Die Vorgangsverwaltung dient als Zusammenfassung aller Tätigkeiten einer bestimmten Aufgabe.
Wichtig
Änderungen im Vorgang beim Kunden werden erst dann sichtbar, wenn über das Aktions-Menü der Befehl: offene Vorgänge nachladen ausgewählt wurde.
Pflegen Sie die Kopfdaten der gewählten Vorlage. Die hier getroffenen Festlegungen bestimmen die Vorauswahl der Vorlage beim Start eines neuen Vorgangs am Kunden.
Arbeitsabläufe
Problemlösung
Maskenbeschreibung
Tragen Sie einen eindeutigen Namen der Vorgangsvorlage ein. Vorgangstyp und Kürzel Erfolgt im Feld Kürzel keine Eingabe werden die einzelnen Vorgangstypen im Kundendialog (Vorgangstabelle) mit den aufgeführten Kürzeln gekennzeichnet. Wählen Sie hier den Vorgangstyp in dem die Vorlage Verwendung finden soll. Sie haben die Wahl zwischen: Vorgangstyp: Bundesland Nutzen Sie diese Auswahl um in Abhängigkeit vom Bundesland (Niederlassung Ihrer Filialen) die konkrete Vorlage zuzuweisen. Kind/Erwachsene Legen Sie hiermit fest, ob die Vorlage sowohl bei Kinder- als auch Erwachsenenversorgungen oder nur bei Kinder- oder nur bei Erwachsenenversorgungen herangezogen werden soll. Kriterium zur Unterscheidung der Versorgungsart ist das Alter des Kunden. Filiale/Sichtbar Einer Vorgangsvorlage kann eine Filiale zugeordnet werden. Zusätzlich gibt es eine Sichtbarkeitsvorgabe: •keine Auswahl der Filiale •Die Vorlage ist in allen Filialen sichtbar •Ein Vorgang wird in der erstellenden Filiale angelegt •eine Filiale wird ausgewählt •Sichtbar: Nur in der Filiale - Die Vorlage wird nur in der vorgewählten Filiale angeboten •Sichtbar: Filiale und Zentrale •Zusätzlich kann die Zentrale die Vorlage benutzen •Neue Vorgänge werden direkt in der vorgewählten Filiale angelegt •Sichtbar: Alle Filialen •Die Vorlage kann von überall aus genutzt werden •Neue Vorgänge werden aus anderen Filialen direkt in der vorgewählten Filiale angelegt Beschreibung Bei Bedarf kann eine erläuternde Beschreibung zur Vorgangsvorlage eingetragen werden. Anwendungstyp Auswahl des Anwendungtyps (Akustik, Optik, Therapeuten) für die die Vorgangsvorlage gelten soll. KT Typ und KT Art Ordnen Sie hier die Vorlage dem entsprechenden Kostenträgertyp (GKV, privat oder Sonstiger KT) zu. Nutzen Sie die KT Art (z. B. AOK, BKK, vdek usw.) zur Verfeinerung der Zuweisung einer Vorgangsvorlage. Standardvorlage Wird in mindestens einer Vorgangsvorlage diese Option aktiviert, erscheint in der Vorgangsübersicht der Kunden eine Schaltfläche: Auswahl. Mit Klick auf diese öffnen Sie den Dialog Vorgangsvorlage auswählen (auch wenn nur in einer Vorgangsvorlage die Option Für freie Auswahl zulassen gesetzt wurde). Der Typ des aus dieser Auswahl gestarteten Vorgangs wird von der Festlegung unter Vorgangstyp bestimmt. Neues Startdatum bei Änderung Artikel-Set Sofern unter: Stammdaten >> Eigenschaften ein Artikelset definiert und dieses im Artikelstamm auch zusammengestellt wurde tragen Sie dessen Schnellsuchbegriff im Feld: Artikelset ein. Wird ein Vorgang auf der Basis der so konfigurierten Vorgangsvorlage gestartet werden die im Artikelset enthaltenen Positionen in das aus diesem Vorgang heraus neu erstellte Angebot übernommen. Wichtig Achten Sie bei der Vergabe des Namens Ihres Artikelsets (Angabe zu Wert in Eigenschaft Artikelset) darauf, dass dieser nicht schon bei anderen, einzelnen Artikeln als Schnellsuchbegriff verwendet wird. Dies würde durch die