Die einfachste Art die Kundendaten zu öffnen ist, die Gesundheitskarte in das Lesegerät zu stecken. Hierbei wird der Kunden geöffnet oder neu angelegt, die Daten werden geprüft und ggf. auf den neuesten Stand gebracht.

Suche nach Kunden

Ist die Gesundheitskarte nicht verfügbar (ihr Kunde ist am Telefon) suchen Sie den Kunden über die Suche in AMPAREX.

Die Suche nach einem Kunden beginnen Sie am Besten im Schnellsuchfeld in der oberen Symbolleiste. Tippen Sie den Anfang des Namens und eine Liste von 10 Treffern erscheint darunter. Je mehr Sie tippen, desto besser werden die Treffer. Sie können ein Leerzeichen und den Anfang des Vornamens oder Zweitnamens tippen um das Ergebnis noch besser einzugrenzen. Ist der gesuchte Kunde in der Liste klicken Sie ihn an.

Wenn der gesuchte Name nicht erscheint (z. B. weil die Schreibweise nicht passt), hilft vielleicht die kleine Lupe rechts im Suchfeld. Sie öffnet einen Suchdialog, in dem Sie nach sehr vielen Dingen suchen können. Als Beispiel nach der Telefonnummer. Wird die Suche mit einem Stern * begonnen, finden Sie alle Kunden mit Telefonnummer die auf 354 enden oder mit 354 beginnen.

Die letzten 10 Kunden, die geöffnet wurden, sind abrufbar über den kleinen Pfeil rechts neben dem Schnellsuchfeld. Das können auch Kunden sein, die an einem anderen Arbeitsplatz geöffnet wurden. Sie können somit auf den am Tresen geöffneten Kunden an einem anderen PC schnell wieder zugreifen.

Neuanlagen eines Kunden

Sie können entweder im geöffneten Suchdialog "Neu anlegen" klicken oder am Ende in der Liste der 10 letzten Kunden. In beiden Fällen wird der Dialog "Neuer Kunde" geöffnet.

Geben Sie mindestens den Namen des Kunden ein (Pflichtfeld), möglichst eine Rückrufnummer. Auf den weiteren Seiten dieses Dialoges können Sie auch die Adresse und/oder den Kostenträger eingeben. Ist das Marketing aktiv, muss noch eine Marketingaktion ausgewählt werden.

In Eingabefeldern mit einer Lupe (z. B. Standard KT) können Sie den Namen oder hier bei Kostenträgern die IK-Nummer eintippen und erhalten eine Auswahlliste. Allerdings wird oft nur ein Teil der möglichen Ergebnisse angezeigt - im Fall des Kostenträgers nur solche, die Sie schon einmal verwendet haben. Finden Sie den gesuchten Wert nicht, klicken Sie auf die kleine Lupe rechts im Feld um eine vollständigen Suche durch zu führen.

Bestätigen Sie den Dialog um die Daten zu speichern. Der neue Kunde wird in der Kundenmaske geöffnet und Sie können weitere Daten erfassen.

Ein geöffneter Kunde wird Teil des Hauptmenüs auf der linken Seite. Dort können auch mehrere Kunden zugleich offen sein. Sie können leicht zwischen diesen wechseln. Um die Arbeit mit einem Kunden zu beenden und den Datensatz zu schließen, klicken Sie das kleine Kreuz rechts vom Namen an oder klicken mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kontextmenüeintrag.

Daten vervollständigen

Typischerweise erfassen Sie am Telefon nur die wichtigsten Daten eines neuen Kunden. Spätestens wenn er aber in die Praxis kommt, sollten Sie die Daten vervollständigen. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine Abrechnung erfolgreich ausgeführt werden kann. Am einfachsten bitten Sie den Kunden um seine Gesundheitskarte und erhalten so alle notwendigen Daten (auch Privatversicherte haben meist eine Karte die Ihnen die Tipparbeit der Adresse etc. erspart).

Solange für einen gesetzlich Versicherten, die Gesundheitskarte noch nicht eingelesen wurde, ist das Feld auf der ersten Seite des Kunden "orange". Fahren Sie mit den Maus auf ein eingefärbtes Feld, erhalten Sie eine Meldung über die Ursache der Warnung.

Aber auch, wenn die Karte nicht verfügbar ist, sollten Sie den Geburtstag, die vollständige Adresse und die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse (in dem Fall von Hand) eintragen.

Wenn Sie Änderungen vornehmen, sind diese nicht sofort in der Datenbank. Erst wenn Sie Speichern in der oberen Symbolleiste klicken (oder "Strg + S") werden die Daten zum Server gesendet. Verlassen Sie einen Bereich (z. B. mit dem "Zurück" Button links vom Kundensuchfeld), in dem Änderungen noch nicht gespeichert wurden, fragt Sie das System "Wollen Sie die Daten speichern?". Wenn Sie diesen Dialog bestätigen werden die Daten in der Datenbank abgelegt.

