird der Name des Arbeitsplatzrechners angezeigt, wenn die Schnittstelle über die Arbeitsplatzeinstellungen an einem gewünschten Computer eingerichtet wurde (siehe auch → Schnittstellen | Arbeitsplatz). Wird die Schnittstelle über die Filialverwaltung eingerichtet, darf jeder Computer der Filialkette die Schnittstelle nutzen. |
| Verwendung |
|
| Start | Angabe eines Startdatums, ab wann die Schnittstelle in AMPAREX automatisch freigeben werden soll. Bleibt das Feld leer, ist die Schnittstelle sofort einsatzbereit. |
Details
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Host | Name des Providers bzw. URL über welche sie ihre E-Mails holen. |
| Port | Die Port-Nummer muss angeben werden (zum Beispiel 993). |
| Benutzer | Tragen Sie hier den Ihnen vom Provider zugeteilten Benutzernamen zur Authentifizierung beim Versenden bzw. Holen von E-Mails ein (i. d. R. ist dies Ihre E-Mail-Adresse). |
| Passwort | Geben Sie hier das Passwort für Ihren E-Mailaccount ein. Dieses wurde Ihnen von Ihrem Provider mitgeteilt. Hinweis Mit der Filialkettenoption → 'Administratoren dürfen gesetzte Passwörter einsehen' (siehe auch → Sicherheit | Filialverwaltung), wird das Passwortfeld, wenn es in einer Schnittstelle vorhanden ist, um eine Funktion erweitert. D. h. wenn ein Benutzer aus der 'Administratoren-Gruppe' angemeldet ist, kann sich dieser das Passwort an einer Schnittstelle anzeigen lassen. Dazu muss der Benutzer auf das 'Auge' im Feld klicken und zur Sicherheit sein Benutzerpasswort in einem Dialog eingeben. Danach wird das Passwort an der Schnittstelle angezeigt. |
| Verschlüsselung | Markieren Sie diese Auswahlbox, wenn Ihr Postausgangs Server TLS (verschlüsselte Übertragung) unterstützt. |
| Testen Sie abschließend (nach dem Speichern), ob die Schnittstelle eine Verbindung zu Ihrem E-Mail-Postfach aufbauen kann. |
Elektronische Lieferschein Ordner Details
Empfehlung
Für die Verwaltung der elektronischen Lieferscheine werden drei separate Ordner benötigt (Eingang, Archiv, Fehler). Wir empfehlen diese Ordner IN einem übergeordneten Ordner z. B. 'Lieferscheine' zu erstellen.
- INBOX/LIEFERSCHEINE/Eingang
- INBOX/LIEFERSCHEINE/ARCHIV
- INBOX/LIEFERSCHEINE/FEHLER
Hinweis
Im Thunderbird erhalten Sie die entsprechenden Pfadangaben des Ordners per rechter Maustaste → Eigenschaften. Hier wird der Pfad ab dem Eintrag 'INBOX' benötigt. Die Ordner dürfen keine 'Lokalen Ordner' sein.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Posteingangs-Ordner | Ordnerpfad aus Ihrem E-Mail-Programm, in dem die elektronischen Lieferscheine liegen. Diese können entweder manuell in diesen Ordner verschoben werden oder durch Regeln/Filter in Ihrem E-Mail-Programm automatisiert werden. |
| Archiv-Ordner | Ordnerpfad aus Ihrem E-Mail-Programm, in dem die von AMPAREX automatisch importierten elektronischen Lieferscheine, automatisch nach dem erfolgreichen Import verschoben werden. |
| Fehler-Ordner | Ordnerpfad aus Ihrem E-Mail-Programm, in dem, aus einem von AMPAREX fehlgeschlagenen Import, die E-Mails verschoben werden. |
Tipp
Im Thunderbird kann über den Menüpunkt → Extras → Filter, sogenannte Regeln erstellt werden. Über diese kann festgelegt werden, dass bestimmte E-Mails (Betreff, Inhalt, Absender etc.) in einen bestimmten Ordner automatisch verschoben werden sollen. Somit kann definiert werden, dass E-Mail mit Lieferscheine automatisch in den Eingangsordner der Lieferscheine (siehe oben) verschoben werden.