Reihenfolge der Suche (Artikelset zuletzt) dazu führen, dass nur diese Artikel am Angebot erscheinen. Pflichtschritte Legen Sie hier fest, wie AMPAREX reagieren soll wenn nicht alle als Muss gekennzeichneten Schritte der Vorlage abgearbeitet wurden. Sie haben hier die Wahl aus: •Keine Aktion: Die noch nicht erledigten Vorgangsschritte werden beim Abschließen des Angebotes ignoriert •Warnmeldung anzeigen: Beim Abschluss des Angebotes werden Sie auf die noch nicht erledigten Vorgangsschritte hingewiesen •Abschließen verhindern: Das Angebot kann nicht abgeschlossen werden. Sortierung Für Vorgangsvorlagen kann eine Sortierreihenfolge vorgegeben werden, welche die Anordnung der Vorlagen für die freie Auswahl steuert (Reihenfolge wie die Schaltflächen im der Vorgangsübersicht erscheinen). Schalftl. Name Name der Schaltfläche welche beim Kunden >> Vorgänge angezeigt wird. Änderbar zu Legen Sie in dieser Auswahl fest in welchen Vorgangstyp ein aus der betreffenden Vorlage generierter Vorgang geändert werden darf (z. B. Hörtest >> HG Versorgung). Sofern nur eine passende Vorgangsvorlage vorhanden ist, wird der Wechsel in deren Typ direkt erfolgen. Anderenfalls erhalten Sie eine Auswahl aus den passenden Vorlagen. Wechselgrund Wird einer Vorgangsvorlage die Möglichkeit gegeben, diese in eine andere zu wechseln (siehe auch >> Änderbar zu), kann ein Wechselgrund für den Wechsel ausgewählt werden. Achtung Um einen Wechselgrund auswählen zu können, muss zuvor ein Wechselgrund als Eigenschaft angelegt werden (Stammdaten >> Eigenschaften >> Eigenschaft anlegen >> Kategorie: Vorgang >> Name & Beschreibung: Wechselgrund >> per NEU werden dann abschließen die Wechselgründe für die Auswahl definiert. Ab sofort kann dann, wenn der Vorgang in einen anderen verändert wird (z. B. Hörtest >> HG Versorgung) ein Wechselgrund angegeben werden. Vertragspreisliste Auswahl einer Vertragspreisliste welche dem Vorgang zu Grunde liegen soll (z. B. Hörgeräteversorgung oder Reparatur). Wird in Verbindung einer Aktionsvorlage nichts ausgewählt, kann im Vorgang damit die Schaltfläche: Angebot deaktiviert werden, so dass der Anwender in einem Aktionsvorgang kein Angebot erstellen kann. Nur dann, wenn der Vorgang z. B. in einer HG Versorgung gewandelt wird. Hinweis Um beim Wechsel des Vorgangstyps nur den unter Änderbar in hinterlegten Typ angeboten zu bekommen muss in der Filialverwaltung: Vorgang >>Nur passende Vorgangsvorlagen zum Wechseln anzeigen aktiviert sein. Neu Erstellt einen neuen Vorgangsschritt. Um die Reihenfolge der Schritte zu verändern klicken Sie auf die entsprechende Listenposition und ziehen diese mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Reihenfolgenposition. Kopieren Kopiert einen zuvor markierten Vorgangsschritt. Löschen Löscht einen zuvor markierten Vorgangsschritt. Typ Unterscheidung der einzelnen Typen von Vorgangsschritten. Name Tragen Sie hier den (Kurz-)Namen des Vorgangsschrittes ein. Dieser Name wird im Vorgang beim Kunden angezeigt und sollte eindeutig zur Unterscheidung weiterer Vorgangsschritte sein. Beschreibung Hierzu kann eine ausführliche Beschreibung erfasst werden. Diese erscheint als Pop-Information wenn Sie mit der Maus über den Namen des Vorgangschritten im Vorgang fahren. Kennung •Versorgungsanzeige: Über diese Kennung wird über den Vertrag dessen Vertragsregeln gesteuert, ob der entsprechende Vorgangsschritt