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Arbeitsabläufe



Funktionsleiste

SchaltflächenBeschreibung

Wurden Daten in der Maske ergänzt, verändert oder gelöscht, werden damit die Änderungen in die Datenbank gespeichert.

Möglichkeit einen Brillenauftrag, ein Angebot, Vorab KT KV oder eine Rechnung zu drucken.

Der Kunde wird direkt mit in die Kasse 'übernommen' so dass für diesen direkt ein Barverkauf getätigt werden kann. Die Auswahl des Kunden entfällt dabei.

AMPAREX wechselt in die erste Ansicht des Terminplaner. Wird ein Termin erstellt, ist der Kunde direkt ausgewählt. Die Auswahl des Kunden entfällt dabei.

Sind mehrere Brillenvorgänge beim Kunden vorhanden, kann zum nächsten Brillenvorgang/-auftrag geblättert werden.

Sind mehrere Brillenvorgänge beim Kunden vorhanden, kann zum vorherigen Brillenvorgang/-auftrag geblättert werden.

Wurden auf einem anderen Arbeitsplatz Arbeitszeitdaten geändert oder erfasst, können diese Daten nachgeladen werden ohne die Maske neu aufzurufen.

Im geöffneten Brillenvorgang ist der die Mehr-Schaltfläche freigeschaltet welche nachfolgende Befehle enthält:

BefehlBeschreibung
Bestellstatus abfragenWerden Gläser nicht zeitnah geliefert, kann nach einer erfolgreichen Bestellung der Bestellstatus der Glasbestellung beim Glaslieferanten abgefragt werden. Dazu kann für diese Glasbestellungen, deren Bestellportal eine Statusabfrage ermöglicht, der Bestellstatus aus AMPAREX abgefragt werden. Aktuell unterstützen Hoya-iLog und Zeiss Logon die online Abfrage des Bestellstatus.
Benachrichtigung

Kunde benachrichtigen - z. B. Versand einer SMS (muss als Dienst eingerichtet werden).

Servicevertrag

Möglichkeit einen Servicevertrag (z. B. Brillenversicherung, Sorglospaket etc.) für den Brillenvorgang anzulegen. Dabei erscheint der Eingabewizard wenn es noch keinen Servicevertrag gibt. Ist ein solcher schon vorhanden, kann man hierüber zu dem Servicevertrag wechseln.

Voraussetzung

In den Stammdaten der Servicevertragsvorlagen muss mindestens eine Vorlage mit dem Typ 'Brillenabonnement' vorhanden sein.

KundenkartenbestellungBestellung einer Kundenkarten (muss zuvor als Dienst eingerichtet werden).
BemerkungenEingabe von Bemerkungen (Standard: Bemerkung 1 ist für den KT und die Bemerkung 2 steht auf der Rechnung des Kunden).
AN-RE-KAAus der Liste kann ein Angebot, Rechnung (öffnen, drucken, zahlungen, stornieren) und Kostenaufstellung geöffnet und gedruckt werden.
TraceEine Fassung tracen (nur wenn der Dienst konfiguriert wurde)
StatusIn welchem Auftragsstatus befindet sich der Brillenauftrag, z.B. fertig zur Abholung.
DirektbestellungDie ausgewählten Gläser im Brillenauftrag werden direkt beim Hersteller bestellt.
AbschließenSchließt den Brillenvorgang ab und erstellt die aus diesem resultierenden Rechnungen und Kostenvoranschläge
Zuständigkeitsiehe auch → Zuständigkeit (HG Versorgung)
Dokument (Archiv, importieren, scannen)Um Dokumente zu einem Vorgang abzulegen, können diese importiert oder eingescannt werden. Dabei wird in der Beschreibung die Vorgangsnummer vorgeschlagen. Über diese werden die Dokumente in der Archivsuche einem Vorgang zugeordnet. Dokumente werden aus dem Archiv des Kunden vom letzten Jahr angezeigt. Diese können zur Anzeigendarstellung über ein Datum eingeschränkt und über eine Vorschau eingesehen werden.