Das Gegenteil vom Speichern ist das Neuladen. Probieren das mal: "Ändern Sie die Telefonnummer und klicken dann auf Neuladen" ... die alte Telefonnummer wird wieder eingestellt.

In AMPAREX entspricht ein Rezept einem Vorgang. Dieser Begriff wurde gewählt, um allgemeingültig zu sein (nicht jedem Vorgang liegt auch ein Rezept zu Grunde).

Neuen Vorgang anlegen

In den Daten des Kunden wählt man den Bereich "Vorgänge". Hier sind rechts die Schaltflächen für die angebotenen Behandlungsarten. Mit einem Klick auf "Physiotherapie" wird ein neuer Physiotherapie-Vorgang erstellt.

Handelt es sich um eine Folgeverordnung, so selektiert man das Vorgänger-Rezept und klickt "Neuer Folgevorgang". Somit werden Daten aus dem alten Rezept übernommen und die nächste Nummer der Folgeverordnung eingetragen. Um einen bestehenden Vorgang zu bearbeiten klickt man auf "Bearbeiten", oder mit Doppelklick auf den selektierten Eintrag.

Die letzten Vorgänge sind ebenfalls auf der ersten Seite des Kunden sichtbar. Man kann diese per Doppelklick öffnen, oder mit Hilfe der rechten Maustaste auch neue Vorgänge anlegen.

Bei der Eingabe eines Rezeptes werden die Felder bei jedem Speichern und Nachladen geprüft. Probleme werden rot (Fehler) oder orange (Warnung) angezeigt (Auch hier gilt: Mit der Maus über das Feld zeigt einen entsprechenden Meldungstext an). In einem neuen Rezept sind demnach erst einmal alle (leeren) Pflichtfelder rot.

Füllen Sie die Kopffelder entsprechend der Verordnung des Kunden aus. Im Arztfeld wieder einfach lostippen, oder per Lupe eine Arzt suchen und auswählen. Ist es ein neuer Arzt und Sie finden ihn nicht, bitte das Feld "wird verwendet" ausschalten und noch einmal suchen (kann sein, dass der Arzt schon angelegt wurde, aber es wurde noch kein Rezept erfasst). Gibt es den Arzt in der Datenbank noch nicht, dann wählen Sie die Schaltfläche "Neu anlegen".

Die Eingabe der ICD10 Schlüssel belegt dabei den Diagnosetext vor. Alternativ können Sie die Diagnose auf von Hand eingeben und dabei Textbausteine verwenden.

Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Speichern, und die roten Felder verschwinden.

Heilmittel eintragen

Um die Heilmittel einzugeben, nutzen Sie das Schnellsuchfeld rechts von der Tabelle. Tippen Sie das Kürzel der Leistung (z. B. MT) oder die Positionsnummer (21201) und bestätigen sie die Eingabe mit ENTER. Das Heilmittel wird in die Tabelle übernommen. Die Standard-Verordnungsmenge wird vorbelegt. Eine abweichende Verordnungsmenge können Sie unterhalb der Tabelle über das Mengenfeld eingeben.

Klicken Sie auf die Lupe, bekommen Sie die Liste der Heilmittel, die für den eingetragenen Indikationsschlüssel vom Heilmittelkatalog vorgegeben werden.

Wurde vom Arzt ein Hausbesuch verordnet, klicken Sie das entsprechende Häkchen an. Es erscheint ein Dialog, der je nach aktueller Preisliste der Krankenkasse eine Auswahl der Optionen anbietet. Je nach Typ des Kostenträgers und je nach Bundesland kann das von der Abfrage ob "normal" oder "Heim" bis zur Angabe von Entfernungskilometern gehen. Mit dem Bestätigen des Dialogs, werden automatisch die richtigen und aktuell gültigen Positionen in die Leistungstabelle eingetragen. Wollen Sie die Einstellungen noch einmal Ändern, können Sie einfach das Hausbesuchs-Häkchen ausschalten und ggf. neu setzen.

Auf der rechte Seite wird, bei jeder Änderung der Leistungen die Berechnung des Rezeptwertes aktualisiert. Der Gesamtwert wird berechnet und ebenfalls die gesetzliche Zuzahlung. Eine Zuzahlungsbefreiung geben Sie in der Leistungstabelle an (für Kinder wird diese schon automatisch gesetzt).