zur Versorgungsanzeige mit angezeigt also zur Auswahl angeboten werden soll, oder auch nicht bzw. ob der Schritt durch die Vertragsregel ein Pflichtschritt wird. •Reparaturauftrag: Wird bei einem Vorgangsschritt diese Kennung ausgewählt, wird im Vorgang der Dialog für die Reparatur geöffnet. Pflichtschritt Entscheiden Sie hier ob der Vorgangsschritt zwingend ausgeführt werden muss. Wie AMPAREX auf nicht abgearbeitete Pflichtschritte beim abschließen eines Angebotes reagiert, legen Sie in den Kopfdaten der Vorgangsvorlage im Feld: Pflichtschritt fest. Vorabschritt Wird diese Option zu einem Vorgangsschritt aktiviert, muss dieser Vorgangsschritt vor allen anderen Schritten erledigt werden. Der Anwender hat damit also keine Möglichkeit diesen auszulassen und muss diesen als erstes erledigen. Alle in der Vorlage enthaltenen Vorgangsschritte sind somit so lange gesperrt bis der oder die Vorabschritte abgearbeitet wurden.Name
Suchschlüssel Für freie Auswahl zulassen Einzelabrechnung In den einzelnen Vorgangsschritten wird das Verhalten festgelegt, was passieren soll, wenn dieser Vorgangsschritt bearbeitet wird.
Folgende Typen von Vorgangsschritten stehen Ihnen zur Auswahl. Mögliche erweiternde Eingaben ergeben sich aus den dazu passenden Feldern.
Anpassbericht:
Öffnet aus dem Vorgang heraus folgende Reiter:
•Anpassbericht: Zur Bearbeitung der Freifeldmessungen, zur Angabe von vergleichenden Anpassungen oder auch zur Auswahl einer bestimmten Messung.
•HHR und MPG: Angaben gemäß der Heil- & Hilfmittelrichtlinien bzw. des Medizinproduktgesetzes.
•Muster 15: Zum bedrucken des Muster 15 Formulares.
•Vorlage: Auswahl einer passenden Dokumentvorlage.
Anpassung:
Öffnet NOAH um eine Anpassung vorzunehmen. Hierbei muss zuvor NOAH zwingend auf Ihrem System installiert und aktiviert worden sein.
Aufgabe erstellen:
Aus dem Vorgangsschritt wird eine Aufgabe zu dem gewählten Kunden erstellt.
•Name: Dieser Text wird im Feld: Name einer Aufgabe mit diesem vor befüllt.
•Beschreibung: Dieser Text wird im Feld: Beschreibung einer Aufgabe mit diesem vor befüllt.
•Vorlage: Auswahl einer passenden Kontaktvorlage. Diese muss zuvor unter: Stammdaten >> Kontaktvorlage erstellt worden sein.
•Wert: Vorgabe für den Anwender wie der Kunde kontaktiert werden soll (Standard: Anrufen, Kontaktieren, Zu erledigen).
•Aktionstyp:
•Ausführen bei Statuswechsel zu ...: Es wird automatisch beim Kunden eine Aufgabe mit den hier angelegten Feldern angelegt, wenn der Status den Vorganges sich ändert.
•Vorgangsstatus ändern auf ...: Wird dieser Aktionstyp verwendet, wird zum einen eine Aufgabe erstellt und zum anderen wird abschließend entsprechend der Vorgabe im Feld: Aktionsstatus der Status des Vorganges geändert.
•Aktionsstatus: Definition des Aktionsstatus für den Aktionstyp (offen, abgeschlossen oder abgebrochen).
•Anzahl Tage: Angabe der Tage wann die Aufgabe fällig sein soll und unter: Mein AMPAREX auftauchen soll.
Befehl ausführen:
•Befehl: Zu dem eigentlichen Dateipfad um das Programm zu starten, ist es möglich, Parameter bzw. Platzhalter an das externe Programme zu übergeben. Den Dateipfad selber kopieren Sie z. B. vom Datei-Manager per [Strg]+[c] (kopieren) und [Strg]+[v] (einfügen).
Befragung:
•Befragungsvorlage: Auswahl einer zuvor erstellten Befragungsvorlage. Diese wird beim starten des Vorgangschrittes ausgeführt (siehe auch: Stammdaten >> Befragungsvorlagen).