Maskenbereiche

FeldBeschreibung
NummerVon AMPAREX generierte Vorgangsnummer, die manuell abgeändert werden kann.
Typ

Brillentyp des Vorgangs (z. B. Fernbrille, Sonnenbrille etc.)

Tipp

Die Liste Brillentyp kann über → Stammdaten → Eigenschaften → Kategorie 'Augenoptik' → Name 'Brillentyp' geändert bzw. ergänzt werden.

Achtung

Beachten Sie, wenn eine Rechnung zu einem Brillenauftrag existiert darf der Status des Vorgangs nicht geändert werden. Die Rechnung muss zuerst storniert werden. Dabei wird der Status des Vorgangs automatisch auf abgebrochen gesetzt. Anschließend lässt sich der Status von Hand wieder auf offen setzen.
Status

Mögliche Auswahl:


Beschreibung
offenein neu erstellter Vorgang
abgeschlossenwird automatisch auf abgeschlossen gesetzt wenn Sie den Brillenvorgang/-auftrag abschließen
abgebrochenkann manuell auf diesen Wert gesetzt werden, wenn der Kunden abbricht (die Brille doch nicht möchte)
Erstellt amBeim Anlegen des Brillenvorgangs wird automatisch das Tagesdatum gesetzt. Das Startdatum (Erstellt am) des Vorgangs kann manuell geändert werden darf jedoch nicht in der Zukunft liegen.

Verkäufer

Mitarbeiter der den Auftrag bearbeitet bzw. entgegen genommen hat. Diese Feld wird automatisch mit dem Benutzer belegt, der in AMPAREX angemeldet ist.

Zur Auswahl wird angeboten:

  • Der Mitarbeiter der ein Benutzerkonto für die angemeldeten Filiale hat
  • und zum aktuellen Zeitpunkt im Unternehmen beschäftigt ist
  • und im Zeitraum von 6 Monaten mindestens einmal als Verkäufer eingetragen wurden (Zeitraum 180 Tage)

Refraktionist

Der Mitarbeiter, der die Refraktion durchgeführt hat oder ein entsprechender Arzt.

Zur Auswahl wird angeboten:

  • Der Mitarbeiter der ein Benutzerkonto für die angemeldeten Filiale hat
  • und zum aktuellen Zeitpunkt im Unternehmen beschäftigt ist
  • und im Zeitraum von 6 Monaten mindestens einmal als Refraktionist eingetragen wurden (Zeitraum 180 Tage)

Vorgangsschritte

Öffnet ein Dialogfenster mit vorgegebenen Vorgangsschritte. Diese können über → Stammdaten → Vorgangsschritte erweitert werden. Der Status beschreibt, wo sich der Brillenvorgang momentan befindet z. B. in der Werkstatt.

SchaltflächeBeschreibung
Öffnet den markierten Vorgangsschritt zur Bearbeitung (alternative ein Doppelklick auf den Vorgangsschritt). Ja nach Typ des Vorgangschrittes werden weitere Optionen angeboten → Vorgangsvorlage (Stammdaten). Dabei wird der Vorgangsschritt bestätigt (Status wird auf erledigt gesetzt) und das Kürzel des Mitarbeiters sowie das Datum und die Zeit dem Vorgangsschritt zugefügt.
Wurde ein Vorgangsschritt zuvor bearbeitet, kann dieser auf seinen Ausgangspunkt zurück gesetzt werden. Sind zu diesem Vorgangsschritt Dokumente hinterlegt, werden diese dazu gelöscht.
Servicevertrag

Über das → Mehr-Menü → Servicevertrag, kann z. B. ein Brillenabo-Servicevertrag angelegt werden. Dabei erscheint die eigentliche Servicevertragsnummer des Kunden. Der Servicevertrag selber findet man unter → Kunde → Serviceverträge (Kunde).

Voraussetzung

Für die Auswahl eine Servicevertrages muss mindesten eine Vorlage in den Stammdaten erstellt worden sein → Servicevertragsvorlage (Stammdaten).

