Schritt für Schritt

Erstellung eines Kostenvoranschlags

1. Verordnungsdatum: Wenn Sie einen Vorgang anlegen, sollten Sie im Vorgang im Reiter: Kopfdaten im Feld: Verord.Dat. das Verordnungsdatum zwingend für die elektronische Abrechnung eintragen.

   Hinweis

   Beim Abschließen des Angebots haben Sie noch einmal die Möglichkeit dieses Datum einzutragen. Ohne dieses Datum kann das Angebot nicht abgeschlossen werden.

2. Angebot abschließen: Der Kostenvoranschlag wird standardmäßig mit dem Status KV zugestellt angelegt. Dies bedeutet, dass auf eine Genehmigung des Kostenträgers gewartet wird, bevor er unter Abrechnung Kostenträger weiter bearbeitet wird. Falls der Kostenträger keine Genehmigung des Kostenvoranschlages vorschreibt oder der Betrag unter der genehmigungspflichtigen Höhe liegt, ändern Sie den Status auf KV genehmigt. Für welche Positionen und ab welchem Betrag beim jeweiligen Kostenträger eine Genehmigung eingeholt werden muss, legen Sie in den Kostenträgerstammdaten fest.
3. Übersicht: Über: Kostenträger Abrechnung kommen Sie zur Übersicht aller erstellten Kostenvoranschläge. Sie können einen Kostenvoranschlag im Detail ansehen, indem Sie doppelt auf den entsprechenden Kostenvoranschlag klicken. Hierbei können beliebig viele Kostenvoranschläge gleichzeitig geöffnet werden. Für jeden wird hierbei eine separate Maske geöffnet.
4. Genehmigungsdaten: Haben Sie einen KV geöffnet können Sie nachträglich ein eventuelles Genehmigungsdatum und eine eventuelle Genehmigungsnummer eintragen. Hier können Sie auch manuell den Status des KV's z. B. auf KV abgelehnt setzen.
5. Vorbereitung: In der Übersicht aller Kostenvoranschläge markieren Sie in der ersten Spalte diejenigen Kostenvoranschläge, die auf genehmigt gesetzt werden sollen und klicken dann auf den Button genehmigt/Rechnung.
6. Sammelrechnung: Es erscheint das Fenster in welchem Sie das Rechnungsdatum, ein alternatives Lieferdatum und die Anzahl der Exemplare festlegen. Mit Klick auf OK werden alle markierten Kostenvoranschläge auf den Status: genehmigt gesetzt. Für eine Sammelrechnung vorgemerkte Kostenvoranschläge werden diese bei der Erstellung der nächsten Sammelrechnung berücksichtigt, sofern in den Filialketten unter: „Kostenvoranschläge in Sammelrechnung aufnehmen wenn folgender Abrechnungsstatus gesetzt“ keine abweichende Festlegung, z. B. „Fertig zur Abrechnung“ getroffen wurde. Anderenfalls wird lediglich der Status auf „Genehmigt“ geändert und der Kostenvoranschlag findet erst nach Klick auf „Fertig für Sammelrechnung“ Eingang in die nächste Sammelrechnung. Damit haben Sie die Möglichkeit den Zeitpunkt der Abrechnung unabhängig vom Wechsel zum Status: „Genehmigt“ festzulegen.
7. Einzelrechnung: Für nicht für Sammelrechnungen vorgemerkte Kostenvoranschläge wird eine Einzelrechnung an den Kostenträger erzeugt.

Über: Abrechnung Kostenträger >> Sammelrechungen generieren Sie neue Sammelrechnungen.

1. [Erstellen] Hiermit erstellen Sie neue Sammelabrechnungen.Sie können wählen ob Sie für alle Kassen oder nur für ausgewählte Kassen eine Sammelabrechnung anlegen möchten. Haben Sie den oder die Kostenträger ausgewählt wird je Kostenträger eine Sammelrechnung angelegt. Über: Erstellen öffnet sich eine Maske in der die Kostenträger ausgewählt werden. Aus der Menge der genehmigten und für eine Sammelrechnung vorgemerkten Kostenvoranschläge wird hierbei je Abrechnungs IK eine Sammelrechnung generiert. Wählen Sie eine, mehrere oder alle Sammelrechnungen aus und legen diese an. Es werden Sammelrechnungen mit der fiktiven Rechnungsnummer RE0000-xx angelegt. In diesem Status kann eine Sammelrechnung noch gelöscht werden (später nur noch storniert!).
2. [Bearbeiten] Soll die Sammelrechnung korrigiert werden öffnen Sie die zuvor in der Tabelle markierte Sammelrechnung um diese in einem weiteren Reiter zu bearbeiten.
3. [Abschließen/Drucken] Erstellt die eigentliche Sammelrechnung und druckt diese aus, sofern sie mit dem KT nicht direkt elektronisch abrechnen.
4. [Abrechnung starten] Startet die Abrechnung für eine oder mehrere zuvor markierte(n) Sammelrechnung(en).
5. Um die Sammelrechnung(en) an zu legen, wählen Sie die fiktive(n) Sammelrechnung(en) aus und starten die Abrechnung.
6. Hier kann das Rechnungsdatum verändert werden. Dies ist wichtig für die Statistik (z. B. aktuelles Datum ist der 25.05.2010, aber die Rechnung soll auf den 31.04.10 zurückdatiert werden.). Mit Abschliessen wird die endgültige Sammelrechnung erstellt. Wenn ein Abrechnungsfehler erscheint, bekommt die Sammelrechnung den Status: „Abrechnungsfehler“ (z. B. fehlende Mitgliedsnummer oder fehlenden Positionsnummer. Es können dann noch Korrekturen vorgenommen werden und die Sammelrechnung korrigiert verschickt werden.

Es kann vorkommen, dass Sie von der Krankenkasse eine Ablehnung bzw. Korrektur der Sammelrechnung zurückbekommen. Daher haben Sie die Möglichkeit Korrekturen in der Sammelrechnung vorzunehmen.

1. [Entfernen] Entfernt aus der Sammelrechnung die markierte Kostenaufstellung. Ist hier nur ein Eintrag enthalten, kann die Sammelrechnung nur noch storniert werden. Öffnen Sie über: Abrechnung Kostenträger >> Krankenkassen Kostenvoranschläge die gewünschte Sammelrechnung. Entfernte Kostenvoranschläge werden mit der nächsten Sammelrechnung wieder erneut vorgeschlagen. Ist dies nicht gewünscht, müssen Sie die dazugehörenden Kostenvoranschläge ebenfalls löschen.
2. [Ändern] Hiermit kann also ein fehlerhafter Betrag korrigiert werden bzw. ein Kostenvoranschlag komplett herausgenommen werden. Per Doppelklick gelangen Sie in die entsprechende Sammelrechnung und können ggf. korrigieren. Nach der Korrektur können Sie die Sammelrechnung korrigiert versenden.
3. [Stornieren] Eine Sammelrechnung kann über den Button: Stornieren komplett storniert werden. Die enthaltenen Kostenvoranschläge werden auf den Status „neu angelegt“ zurückgesetzt. Diese Kostenvoranschläge selber werden dann wieder bei der Erstellung von neuen Sammelrechnungen berücksichtigt.

Siehe auch ...

• Abrechnung Kostenträger (Tutorial)
• Problemlösungen (Abrechnung Kostenträger)