•Vorgangsschritt: Wird der Vorgangsschritt im Vorgang ausgeführt kann nach oder während der Befragung wie folgt gewählt werden:
•Speichern: Speichert die aktuelle Befragung, so dass diese zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden kann.
•Abschließen: Schließt die aktuelle Befragung ab. Die Befragung kann danach nur noch gelöscht aber nicht weiter bearbeitet werden.
•Abbruch: Beendet die gewählte Befragung ohne zu speichern. Alle beantworteten Fragen werden verworfen.
Bestätigen mit Datum:
•Aktionstyp:
•Ausführen bei Statuswechsel zu ...: Es wird automatisch beim Kunden die Bestätigung angelegt, wenn der Status den Vorganges sich ändert.
•Vorgangsstatus ändern auf ...: Wird dieser Aktionstyp verwendet, wird zum einen die Bestätigung erstellt und zum anderen wird abschließend entsprechend der Vorgabe im Feld: Aktionsstatus der Status des Vorganges geändert.
•Aktionsstatus: Definition des Aktionsstatus für den Aktionstyp (offen, abgeschlossen oder abgebrochen).
Bestellservice:
Hierbei wird der Dialog zur Auswahl von Bestelldaten für eine Otoplastik aufgerufen. Hierbei können über: Stammdaten >> Eigenschaften >> Artikelposition Otoplastik diese Eigenschaften erweitert und angepasst werden.
•Schnittstelle:
•Wird ausschließlich bei einer Otoplastikfirma bestellt, kann hier hinterlegt werden, dass die gewählte Firma direkt übernommen wird. Hier entfällt dann die Auswahl der Firma im Vorgang. Wählen Sie aus der Auswahl der Schnittstelle die aus, welche Sie als Schnittstelle eingerichtet haben (Voraussetzung: Es wurde eine Schnittstelle angelegt).
Bonitätsprüfung:
Führt aus dem Vorgang heraus eine Bonitätsprüfung zum Kunden durch. Nach kurzer Zeit erscheint das Ergebnis des Tests. In der Kundenmaske wird der Button entsprechend angepasst des Ergebnisses angepasst. Diese Funktion ist die gleiche, wie aus der Kundenmaske: Aktionen >> Bonitätprüfung.
Datenschutzerklärung:
Bei der Auswahl dieses Vorgangschrittes wird zuerst die Eingabe welche Werbung der Kunde zulässt abgefragt und dann erst die ausgewählte Dokumentvorlage gedruckt. Ist dies nicht gewünscht wählt man den Typ: Datenschutzerklärung erst drucken aus.
•Vorlage: Auswahl einer passenden Dokumentvorlage.
•Wert: Sind mehrere Dokumentvorlagen für unterschiedliche Filialen vorhanden, hinterlegt man an der Dokumentvorlage die entsprechende Berechtigung. Hier wird nun der Dokument-Typ statt der Dokumentvorlage ausgewählt. Wird nun der Vorgangsschritt ausgewählt, zieht AMPAREX entsprechend der Berechtigung die richtige Dokumentvorlage zur Bearbeitung.
•Sofort drucken: Dieser Typ dient dem Druck des hinterlegten Dokumentes ohne dass dieses vorher in der Vorschau geöffnet wird und somit sofort gedruckt wird.
Datenschutzerklärung (erst drucken):
Wird dieser Vorgangsschritt ausgewählt, wird die ausgewählte Dokumentvorlage zuerst gedruckt. Anschließend kann der Anwender die Angaben des Kunden in die Felder welche Werbung der Kunde zulässt eintragen.
•Vorlage: Auswahl einer passenden Dokumentvorlage.
•Wert: Sind mehrere Dokumentvorlagen für unterschiedliche Filialen vorhanden, hinterlegt man an der Dokumentvorlage die entsprechende Berechtigung. Hier wird nun der Dokument-Typ statt der Dokumentvorlage ausgewählt. Wird nun der Vorgangsschritt ausgewählt, zieht AMPAREX entsprechend der Berechtigung die richtige Dokumentvorlage zur Bearbeitung.