Kostenträger

Auswahl des Kostenträgers (Krankenkasse) und Eingabe von Rezeptdaten mit Festbeträge für Sehhilfen. Wird ein Kostenträger ausgewählt, können Rezeptdaten eingegeben werden. Ferner kann angegeben werden, ob der Kunde zuzahlungsbefreit ist oder nicht (Standard) → Sehhilfenverordnung (OPTIK Kunde).

Tipp

Durch die Auswahl von Material, Typ und das Eingeben der Dioptrien-Werte schlägt AMPAREX die Abrechnungsposition vor.

Über die Vorauswahl von Material und Typ wird die Liste der Festbeträge auf diese reduziert. Darüber hinaus werden über den 'Druck' Button verschiedene Dokumente zum (Be)Drucken von Verordnungen angeboten.

Die Vorgangsvorlage kann nachträglich geändert werden, sofern die Filialkettenoption 'Änderung der Vorgangsvorlage erlauben' in der Filialverwaltung aktiviert wurde (siehe auch → Vorgang (Filialverwaltung). Hierbei besteht die Möglichkeit bearbeitete Vorgangsschritte zu übernehmen. Wählen Sie hierzu aus den Optionen. Wurde in der Vorgangsvorlage in den Stammdaten etwas geändert und man möchte die Änderungen nachladen oder ein Wechsel des Kostenträgers hat statt gefunden, erscheint der Auswahldialog.

OptionUnbearbeitete VorgangsschritteBearbeitete VorgangsschritteNeue Vorgangsschritte
1
  • Schritte die im bestehende Vorgang unbearbeitet sind bleiben unverändert
  • Schritte die im bestehende Vorgang bearbeitet sind bleiben unverändert
  • Schritte die es nicht im bestehenden Vorgang gibt werden angelegt
2
  • Schritte die im bestehende Vorgang unbearbeitet und in der neuen Vorlage vorhanden sind werden zurückgesetzt (z. B. Befragung)
  • Schritte die im bestehende Vorgang bearbeitet und in der neuen Vorlage vorhanden sind werden zurückgesetzt bis auf den Vorgangsschritt 'Marketingaktion auswählen'.
  • Ist der Schritt bearbeitet und nicht in der neuen Vorlage, werden diese Vorgangsschritte aus dem Vorgang entfernt.
  • Schritte die es nicht im bestehenden Vorgang gibt werden angelegt
3
  • Schritte die im bestehende Vorgang unbearbeitet sind bleiben unverändert
  • Schritte die im bestehende Vorgang bearbeitet sind bleiben unverändert
  • Werden nicht berücksichtigt
TerminTermin z. B. wann der Kunde die Brille abholen möchte.

Reklamation

Zu einem Brillenvorgang/Brillenauftrag kann ein oder mehrere Reklamationen angelegt werden. Ist dies der Fall, können weitere Informationen dazu in einem Dialog angezeigt werden (über das Icon oder per Doppelklick auf das Reklamationsfeld).

Voraussetzung

Zum Anlegen/Erstellen eines Servicevertrages muss mindesten eine Vorlage in den Stammdaten erstellt worden sein → Reklamationsvorlagen (OPTIK Stammdaten).

Glaswerte

Erfassung je nach Seite der verschiedenen Glaswerte.

Tipp

Hilfen zu den Eingabefeldern erhalten Sie, wenn Sie mit der Mouse über ein Eingabefeld fahren (MouseOver)

Farblegende (Eingabefelder)

FarbeFeldBeschreibung
weiß

Direkte Eingabe ist möglich
grau

Das Feld ist für die direkte Eingabe gesperrt, bzw. wird zur Eingabe frei gegeben, wenn ein anderes Feld 'befüllt' wird.
grün

Der Eingabefokus ist auf diese Feld gerichtet.
rot

In diesem Feld muss ein Wert eingetragen werden.
FeldNameBeschreibung
SphSphäre = Dioptrienwerte

Kennzahl für die Fehlsichtigkeit des Auges. Je höher die Dioptrien-Zahl, desto stärker die Brechkraft des Glasses und damit die Fehlsichtigkeit. Die Sphäre gibt an  wie stark das Brillenglas gewölbt sein muss, und ob eine Kurz- oder Weitsichtigkeit vorliegt.

