Schritt für Schritt
Nachfolgend wird die Abrechnungsmöglichkeit für Abos am Kunden (z. B. Kundenkarten, Lyric-, Kontaktlinsen- oder auch Trainings-Abos) beschrieben, welche per Servicevertrag und SEPA-Lastschrifteinzug erstellt und abgerechnet werden sollen.
| Schritte | Beschreibung | ||||||||||||||||||
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(1) Voraussetzung des Unternehmers (einmalig) | Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss zuvor eine Gläubiger-Identifikationsnummer (falls noch nicht geschehen) beantragt werden. Dies erfolgt über die Deutsche Bundesbank (https://extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do). Nach Erhalt der Gläubiger-ID, muss diese in der Filialverwaltung (1) der Filialen (2) im Feld 'SEPA Gläubiger Id' eingetragen werden (Filialverwaltung) (3). Kontrollieren Sie zudem Ihre Bankverbindungseinstellungen (Bankverbindung (Filialverwaltung) (4). Hier muss eine Bankverbindung und die entsprechenden BIC- und IBAN-Daten eingetragen werden. Ferner legen Sie im Reiter "Filialeigenschaften" (Einstellungen (Filialverwaltung) (5) ein beliebiges Zahlungsziel bei Lastschrifteinzug fest (in der Regel 0 bis 10 Tage). | ||||||||||||||||||
(2) Dokumente (einmalig) | Damit Ihr Kunde am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen kann, muss dieser Ihnen ein wiederkehrendes oder einmaliges Mandat erteilen. Die entsprechenden Dokumente importieren Sie in die Stammdaten (1) in die Dokumentvorlagen (2). Dort legen Sie eine neue Dokumentvorlage an (3) mit dem Dokument-Typ "Kundendokument" (4). Verfahren Sie auf die selbe Weise auch für das zweite Dokument.
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(3) Bankdaten | Bevor Sie einen Servicevertrag beim Kunden einrichten können, muss zum Einen eine Freigabe der SEPA-Lastschrift erfolgen und zum Anderen müssen die Bankdaten am Kunden hinterlegt werden. Tragen Sie beim Kunden (1) im Reiter 'Bankverbindung' (2) per 'Neu' (3) die entsprechenden Bankdaten vollständig (4) ein. Achten Sie darauf, dass Sie dabei ein SEPA-Mandat erstellen und den Haken bei 'Einzusermächtigung erteilt' (5) setzen. Wählen Sie den SEPA-Typ "Basis-Lastschrift" (6) aus. | ||||||||||||||||||
(4) Lastschriftmandat | Beim Kunden (1) in der Kundenmaske (2) drucken (3) Sie das, zuvor importierte (siehe oben), Dokument 'SEPA Lastschriftmandat (wiederkehrend oder einmalig)' aus (4) und lassen es von Ihrem Kunden unterschreiben. Anschließend können Sie das unterschriebene Dokument über das Archiv des Kunden einscannen. Alternativ lassen Sie das Dokument digital per Unterschriftenpad unterschreiben. Die Daten des Kunden werden dabei automatisch in dieses Dokumenten befüllt. | ||||||||||||||||||
(5) Adresse des Kunden | Für den späteren Servicevertrag wird beim Kunden (1) im Reiter 'Adressen' (2) eine Wohnanschrift, Liefer- und/oder Rechnungsadresse (3) benötigt. Falls eine vorhanden ist, kontrollieren Sie diese auf Ihre Vollständigkeit. | ||||||||||||||||||
(6) Kundenkarte (optional) | Erhält Ihr Kunde eine Kundenkarte mit verschiedenen Kundenbindungsprogrammen, welche über einen Servicevertrag abgerechnet werden sollen, wird diese Kundenkarte direkt beim Kunden (1) unter 'Karten und Programme' (2) im Reiter 'Programme' (3) per 'Neu' (4) manuell eingetragen. Ein Verkauf bzw. eine Rechnungserstellung für diese Kundenkarte erfolgt nicht, da diese später über den Servicevertrag abgerechnet wird (Kundenkarten (Schnittstellen). | ||||||||||||||||||
(7) Servicevertrag anlegen | Für die Rechnungsstellung muss am Kunden (1) ein Servicevertrag (2) erstellt und angelegt werden. Per 'Neu' (3) legen Sie einen neuen Servicevertrag an oder wählen Sie eine zuvor in den Stammdaten erstellte Servicevertragsvorlage aus (Servicevertragsvorlagen (Stammdaten). Füllen Sie die entsprechenden Felder aus.