•Sofort drucken: Dieser Typ dient dem Druck des hinterlegten Dokumentes ohne dass dieses vorher in der Vorschau geöffnet wird und somit sofort gedruckt wird.
Dokument:
Sollen aus einem Vorgang heraus verschiedene Dokumente erstellt werden, findet dieser Typ seine Verwendung.
•Vorlage: Auswahl einer passenden Dokumentvorlage.
•Wert: Sind mehrere Dokumentvorlagen für unterschiedliche Filialen vorhanden, hinterlegt man an der Dokumentvorlage die entsprechende Berechtigung. Hier wird nun der Dokument-Typ statt der Dokumentvorlage ausgewählt. Wird nun der Vorgangsschritt ausgewählt, zieht AMPAREX entsprechend der Berechtigung die richtige Dokumentvorlage zur Bearbeitung.
•Aktionstyp:
•Ausführen bei Statuswechsel zu ...: Es wird automatisch beim Kunden das hinterlegt Dokument, wenn der Status den Vorganges sich ändert.
•Vorgangsstatus ändern auf ...: Wird dieser Aktionstyp verwendet, wird zum einen das Dokument angelegt und zum anderen wird abschließend entsprechend der Vorgabe im Feld: Aktionsstatus der Status des Vorganges geändert.
•Aktionsstatus: Definition des Aktionsstatus für den Aktionstyp (offen, abgeschlossen oder abgebrochen).
•Sofort drucken: Dieser Typ dient dem Druck des hinterlegten Dokumentes ohne dass dieses vorher in der Vorschau geöffnet wird und somit sofort gedruckt wird.
Eigenschaft zuweisen:
ichkeit eine Eigenschaft dem Vorgang zuzuweisen. Über diesen kann z. B. über: Auswertungen >> Vorgangsstatistik im Reiter: Übersicht/Eigenschaften und dem Reiter: Statistik gefiltert werden.
•Aktionstyp:
•Ausführen bei Statuswechsel zu ...: Es wird automatisch beim Kunden das hinterlegt Dokument, wenn der Status den Vorganges sich ändert.
•Vorgangsstatus ändern auf ...: Wird dieser Aktionstyp verwendet, wird zum einen das Dokument angelegt und zum anderen wird abschließend entsprechend der Vorgabe im Feld: Aktionsstatus der Status des Vorganges geändert.
•Aktionsstatus: Definition des Aktionsstatus für den Aktionstyp (offen, abgeschlossen oder abgebrochen).
•Eigenschaft: Zuweisung einer Eigenschaft (z. B. einer Kontaktinformation). Diese Eigenschaft kann unter: Stammdaten >> Eigenschaften >> Kategorie: Vorgang erweitert bzw. angepasst werden.
•Wert: Wird kein Wert ausgewählt, kann beim bearbeiten des Vorgangschrittes dieser ausgewählt werden. Wird diese hier vorausgewählt, wird die Eigenschaft ohne Auswahl angelegt.
•Ausschließen: Sollen bestimmte Werte zur Auswahl nicht angeboten werden, können diese, getrennt mit einem Semikolon (; = Strichpunkt), angeben werden.
Empfehlung zuweisen:
•Eigenschaft: Zuweisung der Eigenschaft: Kontaktinformation. Diese Eigenschaft kann unter: Stammdaten >> Eigenschaften >> Kategorie: Vorgang angepasst werden.
Kunde benachrichtigen:
Vorgangsschritt für eine Benachrichtigung an den Kunden über einen Vorgangsschritt.
•Vorlage: Um eine Kontaktvorlage auswählen zu können (in welcher Form der Kunde benachrichtigt werden möchte), muss diese zuvor angelegt werden (siehe auch: Kunden Benachrichtigung). Verschiedene Kontakt Benachrichtigungen werden einer Vorlage zugewiesen und können dann bei der Ausführung des Vorgangschrittes ausgewählt werden.
Kundenkarte bestellen:
Über diesen Schritt wird die externe Schnittstelle: Kartenbestellung per E-Mail aufgerufen. Diese muss zuvor eingerichtet werden. Hierbei können weitere Kosten entstehen. Dabei wird der Dialog zur Bestellung einer Kundenkarte aufgerufen über diese dann die Kundenkarte (kostenpflichtig) bestellt wird.