Sie wird in Dioptrien angegeben:

Plus-WerteWeitsichtigkeit
Minus-WerteKurzsichtigkeit
ZylZylinder

Ein Zylinder wird bei Hornhautverkrümmung (Astigmatismus) benötigt, er korrigiert den Bereich des Auges, der nicht ganz eben ist. Dieser Wert wird in Viertel-Stufen positiv oder negativ angegeben.

International wird gewöhnlich die Form der Angabe mit den negativen Zylinder-Werten gewählt. In deutschen Brillenpässen findet man oft auch positive Zylinder-Angaben.

Add
Addition (Brille, Kontaktlinsen).
Pris. 1 & 2
Schiefstellung in cm (Brille).
Bas. 1 & 2
Nur bei Schiefstellung.
PDPupillendistanz (Ferne)

Pro Seite, der Abstand des Durchblickspunktes von der Gesichtmitte (Brille). Abstand zwischen den Pupillenmitten bei Hauptblickrichtung (Augenabstand).

  • wird in Millimetern (mm) angegeben
    Gesamt-PD von z. B. 65 mm oder auch in Einzel-PD Angaben R32,5 mm und L32,5mm (32,5mm + 32,5mm = 65mm)
NthNahteilhöheSpeziell für Bifokalgläser oder Trifokalgläser (Gläser mit Nahsicht-Fenster) ist die Höhe des eingearbeiteten Segmentes wichtig. Dieses wird als mm-Wert der Segmenthöhe (Abstand unterer Glasrand zu oberem Segmentende) erfasst. Gemessen wird die Höhe des unteren Lides. Die Nahteilhöhe ist für andere Glasarten (Gleitsichtglas) nicht sinnvoll.
YDurchblickhöheFür alle anderen Gläser (ausser Bi/Trifiokal) wird die Durchblickshöhe in mm vom unteren Glasrand (Fassungsrand) gemessen. Wichtig ist dieser Wert um den kleinsten Durchmesser des Glases zu bestimmen, der in eine gegebe Fassung passt. Beid er fertigen Brille, soll ja der optische Mittelpunkt des Glases auf dem Durchblickspunkt liegen.
Vsc
Unkorrigierte Sehstärke (Brille, Kontaktlinsen).
Vcc
Korrigierte Sehstärke (Brille, Kontaktlinsen).
HSA
Hornhautscheitelabstand (Brille)

Mögliche Optionsauswahl:

BefehlBeschreibung
Daten senden anFilialverwaltung → Externe Schnittstellen muss der E-Mail Dienst eingerichtet werden.
Daten übernehmenDaten übernehmen aus einem evt. angeschlossenen Autorefraktometer, aus einem Brillenauftrag, Refraktionsprotokoll oder Kontaktlinsenauftrag
In Pluszyinder umrechnen

Umrechnen von Minus-Zylinder auf Positiv-Zylinder:

  1. Man addiert den Zylinderwert zum sphärischen Wert dazu.
  2. Das Vorzeichen ändert sich beim Zylinder.

  3. Die Achse verschiebt sich um 90°

    Minus-Zylinder+2,25-0,75100°
    Postive-Zylinder+1,50+0,75190°

    Hinweis

    Mit Platzhalter kann das resultierende Prisma ausgedruckt werden (Stammdaten → Dokumentvorlagen). Das Ergebnis ist ein Prisma inklusive Basiswert, Ausgabe als x.xx / yyy°

HSA umrechnen

Im Brillen- und Kontaktlinsenvorgang sowie im Refraktionsprotokoll kann über einen weiteren Dialog, eine HSA-Umrechnung durchgeführt werden. Die umgerechneten Werte können dabei in den Vorgang übernommen werden.

DatenübernahmeÜbernahme von rechts/links nach links/rechts falls die Werte fälschlicherweise auf der falschen Seite eingetragen wurden oder identisch sind.
DatumDas Datum wird Optional mit dem Datum der Anlage des Brillenauftrages vorbelegt.
NotizEingabe einer Notiz für die erfassten Glaswerte.