Hinweis Alle weiteren Felder innerhalb des Servicevertrages sind rein optional und können nach Bedarf befüllt werden | ||||||||||||||||||
(8) Rechnungsstellung | Die eigentliche Abrechnung der Serviceverträge erfolgt über das Rechnungswesen (1) über die Serviceverträge (2). Es bietet sich an, dass Sie sich eine monatlich, wiederkehrende Aufgabe 'Serviceverträge abrechnen' (z. B. per F5) anlegen. Über das Suchfeld 'Abzurechnen am' (3) geben Sie das Datum ein (z. B. den nächsten Monatsersten), um nach allen Serviceverträgen suchen zu können, welche zu diesem Datum fällig sind. Entfernen Sie ggf. aus der Selektion eine Markierung (4), wenn ein Servicevertrag nicht abgerechnet werden soll. Über 'ABRECHNEN' (5) erfolgt der eigentliche Rechnungsdruck. Ändern Sie im Dialogfenster (6) ggf. das Rechnungsdatum (7) oder die Dokumentvorlage (8) welche bei der Rechnungsstellung verwendet werden soll. Nach erfolgtem Rechnungsdruck wird beim Kunden die letzte Rechnungsnummer, sowie das Ende-Datum des Servicevertrags eingetragen. Soll direkt nach der Rechnungsstellung eine Datei für den Lastschrifteinzug erstellt werden, setzten Sie noch vor dem Druck im Dialog die Option 'Lastschrifteinzug nach Rechnungserstellung durchführen' (siehe Punkt 9). Bestätigen Sie per 'Ok' den Dialog, werden die Rechnungen gedruckt und Sie erhalten eine entsprechende Meldung, dass die Abrechnung erfolgte. | ||||||||||||||||||
(9) Servicevertrag | Hinweis Für den automatischen Lastschrifteinzug ist eine entsprechende Banksoftware nötig (z. B. StarMoney). Diese erhalten Sie über Ihre Bank oder direkt über die StarMoney Homepage. Wurde die Option 'Lastschrifteinzug nach Rechnungserstellung durchführen' bei der Erstellung der Serviceverträge gesetzt (siehe Punkt 8) kann jetzt die Datendatei für den elektronischen Lastschrifteinzug erstellt werden. Dabei kann wie folgt gewählt werden: Im Feld 'Zahlungsziel bis' (1) geben Sie in der Regel den Monatsersten des Folgemonats ein. Entfernen Sie nicht den Haken bei der Option 'Rechnungen auf bezahlt setzen' (2). Hiermit werden alle erstellten Rechnungen, welche über die Serviceverträge erstellt wurden, sofort auf bezahlt gesetzt. Ist dies nicht gewünscht, entfernen Sie den Haken - Sie müssen dann aber nach Zahlungseingang alle Rechnungen der Serviceverträge einzeln über die Auswertungen (3) manuell auf bezahlt setzen. Anschließend wird ein Eintrag erzeugt. Dieser Eintrag wird als Datei exportiert. Selektieren Sie aus der Tabelle den, zuvor erstellten, Eintrag und speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer. Diese Datei importieren Sie anschließend in Ihre Banksoftware (z. B. in StarMoney), um das eigentliche SEPA-Lastschriftverfahren bzw. die Sammellastschrift durchzuführen. |