Kundenkarte schreiben:
Bestellte Kundenkarten werden in der Regel bei der Erstellung codiert (Vorname, Nachname & Kundennummer des Kunden). In Ausnahmefällen kann diese Information auf dem Chip "verloren" gehen. D. h. hier haben Sie die Möglichkeit eine Kundenkarte erneut mit den Daten des Kunden über Ihr Chipkartengerät zu codieren. Voraussetzung: es wurde ein Chipkartengerät installiert und angemeldet.
Achtung: Achten Sie darauf, dass keine andere Chipkarte als die Kundenkarte in Ihrem Chipkartengerät steckt. Wäre dies der Fall, würden die vorhandenen Informationen unwiderruflich überschrieben werden - d. h. eine Krankenkassenkarte oder Kreditkarte wäre somit unbrauchbar!
Marketingaktion auswählen:
Möglichkeit im Vorgang des Kunden eine Marketingaktion auszuwählen. Diese muss zuvor in angelegt worden sein.
Messung:
Über diesen Vorgangsschritt wird Noah und das passende Messmodul gestartet.
Nur bestätigen:
•Aktionstyp:
•Ausführen bei Statuswechsel zu ...: Es wird dieser Schritt mit einem Dialogfenster bestätigt, wenn der Status den Vorganges sich ändert.
•Vorgangsstatus ändern auf ...: Wird dieser Aktionstyp verwendet, wird der Vorgangsschritt bestätigt und zum anderen wird abschließend entsprechend der Vorgabe im Feld: Aktionsstatus der Status des Vorganges geändert.
•Aktionsstatus: Definition des Aktionsstatus für den Aktionstyp (offen, abgeschlossen oder abgebrochen).
Nur bestätigen (ohne Dialog):
•Aktionstyp:
oAusführen bei Statuswechsel zu ...: Es wird dieser Schritt ohne einem Dialogfenster bestätigt, wenn der Status den Vorganges sich ändert.
oVorgangsstatus ändern auf ...: Wird dieser Aktionstyp verwendet, wird der Vorgangsschritt bestätigt und zum anderen wird abschließend entsprechend der Vorgabe im Feld: Aktionsstatus der Status des Vorganges geändert.
•Aktionsstatus: Definition des Aktionsstatus für den Aktionstyp (offen, abgeschlossen oder abgebrochen).
Reklamation:
Über diesen Vorgangsschritt wird der Dialog zur Erfassung von Reklamationen geöffnet. Diese können über den Punkt: Lagerverwaltung >> Reklamationen eingesehen und gefiltert werden.
Scanner:
Möglichkeit einen DST Swiss AG Scanner aus einem Vorgang heraus anzusprechen. Dieser muss zuvor auf Ihrem System installiert worden sein.
Vertragsdokument Ende:
•Vorlage:
•Wert:
•Aktionstyp:
•Aktionsstatus:
Vertragsdokument Start:
•Vorlage:
•Wert:
•Aktionstyp:
•Aktionsstatus:
Website:
Öffnet aus der Vorgangsvorlage die angegebene Internetadresse (URL).
•URL: Eingabe einer gültigen Internetadresse (mit http://).
Zuzahlung:
Öffnet den Anzahlungsdialog für die gesetzliche Zuzahlung und druckt einen Zuzahlungsbeleg (auf Grundlage der zugewiesenen Dokumentenvorlage) aus. Hierbei wird dem Vorgang der Wert der Zuzahlung als BAR-Anzahlung hinterlegt. D. h. im Barkassenbuch entsteht dadurch eine Buchung. Beim abschließen des Angebotes aus diesem Vorgang, wird die Anzahlung berücksichtigt.
•Vorlage: Auswahl einer passenden Dokumentvorlage.
•Wert: Sind mehrere Dokumentvorlagen für unterschiedliche Filialen vorhanden, hinterlegt man an der Dokumentvorlage die entsprechende Berechtigung (siehe auch: Berechtigungen). Hier wird nun der Dokument-Typ statt der Dokumentvorlage ausgewählt. Wird nun der Vorgangsschritt ausgewählt, zieht AMPAREX entsprechend der Berechtigung die richtige Dokumentvorlage zur Bearbeitung.
Typen von Vorgangsschritten
- Vorgangsschritte