Schritt für Schritt
Das signotec Unterschriftenpad ist für eine Unterschrift (fortgeschrittene elektronische Signatur) des Kunden gedacht. Hierbei entfällt das Ausdrucken eines Dokumentes um dieses vom Kunden unterschreiben zu lassen um dieses dann wieder in das Archiv des Kunden ein zu scannen (z. B. Berufsgenossenschaftsfälle/Abrechnungen). Das Unterschriftenpad selber, erhalten Sie im AMPAREX Webshop. Fragen und Antworten, auch zur rechtlichen Seite, finden Sie direkt auf der Herstellerseite >> FAQ.
Um das Unterschriftenpad nutzen zu können, muss dieses zu erst installiert und eingerichtet werden (siehe auch: Unterschriftenpad).
Der Kunden unterzeichnet das gewünschte Dokument wie folgt über das Druckdialogfenster:
Rufen Sie das gewünscht Dokument auf - z. B. die Einzugserklärung aus der Kundenmaske oder entsprechende Dokument aus einem Vorgang heraus. Ist das Dokument ein zur "Unterschrift digital fähiges Dokument" so kann diese entweder direkt, oder über die Dokumentenvorschau unterschrieben werden. Der Drucker: signotec PDF-Creator muss dabei nicht ausgewählt werden, dieser wird im Hintergrund automatisch geladen.
Achtung
Ein Dokument auf welchem der Kunde und das Unternehmen unterschreiben, muss nacheinander in einem Schritt unterschrieben werden. Eine Unterschrift nachträglich auf ein signiertes Dokument zu setzen ist nicht mehr möglich!
- In manchen Dokumenten muss über das Vorschaufenster: Checkboxen, Optionsfelder oder zusätzliche Bemerkungen in das Dokument geschrieben werden. Sind diese Einträge erfolgt, wird das Dokument über das Unterschriftenicon in der oberen Symbolleiste in der Dokumentenvorschau signiert.
AMPAREX sucht nun nach dem entsprechenden Platzhalter (z. B. >> #as_1#) und öffnet zum einen das Feld zur Unterschrift auf dem Unterschriftenpad, zum anderen das Dokument auf Ihrem Computer. In diesem Feld können Sie die Unterschrift des Kunden nachvollziehen. Hier haben Sie jetzt folgende Möglichkeiten:
- Per: OK kann der Unterzeichner auf dem Unterschriftenpad seine Unterschrift oder Sie können die Unterschrift hier bestätigen. In beiden Fällen wandert nun das unterschriebene Dokument in das Archiv des Kunden.
- Per: Wiederholen kann die Unterschrift erneut getätigt werden (z. B. wenn der Unterzeichner sich verschrieben hat).
- Per: Überspringen kann bei mehreren Unterschriftenfelder in einem Dokument die entsprechende Stelle im Dokument übersprungen werden.
- Per: Abbrechen kann der Unterzeichner am Bildschirm komplett sehen, was er gerade unterzeichnet, dabei kann der Unterschriftenprozess abgebrochen werden. Hierbei wird die komplette Seite zur Ansicht angezeigt. Klickt man mit der Maus in das Unterschriftenfeld, kann die eigentliche Unterschrift getätigt werden.
Nach der Unterschrift
Nach dem Sie oder der Kunde das Dokument digital unterschrieben hat, gibt es 3 bzw 4 Auswahlmöglichkeiten:
DRUCKEN - Druckt das unterschriebene Dokument direkt auf dem Standarddrucker aus.
Achtung
Eine Druckauswahl per Druckdialog auf welchem Drucker AMPAREX das Dokument drucken soll ist hierbei nicht möglich! Hierbei wird immer auf den im System hinterlegtem Standarddrucker gedruckt.
- VORSCHAU - Öffnet das digital unterschriebene Dokument in der PDF Vorschau. Hierbei wird Ihr installierter PDF Reader geöffnet. Hierbei ist es zum einen möglich die Unterschrift zu kontrollieren und zum anderen das Dokument auf einen bestimmten Drucker zu drucken.
- FORTFAHREN - Schließt das Dialogfenster und Sie können direkt den Vorgang weiter bearbeiten.
NACHDRUCKEN - Über diese Schaltfläche ist ein aus- bzw. nachdrucken des Dokumentes möglich.
Achtung
Eine nachträgliche Änderung am unterschriebenen PDF Dokument ist zwar theoretisch möglich, wird aber in den Eigenschaften des PDF Dokumentes mit protokolliert. Somit wird eine digitale rechtssichere Unterschrift von der Firma signotec gewährleistet und anerkannt.
- Per ZURÜCKSETZEN kann ein schon unterschriebenes Dokument erneut digital unterschrieben werden. Dabei wird das zuvor digital unterschriebene Dokument im Archiv gelöscht und setzt den Status des Dokumentes in den Vorgangsschritten auf unbearbeitet zurück. Das Dokument kann erneut unterschrieben werden.