FeldBeschreibung
Lagernr. (Lagernummer)

Auswahl einer Fassung aus dem Lagerbestand oder scannen des Barcodes auf dem Preisetikett. Die Fassung wird dabei direkt in den Bereich 'Angebot' angezeigt. Soll die Fassung wieder entfernt werden, kann diese über den 'Stift' in der Angebotsübersicht aus dem Angebot und aus dem Bereich 'Fassung' wieder entfernt werden. Im Brillenauftrag wird die Fassung üblicherweise über die Eingabe einer Lagernummer ausgewählt. AMPAREX sucht nach allen Fassungen im eigenen Lager mit der eingegeben Lagernummer welche nicht bereits einem Kunden zugeordnet wurden. Wird keine entsprechende Fassung gefunden erscheint ein entsprechender Hinweis. Werden mehrere Fassungen im eigenen Lager mit der eingegebenen Lagernummer gefunden, erscheint ein Auswahldialog, der einen zur Angabe der korrekten Fassung auffordert.

FeldBeschreibung
MarkeMarke der ausgewählten Fassung - wird die Fassung erst bestellt, können die Fassungsdaten (per 'Stift') manuell eingetragen werden. Dabei erhält die Fassung eine vorläufige Lagernummer beim 'Speichern'. Soll ein abschließen des Auftrages mit einer vorläufigen Lagernummer unterbunden werden, kann dies durch eine entsprechende Option hinterlegt werden → Sehhilfen (Filialverwaltung) → Option 'Vorgänge mit vorläufiger Lagernummer dürfen abgeschlossen werden'). Ferner kann über das Stift-Symbol auch Fassungen eingegeben werden, welche sich nicht im AMPAREX Lager befinden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich wenn der Kunde mit einer eigenen Fassung zum Verglasen kommt. Angebote mit einer vorläufigen Lagernummer dürfen in der Regel nicht abgeschlossen werden.
ModellModellbezeichnung der ausgewählten Fassung.
FarbeFarbnummer der ausgewählten Fassung (Freitext wenn kein Lagerfassung ausgewählt wurde).
GrößeGröße der ausgewählten Fassung (Freitext wenn kein Lagerfassung ausgewählt wurde).
KomplettbrilleMöglichkeit eine Fassung inkl. Glas beim Hersteller zu bestellen → Komplettbrille (Optik). Dabei wird in das Feld Lagernummer eine vorläufige Lagernummer generiert über welche die Komplettbrille eingelagert wird.
Eigene Fassung

Brille des Kunden, die nicht aus eigenem Bestand ist.

Mögliche Optionsauswahl:

BefehlBeschreibung
FassungsinformationenWird eine Fassung ausgewählt, können weitere Informationen zu dieser Fassung in einem weiteren Dialog angezeigt werden.
Fassung bestellenAuswahl einer Fassung, die bestellt werden soll.
HandeingabeHandeingabe nur möglich, wenn die entsprechende Filialkettenoption aktiviert wird → Sehhilfen (Filialverwaltung).

Zeigt die einzelnen Auftragspostionen in dem Brillenvorgang/-auftrag an. Dabei können Positionen hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden. Per 'Klick' auf die Angebotsnummer in der Überschrift (z. B. 'Angebot: AN-01-0022-19') oder auf  blendet den Einzelpreis bzw. den Kostenträgeranteil ein bzw. aus.

FelderBeschreibung

 Auftragspositionen (z. B. Fassung, Gläser, Gutscheine etc.)

Wird automatisch aus den Rezeptdaten, der Fassung und der Gläser befüllt. Die Werte können manuell korrigiert werden (Bearbeiten oder auch Löschen). Die Bearbeitung erfolgt über das Icon oder per Doppelklick auf die Auftragsposition.
Weitere Positionen hinzufügen

Über weitere Icons bzw. Menüeinträge können Auftragspositionen in den Brillenauftrag hinzugefügt werden (ab V4.7):

IconBeschreibung
Öffnet einen Dialog um einen vorhanden oder fremden Gutschein einzulösen.
Aktiviert und wendet ein Kundenbindungprogramm an (sofern vorhanden) → Kundenbindung (Stammdaten).