Im unteren Teil der Seite werden sogenannte Vorgangsschritte angeboten. Diese sind konfigurierbar, es können also bei Ihnen auch andere sein als in diesem Beispiel. Hier würden Sie jetzt durch den ersten Schritt bestätigen, dass das Rezept in der Akte des Patienten abgelegt wurde und die Angaben auf dem Rezept mit den eingegebenen Werten im Vorgang übereinstimmen. Dazu entweder Doppelklick auf den Schritt, oder den Schritt markieren und rechts auf "Bearbeiten" klicken.

Um das Rezept zu verlassen, klicken Sie auf das kleine Kreuzchen auf dem Reiter des Vorganges. Sie können auch den "Zurück" Button links vom Kundensuchfeld nehmen, dieser schließt immer die aktuelle Seite und bringt Sie dahin zurück, wo Sie zuvor waren. Wenn Sie die Änderungen bisher nicht gespeichert hatten, erfolgt nun die Abfrage "Wollen Sie speichern?".

... aber HALT ... wir müssen ja noch terminieren!

Rezept terminieren

Wenn die Leistungen im Rezept erfasst wurden können die Termine geplant werden. Sind eventuell schon Termine geplant z. B. der erste Termin am Telefon vereinbart, oder ein Dauer-Patient mit vorgeplanten Terminen? Die Schaltfläche "Terminliste" unten rechts im Vorgang zeigt die Liste der Termine zum Rezept. Es werden auch Termine angezeigt, die dem Rezept noch nicht zugeordnet sind.

Mit "Termine zuordnen" können Sie automatisch diese Termine dem Rezept zuordnen.

Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf "Terminplaner" um den Terminplan aufzurufen und sowohl Kunde als auch Vorgang vor-auszuwählen. Achten Sie darauf, dass der Kundenname und die Vorgangsnummer in der linken oberen Ecke mit angezeigt werden.

Es gib typischerweise mehrere Ansichten des Terminplans (dieser ist frei konfigurierbar). Man findet Ansichten eines Tages (mehrere Therapeuten), eines Therapeuten (mehrere Tage) oder auch die Mischung (mehrere Therapeuten, mehrere Tage). Je nachdem was man sehen will, öffnet man sich die am besten passende Ansicht. Zum Terminieren von Rezepten eignet sich am besten die Ansicht "Planer". Sie wählen zuerst den Therapeuten aus und den passenden Starttermin (blättern oder klicken auf das kleine Kalendersymbol). Die Zielscheibe rechts außen springt auf den heutigen Tag (zurück).

Unten rechts geben Sie die Wochentage vor, die in Frage kommen. Nun werden im Bsp. nur noch "Mittwoche" und "Freitage" angezeigt. Sie überschauen einen recht langen Zeitbereich für die Planung.

Nun können Sie Termine einfach per Doppelklick anlegen. Kunde, Vorgang und Heilmittel werden automatisch eingefügt. Die verordnete und bereits terminierte Anzahl ist im unteren Bereich des Dialogs sichtbar. Die Dauer des Termins wird aus den Leistungen heraus vorgeschlagen. Für ein gut konfiguriertes System müssen Sie hier nur selten eingreifen. Die "Ressource 1" ist der Therapeut, der die Behandlung durchführen wird.

Einen einmal erstellten Termin können Sie x-mal kopieren. Dazu den Termin markieren und dann rechts auf das Symbol für "Kopieren" klicken. Der Mauszeiger ändert sich zu einem Kreuz und jedes Mal wenn Sie mit links in den Terminplan klicken wird ein weiterer Termin als Kopie angelegt. Beenden Sie das Kopieren indem Sie noch einmal auf das Symbol klicken oder einfach mit der rechten Maustaste irgendwo in den Terminplaner klicken.

Alle Icons rechts vom Terminplan gelten für den gerade selektierten Termin. Diese Aktionen (anlegen, bearbeiten, löschen, verschieben, kopieren usw.) können Sie auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste auf einem Termin auswählen.

Terminzettel drucken

Nach dem Planen der Termine können Sie entweder direkt im Terminplan (rechte Maustaste auf einem Termin) oder im Vorgang, einen Terminzettel für den Kunden drucken. Es kann, je nach Konfiguration verschiedene Druckvorlagen für Terminzettel zur Auswahl geben, wählen Sie die gewünschte Vorlage und klicken auf "Drucken". Mit der Schaltfläche "Vorschau", können Sie den Terminzettel auch erst mal ohne zu drucken, zur Ansicht öffnen.

Nachdem Sie die Termine angelegt haben, klicken Sie wieder auf den Zurück Button um zum Vorgang des Kunden zurückzukehren. Über die Schaltfläche "Terminliste" können Sie die, dem Vorgang zugeordneten, Termine überprüfen. Per "Drucken" in in der oberen Symbolleiste, können Sie von hier den Terminzettel ebenfalls drucken.

