Diese Maske dient der Verwaltung sämtlicher Dokumente an eine Firma. In diesem Firmenarchiv sind alle Schriftstücke ersichtlich, die für diese Firma jemals gedruckt oder von einer externen Quelle importiert wurden. Ebenfalls können dies Dokumente sein, die von einem Datenträger, einem Scanner oder einer Kamera stammen.
Schaltflächen
Funktionsleiste
| Icon | Beschreibung |
|---|---|
| Wird kein Dokument eingescannt bzw. importiert, kann direkt ein Dokument über die Vorschau erzeugt werden. |
Drucken
Nachdruck
Startet einen erneuten Druck, über den Druckdialog, des markierten Dokumentes.
Vorschau
Das markierte Dokument wird zur Ansicht beziehungsweise zur erneuten Bearbeitung geöffnet. Bei externen Dokumenten (z. B. eine Grafik) wird ein Programm zur Betrachtung des Dokuments geöffnet sofern ein solches auf Ihrem PC installiert ist. Aus der Vorschau heraus ist es möglich, das geöffnete Dokument als PDF als E-Mail zu versenden (Voraussetzung >> E-Mail (Schnittstellen). Ferner ist es möglich weitere Dateien an die E-Mail zu hängen.
Ausnahme
Die Vorschau eines PDF Dokumentes als auch der Druck des Dokumentes werden direkt in AMPAREX eingebettet ausgeführt.
Löschen
Das markierte Dokument wird aus dem Archiv gelöscht.
Import
Öffnet einen Dialog um eine Datei von einem Datenträger als Dokument zu importieren. Zusätzlich kann eine Dateibeschreibung für das zu importierende Dokument vergeben werden. Das neu importierte Dokument wird am Ende der Archivliste eingefügt. Eine Einschränkung des zu importierenden Formates gibt es nicht.
Export
Öffnet einen Dialog um das markierte Dokument als Datei auf einen Datenträger zu speichern. Der Dateiname kann beliebig vergeben werden.
Scannen
Ermöglicht das Importieren eines Dokuments von einer Kamera oder einem Scanner. Bei der Auswahl der Quelle muss das entsprechende Medium ausgewählt werden. Dabei kann immer nur eine Twainsitzung geöffnet werden. Bevor ein zweites Dokument per Twain eingelesen werden kann, muss die erste Twainsitzung geschlossen werden. Sind beim Importieren mehr als 5 MB Speicherplatz für einen Kunden belegt, so wird eine Warnmeldung ausgegeben. Ein Dokumentname ist nicht zwingend notwendig. Wird kein Name eingetragen, wird der Name mit der Auswahl des "Dokument-Typ" belegt.
Scanner
Ein Richtwert für die Auflösung sind 150 dpi, es sollten nur Graustufen verwendet werden und die Farbtiefe sollte bei 256 Farben oder darunter liegen. Ansonsten können gescannte Dokumente zu groß werden und den maximalen Speicherplatz von 1 MB pro Dokument überschreiten.Kamera
Auswahl eines Bildes direkt vom Speicher der Kamera. Wurde das Bild korrekt eingelesen, kann am Ende eine Beschreibung für das Dokument eingegeben werden. Das neu importierte Dokument wird am Ende der Archivliste eingefügt.
Maskenbeschreibung
Dokument-Typ
Wählt man aus dem Pulldownmenü eine Dokumentart aus, werden alle Dokumente im Archiv darunter angezeigt, diese der Art entsprechen.
Dokument-Typ
Änderung des bestehenden Dokument-Typs. Fehlende Dokument-Typen können per rechter Maustaste ergänzt oder bearbeitet werden.
Name
Anpassung des Namens des Dokumentes.
Vorhalten bis
Möglichkeit das vorhalte Datum anzupassen. Standardmäßig wird ein Dokument in AMPAREX 10 Jahre gespeichert. Danach wird dieses automatisch gelöscht.
Beschreibung
Bearbeitung der Beschreibung wenn diese ggf. fehlerhaft eingegeben wurde.