Öffnet ein Menü zur Auswahl weiterer Möglichkeiten:


Beschreibung
Schnellsuche: Sucht nach einen Artikel. Wird diese gefunden kann dieser Ausgewählt werden.
Artikel: Öffnet den Dialog zur suche eines Artikel. Dabei kann nach allen Artikel-Typen gesucht werden.

Freitext: Öffnet einen Dialog zur Eingabe eines Freitextartikels.

Der Freitextartikel ist KEIN Artikel aus Ihrem Lagerbestand und wird statistisch NICHT ausgewertet!

Rabatt: Öffnet den Rabattdialog zur Auswahl eines Standardrabattes oder zur Eingabe eines freien Rabattes.

PAYBACK: Öffnet den Dialog zum erfassen der Paybacknummer des Kunden und zur Eingabe eines evt. Payback Coupon (nur für Österreich) → siehe auch → PAYBACK (Schnittstelle).

Gutschein einlösen: Öffnet einen Dialog um einen vorhanden oder fremden Gutschein einzulösen. 
Programme: Aktiviert und wendet ein Kundenbindungprogramm an (sofern vorhanden) → Kundenbindung (Stammdaten).
Weitere Fassung: Öffnet den Dialog zur Suche einer Fassung.
Favoriten: Die Schnellauswahl von häufig benötigen Artikel (z. B. Brillenglasreiniger) im Brillenauftrag lässt sich unter → Stammdaten → Artikelkatalog, mit der Eigenschaft → Favorit und als Wert den Vorgangstyp 'Brille' belegen.
Unverbindliches AngebotDadurch wird der Brillenauftrag gekennzeichnet das dieser ein unverbindliches Angebot darstellt. Die Fassung wird in diesem Fall freigegeben und zurück ins Lager gelegt, ferner ...
  • kann das Angebot nicht abgeschlossen werden
  • können keine Gläser bestellt werden

 Zahlung

Öffnet den Dialog 'Anzahlung' zum Brillenvorgang über den Sie Zahlungen eingeben oder bereits gebuchte Zahlungen wieder stornieren können. Im Feld 'Anzahlung' wird der gebuchte Betrag angezeigt. Über einen Tooltipp auf den Anzahlungsbetrag, wird der Restbetrag (offener Betrag) angezeigt.

Schließt den Vorgang zur Rechnung ab. Mit dem Vorliegen einer Glasbestellung:

  • kann ein Brillenauftrag nicht mehr gelöscht werden

  • sind die Refraktionswerte und Glasbestellwerte nicht mehr änderbar

  • der Dialog 'Rezept' kann weiterhin geöffnet werden, allerdings ist dann nur noch das Verordnungsdatum änderbar

Ausnahme

Der Mitarbeiter gehört der Berechtigungsgruppe 'administrator' an, wobei das Ummelden von Benutzern bzw. deren jeweilige Berechtigungsgruppe berücksichtigt wird.

Der Dialog 'Sehhilfenverordnung' kann weiterhin geöffnet werden, allerdings ist hier nur noch das Verordnungsdatum änderbar.

Zusammenstellung bzw. Auswahl von Gläser anhand importierter Glaspreislisten der Hersteller (Manueller Import über die Glaspreislisten (Wartung) oder automatischer Import in den Firmen Bestellung/Lieferung (Stammdaten) → Glaspreislisten autom. aktualisieren →  Gläser (Kunde).


Beschreibung

Öffnet den Dialog mit weiteren Optionen zur Auswahl eines Glases → Gläser auswählen (Dialog 'Gläser auswählen')

siehe auch → Glasbestellwerte (OPTIK Kunde)

siehe auch → Gläser bestellen (OPTIK Kunde)

Wurde eine Bestellung angelegt, ändert sich die Schaltfläche von 'Gläser bestellen' auf → 'Bestellung öffnen'. Dadurch wird die vorhandene Bestellung geöffnet. Daten werden nicht verändert.

Dialoge

Siehe auch ...

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