Termine wahrnehmen

Wenn ein Termin wahrgenommen wurde, markieren Sie dem Termin entsprechend als wahrgenommen. Typischerweise in der Tagesansicht des Terminplans mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü. Auch andere Status können gesetzt werden (storniert, geplatzt, ...). Somit haben Sie die genaue Kontrolle, welche Termine tatsächlich stattgefunden haben.

Beim Wahrnehmen eines Termins werden außerdem Prüfungen ausgeführt und es kann ein Warndialog erscheinen, der Informationen zum Vorgang enthält.

Für jeden wahrgenommenen Termin wird im Vorgang automatisch ein Leistungsnachweis erstellt. Diese Leistungsnachweise entsprechen der Rückseite eines Rezeptes. Sie können die Liste der Leistungsnachweise sehen wenn Sie vom Termin in den Vorgang wechseln und dort den Reiter Leistungsnachweise auswählen.

Die Leistungsnachweise werden beim elektronischen Datenaustausch an den Kostenträger übermittelt. Es ist daher wichtig, dass hier die Regeln für den zeitlichen Abstand genau eingehalten werden. Verstöße gegen die vorgegebenen Regeln werden wiederum durch rote Farbe angezeigt, fahren Sie mit der Maus darüber, erscheint ein Erklärungstext. Bearbeiten Sie ggf. eine Zeile und fügen eine Begründung an.

Die Schaltfläche "Übersicht", zeigt die Leistungsnachweise in ein Wochenansicht an, so dass man den Rhythmus der Termine sehr gut überschauen kann.

Zuzahlung kassieren

Sobald ein Vorgang komplett erfasst wurde können Sie die Zuzahlung kassieren. Klicken Sie dazu im Vorgang auf Zahlungen unterhalb der berechneten Summe.

Wenn noch keine Zahlung geleistet wurde, erscheint der Dialog zur Erstellung der Kundenabrechnung (wurde bereit kassiert, werden die Zahlungen zur Übersicht angeboten). Im oberen Teil wird die Leistung aufgeführt und die Summe des Eigenanteils die abgerechnet wird. Im unteren Teil wird die Zahlung erfasst. Für gesetzliche Zuzahlungen ist die Vorbelegung den Gesamtbetrag in Bar zu kassieren. Für Privatabrechnungen ist die Vorbelegung nur eine Rechnung zu erstellen "bitte überweisen Sie ...". Sie können aber auch für gesetzliche Zuzahlungen nur eine Rechnung erstellen, indem Sie das Häkchen "Kassieren" ausschalten.

Typischerweise wird beim Kassieren von gesetzlichen Zuzahlungen ein spezieller Zuzahlungsbeleg gedruckt, Sie können aber auch einen einfachen oder gar keinen Beleg wählen.

Vorgang abschließen

Ist das Rezept vollständig abgearbeitet, können Sie den Vorgang abschließen. Dazu auf die Schaltfläche "Abschließen" ganz rechts unten im Vorgang klicken. Wenn noch Abrechnungen zu erzeugen sind, erscheint ein Dialog der die offenen Abrechnungen anzeigt.

Im Beispiel wurde die gesetzliche Zuzahlung noch nicht kassiert, daher muss eine Kundenrechnung erzeugt und gedruckt werden (diese geben Sie mit oder schicken sie dem Kunden zu). Des weiteren wird eine Kostenaufstellung für die Krankenkasse erzeugt und als "fertig zur Abrechnung" in eine Sammelrechnung eingefügt. Sie klicken einfach auf "OK" und das System erstellt und druckt, was auch immer nötig ist.

Mit dem Druck-Menü in der oberen Symbolleiste können Sie nun das Rezept taxieren. AMPAREX kann die Vorderseite bedrucken und auf Wunsch auch die Rückseite. Am besten probieren Sie den Druck als erstes mal mit einem leeren A5 Papier aus um sicherzustellen, dass Ihr Drucker das Papier richtig einzieht.

Therapiebericht

Wenn der verordnende Arzt auf dem Rezept einen Therapiebericht angefordert hat, so setzen Sie schon bei der Erfassung des Rezeptes das Häkchen im Vorgang. Für den Fall, dass in der Preisliste der Krankenkasse eine Erstattung dafür vorgesehen ist, wird diese dadurch automatisch in die Leistungsliste eingetragen.

Wechseln Sie in den Reiter "Bericht" und schreiben dort in die vorgegebene Textfelder. Für jedes Textfeld können Sie verschiedene Textbausteine nutzen, indem Sie entweder rechts klicken (über das Kontextmenü), oder "Strg + Leerzeichen" tippen.

Haben Sie schon den Anfang eines Wortes getippt, so werden nur noch Textbausteine angeboten, die mit diesem Text beginnen.

Ausgedruckt wird der Arztbericht dann wieder über das Druck-Menü aus der oberen Symbolleiste.