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Schritt für Schritt

Um erfolgreiche Mahnungen zu erstellen, muss in der Filialverwaltung und den Stammdaten entsprechende Einstellungen einmalig vorab getroffen werden.

Einstellungen

Die Fälligkeiten und Gebühren von Mahnungen werden in der Filialverwaltung hinterlegen. Wechseln Sie dazu in die Maske >> Filialverwaltung >> Filialkette >> Reiter: Rechnungswesen (Filialverwaltung).

  1. Bereich "Mahnwesen"
    1. Mahnen nach (x) ...: Das Zahlungsziel, ab wann eine Mahnung nach der Fälligkeit einer Rechnung erstellt werden kann.
    2. Zahlungsziel in (x) ...: Das Zahlungsziel, wann die gestellte Mahnung beglichen werden soll. Dieses Zahlungsziel erscheint auf der Mahnung.
    3. Höchste Mahnstufe: Anzahl der höchsten maximalen Mahnstufe ist vier. Wobei Mahnstufe 1 eine Zahlungserinnerung ist. Ab der zweiten Mahnung steht dann aber auch Mahnung 2 auf dem Dokument.
    4. Option: Wird diese Option aktiviert, werden Mahnungen mit gleicher Adresse in einem Mahndokument zusammengefasst.
  2. Bereich "Mahngebühr"
    1. die Mahngebühren werden auf der Mahnung gesondert aufgeführt. Diese werden mit dem offenen Betrag auf der Mahnung in der Spalte "Fälliger Betrag" kumuliert ausgewiesen.

Hinweis

Beachten Sie, dass vorherige Mahngebühren nicht aufaddiert werden. D. h. sie sollten die Mahngebühr ab der zweiten Stufe inkl. der vorherigen Stufen eintragen.

Verbuchen von Mahngebühren

AMPAREX bucht Mahnerlöse nur dann, wenn die Überbezahlung der Rechnung genau der Mahngebühr entspricht. Zahlt der Kunde nur einen Teil der Mahngebühr, ist zwar die Rechnung über bezahlt, der Steuerberater muss hier aber die (Teil-)Überbezahlung manuell buchen. Wird dabei in AMPAREX die Buchhaltung verwendet, muss ein gesondertes Mahnerlös-Konto eingerichtet werden >> Buchungskonten (Buchhaltung).


Bestehende Mahnungen

Möchten Sie neu mit Mahnungen in AMPAREX starten, haben aber schon bisher Mahnungen selber geschrieben, können Sie wie nachfolgend beschrieben die Rechnungen in AMPAREX auf die gewünschte Mahnstufe anheben.

  1. Wechsel Sie das Mahnwesen über das Rechnungswesen. Lassen Sie sich alle fälligen Rechnungen bis zu einem bestimmten Datum anzeigen.
  2. Markieren Sie dann alle fälligen Rechnungen mit einen Haken [√] um diese zu markierten.

  3. Öffnen Sie anschließend den Dialog um Mahnungen zu erstellen (Mahnungen erstellen).

    1. Fälligkeitsdatum: Setzten Sie das Fälligkeitsdatum in dem Dialog auf das heutige Datum bzw. das Fälligkeitsdatum wie Sie die fälligen Rechnungen selektiert haben.

    2. Mahnungen drucken: Nehmen Sie den Haken raus, so dass die Mahnung(en) nicht gedruckt wird.

  4. Jetzt starten Sie per [OK] den Mahnlauf. Dabei wird die Mahnstufe der fälligen Rechnung um eine Stufe erhöht, die Mahnungen selber aber nicht gedruckt.

  5. Wiederholen Sie diese Schritte so oft, bis Sie an der entsprechenden fälligen Rechnung die gewünschte Mahnstufe erreicht haben.

  6. Über die Schaltfläche "Mahnungen" können sie sich alle Mahnungen zu einer Rechnung anzeigen lassen und so ggf. hier eine Mahnung wieder löschen. Damit wird auf eine vorherige Mahnstufe zurück gesetzt.


Mahntexte

In der Dokumentvorlage "Mahnung" in den Stammdaten sind im Dokument Platzhalter für individuelle Mahntexte gesetzt >> Dokumentvorlagen (Stammdaten). Diese können als Textbaustein angepasst werden >> Textbausteine (Stammdaten).

Durch die Platzhalter werden je nach Mahnstufe automatisch die Textbausteine auf der Mahnung gedruckt - hierbei wird immer der Text der höchsten Mahnstufe angezeigt.

  • Platzhalter: $-textbaustein(empfänger/mahnstufe/prefix('Mahnung')) - durch den genannten Platzhalter zieht sich AMPAREX automatisch den passenden Textbaustein.
  • Textbausteine: Erstellen oder passen Sie die Textbausteine in den Stammdaten (Mahnung1, Mahnung2 und/oder Mahnung3) an >> Textbausteine (Stammdaten).

Nachfolgend noch ein paar individuelle Textbeispiele für Mahntexte.

Hinweis

Zahlungsziele, Beträge oder Mahngebühren tauchen in der Mahntabelle auf der Mahnung des Dokumentes in einer gesonderten Tabelle auf. Diese dürfen Sie nicht zusätzlich in den Mahntexten aufführen. Ferner funktionieren Platzhalter in Textbausteinen nicht.

  • Mahnung 1: Sicherlich ist es nur Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass oben genannte Rechnung noch zu Zahlung offen steht. Bitte überweisen Sie, soweit noch nicht geschehen, die Rechnungssumme auf eines unserer unten genannten Konten oder Bezahlung in einer unserer Geschäftsstellen.
  • Mahnung 2: Mit unserem letzten Schreiben baten wir Sie um Begleichung der oben genannten Rechnung. Leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie, diesen Betrag auszugleichen. Sollten Sie auch dieses Zahlungsziel nicht einhalten, werden wir für jedes weitere Schreiben eine Mahngebühr erheben.
  • Mahnung 3: Mit Schreiben unserem letzten Schreiben baten wir Sie um Begleichung der oben genannten Rechnung. Leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Wie angekündigt, berechnen wir nun wie oben ersichtlich eine Mahngebühr. Sollten Sie diesen Betrag nicht ausgleichen, werden wir die Angelegenheit, ohne weitere Informationen, an unser Inkassounternehmen weiterleiten wodurch weitere Kosten für Sie entstehen.

Siehe auch ...

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