Schritt für Schritt
Ablauf einer Sammelrechnung. Wie wird diese vorbereitet, generiert und ggf. korrigiert.
| VerordnungsdatumZur Erstellung einer Sammelrechnung ist das Verordnungsdatum zwingend nötig. Wenn Sie einen Vorgang anlegen, sollten Sie im Vorgang im Reiter "Kopfdaten" im Feld "Verord.Dat." das Verordnungsdatum zwingend für die elektronische Abrechnung eintragen. Hinweis Beim Abschließen des Angebots haben Sie noch einmal die Möglichkeit dieses Datum einzutragen. Ohne dieses Datum kann das Angebot nicht abgeschlossen werden.
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VorgangFühren Sie jetzt Ihre Vorgangsschritte aus, passen die Geräte an bzw. erstellen Sie ein neues Angebot, passen dieses an und schließen Sie es ab, wenn der Kunde kauft. | |
Angebot abschließenDer Kostenvoranschlag wird entsprechend dem Abschlussdialog angelegt (1). Gesetzliche Krankenkassen werden immer mit der Option "Für Sammelrechnung vormerken" vorgeschlagen (2). Diese Option sollte nur in Ausnahmefällen entfernt werden. Sind alle Optionen (3) entsprechend gewählt, wird die Kostenaufstellung angelegt.
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| Kostenaufstellungen (Überblick)Über "Kostenträger Abrechnung" (1) kommen Sie in die Kostenaufstellungen (2) zur Übersicht aller erstellten Kostenaufstellungen (3). Sie können einen Kostenvoranschlag im Detail ansehen/bearbeiten (4), indem Sie doppelt auf den entsprechenden Kostenvoranschlag klicken (5). Hierbei können beliebig viele Kostenvoranschläge gleichzeitig geöffnet werden (6). Für jeden wird hierbei eine separate Maske geöffnet.
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Genehmigungsdaten (optional)Haben Sie eine Kostenaufstellung geöffnet (1) können Sie nachträglich ein eventuelles Genehmigungsdatum und eine eventuelle Genehmigungsnummer (2) eintragen. Hier können Sie auch manuell den Genehmigungsstatus der Kostenaufstellung z. B. auf "KV abgelehnt" (3) setzen.
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Vorbereitung zur AbrechnungIn der Übersicht aller Kostenaufstellungen (1) markieren Sie in der ersten Spalte (2) diejenigen Kostenvoranschläge welche abgerechnet werden sollen bzw. bei denen alle notwendigen Unterlagen vorliegen. Über die Schaltfläche "Fertig zur Abrechnung" (3) werden diese zur Abrechnung einer Sammelrechnung vorbereitet. D. h. der Status von z. B. "Neu angelegt" wird damit auf den Status "Fertig zur Abrechnung" (4) geändert.
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Über das Modul "Abrechnung Kostenträger" und dann "Sammelrechungen" generieren Sie neue Sammelrechnungen.
Erstellen und AnlegenHiermit erstellen Sie neue Sammelabrechnungen (1). Sie können wählen ob Sie für alle Kassen oder nur für ausgewählte Kassen eine Sammelabrechnung anlegen möchten. Haben Sie den oder die Kostenträger ausgewählt wird je Kostenträger eine Sammelrechnung angelegt (2). Aus der Menge der genehmigten und für eine Sammelrechnung vorgemerkten Kostenvoranschläge wird hierbei je Abrechnungs IK eine Sammelrechnung generiert. Es werden dabei Sammelrechnungen mit einer fiktiven Rechnungsnummer RE0000-xx angelegt (3). In diesem Status kann eine Sammelrechnung noch gelöscht werden (später nur noch storniert!).
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| Abschließen/DruckenSelektieren oder markieren Sie die vorbereiteten Sammelrechnungen. Beim Abschließen/Drucken wird jetzt die eigentliche Sammelrechnung angelegt und druckt diese für Ihre Unterlagen aus, sofern sie mit dem KT nicht direkt elektronisch abrechnen. Jetzt kann noch das Rechnungsdatum angepasst werden. Dies ist wichtig für die Statistik (z. B. aktuelles Datum ist der 25.05.2017, aber die Rechnung soll auf den 31.04.17 zurückdatiert werden.). Mit "Abschließen" wird die endgültige Sammelrechnung erstellt. Wenn ein Abrechnungsfehler erscheint, bekommt die Sammelrechnung den Status „Abrechnungsfehler“ z. B. fehlende Mitgliedsnummer oder fehlenden Positionsnummer. Es können dann noch Korrekturen vorgenommen werden und die Sammelrechnung korrigiert erneut verschickt werden.
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Es kann vorkommen, dass Sie von der Krankenkasse eine Ablehnung bzw. Korrektur der Sammelrechnung zurückbekommen (z. Bsp. Kunde ist von der Zuzahlung befreit). Daher haben Sie die Möglichkeit Korrekturen in der Sammelrechnung vorzunehmen.
Sammelrechnung aufrufenIm Modul "Abrechnung Kostenträger" (1) wechseln Sie in den Bereich "Sammelrechnungen" (2). Suchen (3) Sie nach der entsprechenden Sammelrechnung, welche Sie korrigieren wollen. Selektieren (4) Sie diese und öffnen Sie die Sammelrechnung zum bearbeiten (5).
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Rechnung AuswahlHaben Sie die Sammelrechnung zur Bearbeitung geöffnet (1), sehen Sie die zugehörigen Rechnungen (2). Selektieren Sie die Rechnung (3) welche Sie korrigieren möchten. Über die Schaltfläche "Ändern" (4) öffnen Sie diese.
Hinweis Die Schaltfläche "Entfernen" entfernt aus der Sammelrechnung die markierte Kostenaufstellung. Ist hier nur ein Eintrag enthalten, kann die Sammelrechnung nur noch storniert werden. Entfernte Kostenvoranschläge werden mit der nächsten Sammelrechnung wieder erneut vorgeschlagen. Ist dies nicht gewünscht, müssen Sie die dazugehörenden Kostenvoranschläge in den Kostenaufstellungen ebenfalls löschen. | |
Position anpassenSelektieren Sie aus der Tabelle "Positionen" (1) den entsprechenden Eintrag aus und passen Sie in den darunter liegenden Felder (2) diese entsprechend an im Bsp. das Feld ZZ "Zuzahlung" (3). Ergänzen Sie die Änderung durch eine entsprechende Bemerkung (4). Speichern und schließen Sie abschließend die Änderung (4).
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| Korrekturbeleg für die BuchhaltungIn der Regel wird nun für die Buchhaltung noch ein Korrekturbeleg benötigt. Wechseln Sie im Modul "Abrechnung Kostenträger" (1) in die Kostenaufstellungen (2). Wählen Sie den Status "In SR geändert" (3) und lassen Sie alle geänderten Sammelrechnung anzeigen (4). Selektieren Sie die gewünschte Korrekturrechnung (5) und drucken diese über die oberere Symbolleiste aus (6).
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