Schritt für Schritt
Die Dauer eines neuen Termins ergibt sich aus der Verfügbarkeit, die ausgewählt wurde. Ist keine Verfügbarkeit selektiert, wird die Dauer aus der Standard-Zeit der angeklickten Ressorce bestimmt.
In der Therapie wird für die Termindauer eine Terminvorlage gesucht, deren Name dem Text des Termins entspricht. Wird so eine Vorlage gefunden, werden die Werte für die Dauer, Vor- und Nachbereitunsgzeit übernommen. Anderenfalls wird, wenn ein Vorgang mit Artikeln zugeordnet ist, aus den Leistungsartikeln die Dauer berechnet (Angabe der Dauer auf der Seite Lagerverwaltung der Artikel).
Per Filialketteneinstellung 'Nachbereitung für Hausbesuche' (Termin (Filialverwaltung) kann eine Nachbearbeitungszeit für Termine mit Hausbesuch voreingestellt werden. In diesem Fall wird für jeden Termin, der einen Hausbesuch darstellt dieser Wert als minimale Nachbearbeitungszeit eingestellt. Die Dauer des Termins wird um die Länge der Nachbereitunsgzeit verlängert.
Um einen neuen Termin anzulegen, gehen Sie wie folgt vor.
| Beschreibung | |
|---|---|
| Wechseln Sie im Terminplaner (1) in das Untermenü 'Terminplaner' (2). Wählen Sie hier eine geeignete Ansicht (3), in der Sie die Terminsituation am besten einsehen können (z. B. Tagesansicht, Wochenansicht, Behandlungsplaner, Mitarbeiteransicht etc.). Suchen Sie nach einem geeignetem Platz für den anstehenden Termin aus (4). Per rechte Maustaste und Auswahl einer Terminvorlage (oder alternativ per Doppelklick auf den freien Platz im Terminplaner) erstellen Sie einen neuen Termin (5). |
Reiter: Termin
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Tag an welchem der Termin im Terminplaner eingetragen wird bzw. stattfinden soll. |
| Als nicht verfügbar anzeigen | Setzen Sie den Haken, wenn Sie z. B. für diesen Termin nicht verfügbar sind, also nicht im Hause sind. Wird diese Option aktiviert, wird dieser Termin zusätzlich ab einer Dauer von 4 Stunden im Ressourcenplaner angezeigt. Wird ein Kunde zu dem Termin ausgewählt, steht diese Option nicht zur Verfügung. |
| Beginn/Ende/Dauer | Über die Uhrzeit wird der Terminstart und das Terminende definiert. Wird nur ein Starttermin definiert kann über die Dauer die Länge des Termin eingestellt werden. Hinter der Beginn-Uhrzeit und der Ende-Uhrzeit kann eine Vor- bzw. Nachbereitungszeit für den Mitarbeiter oder für den Kunden eingetragen werden. Hinweis Für die Vor- bzw. Nachbereitungszeit muss die jeweilige Filialketteneinstellung in der Filialverwaltung im Reiter 'Termin' aktiviert werden (siehe auch: Vor- und Nachbearbeitungszeiten verwenden). Ist diese Option gesetzt, wird vor dem bzw. nach dem Termin die Zeiten schraffiert dargestellt (für Mitarbeiter). Soll sich die Vor- oder Nachbearbeitungszeit ausschließlich auf den Kunden beziehen, z. B. wenn dieser früher kommen soll, dann muss die Option 'Vor- und Nachbearbeitungszeiten' beziehen sich auf den Kunden in der Filialkette aktiviert werden. Die Zeit welcher der Kunde früher erscheinen soll, wird dann z. B. auf dem Terminzettel ausgewiesen. |
| Typ | Wählen Sie einen Typ für den Termin aus (z. B. Behandlung, Anpassung etc.). Diese Eigenschaften können auch direkt per rechter Maustaste 'Eigenschaft bearbeiten' erweitert werden. |
| Status | Wählen Sie einen Status für den Termin aus (z. B. Vorgeschlagen, Bestätigt etc.). Diese Eigenschaften können auch direkt per rechter Maustaste 'Eigenschaft bearbeiten' erweitert werden. |
| Ressource 1/2 | Die Ressource 1 wird immer vorbelegt - je nach dem in welcher Ansicht bzw. Spalte Sie den Termin erstellen. Zusätzlich kann eine zweite Ressource (z. B. eine Kabine oder ein weiterer Mitarbeiter) ausgewählt werden. Sollen mehrere Mitarbeiter zu einem Termin aufgeführt werden, werden diese über den Reiter 'Ressourcen' hinzugefügt. Für jede weitere eingetragen Ressource wird der Termin in der entsprechenden Ansicht automatisch mit angezeigt. |
| Hausbesuch | Kennzeichnung ob der Termin ein Hausbesuchstermin ist. Dieser Termin wird in der Terminplaneransicht zusätzlich durch ein Haussymbol dargestellt. |
| Kunde | Suchen Sie einen Kunden (Eingabe oder per Auswahl 'Lupe'), legen Sie eine neuen Kunden an oder wählen Sie einen Kunden aus den letzten 10 aufgerufen Kunden aus. |
| Marketing | Wählen Sie eine Marketingaktion zu diesem Termin aus. Diese muss zuvor über das Marketing in den Stammdaten angelegt worden sein. Die Aktion selber wird beim Kunden in den Marketingkontakten gespeichert. Hat der Kunde einen Marketingkontakt, wird dieser automatisch vorbelegt. |
| Vorgang | Wird ein Kunde mit einem offenen Vorgang ausgewählt, wird dieser direkt im Termin angezeigt. Per rechter Maustaste auf den Termin kann von diesem direkt aus dem Terminplaner in den Kundenvorgang gewechselt werden. |
| Text | Eingabe eines kurzen Betreffs um was es in diesem Termin geht. Dieser Text wird im Termin in der Terminplaneransicht angezeigt. |
| Kommentar | Ausführlicher Text und weitere Informationen zu diesem Termin. Dieser Kommentar wird in der Terminplaneransicht angezeigt. |
| Terminzettel drucken | Möglichkeit gleich bei der Erstellung des Termins einen Terminzettel zu drucken. |
Reiter: Wiederholung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
- Wiederholend
Erst wenn der Termin als wiederholend markiert wird, stehen die darunter liegenden Felder zur Verfügung. - Intervall
Wählen Sie als erstes den Rhythmus aus (z. B. wöchentlich alle 2 Wochen). Für einen wöchentlichen Rythmus können mehrere Wochentage gewählt werden (z. B. jeden Mo., Mi. und Fr.). Standardmäßig werden an Feiertagen keine Serientermine erstellt, es sein denn, man wählt das entsprechende Häkchen aus (auch Feiertags). - Ende
Das Ende einer Serie kann ein bestimmtes Datum sein (einschließlich), oder durch die Anzahl von Termine vorgegeben werden (z. B. Gesamtzahl 10). Wählt man: Wiederholung endet nie so werden Termine bis zum Ende der Kalenderperiode erzeugt. Die Kalenderperiode ist sichtbar unter: Terminplaner → Administration → Reiter 'Kalenderperiode'. Dort kann die Periode erweitert werden und die Serientermine somit weiter vortragen werden. In die Serientermine fließen die Zeit (Start, Ende, Vorbereitung), die Texte, der Kunde und die Ressourcen ein. Nicht übernommen wird z.B. der Vorgang. Öffnet man einen Serientermin und nimmt Änderungen vor, so wird immer nur der einzelne Termin verändert, die anderen Termine der Serie bleiben unverändert. Ferner kann ein erstellter Serientermin in der Serie an sich nicht geändert werden. Dazu muss der Serientermin gelöscht und neu erstellt werden. - Serie vorzeitig beenden
Soll eine Serie vorzeitig enden (Kunde kommt nicht mehr) so wählt man den Termin nach dem letzten Termin an welchem er kommen wird oder da war und löscht diesen. AMPAREX bietet nun an diesen und alle nachfolgenden Termine zu löschen.
- Wiederholend
Reiter: Ressourcen
Werden mehr als 2 Ressourcen zu einem Termin benötigt, fügen Sie an dieser Stelle weitere zu diesem Termin hinzu.
- Filiale
Die Filiale wird mit der Filiale vorbelegt, über welche Sie den Termin erstellen. Soll dieser Termin für eine andere Filiale sein, wählen Sie diese entsprechend aus. - Hinzufügen
Wählen Sie zuerst die Ressource aus der Liste aus und fügen diese dann dem Termin hinzu. - Entfernen
Entfernt eine zuvor aus der Liste markierte Ressource.
- Filiale
Reiter: Historie
Wird an einem Termin etwas geändert (verschoben, Statusänderung etc.) wird dies in der Historie des Termin mit dem Mitarbeitername, Datum und Uhrzeit, welcher angemeldet war und etwas am Termin geändert hat, protokolliert.