Schritt für Schritt
Online Terminplanung ist die Möglichkeit für End-Kunden, selber Termine beim Leistungserbringer (Akustiker, Optiker oder Therapeuten) zu buchen. Hierbei folgt der End-Kunde einem Link z. B. von Ihrer Homepage zu dem Online-Terminplaner. In diesem wird dem End-Kunden von Ihnen eine Ortsressource (z. B. Kabine) mit freien Termin angezeigt. Diese frei Termine werden von Ihrem Terminplaner über die Verfügbarkeiten definiert.
Der End-Kunde gibt mindestens seinen Vor- und Nachnamen inkl. einer gültigen E-Mailadresse an. Wird ein Termin im Online-Terminplaner eingetragen ist der Termin für andere End-Kunden direkt geblockt (wird als "x" dargestellt). Über die Pfeile wechselt der End-Kunde zwischen den Wochen. Der Termin selber wird Ihnen direkt im AMPAREX Terminplaner angezeigt.
Hinweis
Der Online Terminplaner wird demnächst um weiteren Features erweitert.
Voraussetzung
In AMPAREX muss eine Serverseitige SMTP Schnittstelle eingerichtet sein >> E-Mail (Schnittstelle). Über diese erhält der Kunde zum einen eine Bestätigung, dass er einen Termin angefordert hat und zum anderen benötigen Sie die Schnittstelle um dem Kunden ggf. eine Terminbestätigung über die Benachrichtigungsfunktion zu senden.
Technischer Benutzer
- Für die Verknüpfung zwischen AMPAREX und dem Online Terminplaner wird ein technischer Benutzer (Mitarbeiter) benötigt. Legen Sie daher in der Filialverwaltung >> Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter z. B. mit dem Nachnamen "Technischer Mitarbeiter" an. Haben Sie mehrere Filialen, sollte der Name entsprechend der Filiale lauten bzw. einen eindeutigen Namen erhalten. Je Filiale wird ein eigener Mitarbeiter benötigt >> Mitarbeiter (Filialverwaltung).
- Als nächsten Schritt legen Sie für diese technischen Mitarbeiter Benutzerkonten an >> Benutzerkonten (Filialverwaltung).
Terminplanerfreigabe
- In der Administration des Terminplaners wählen Sie die Ortressource aus, welche Sie für die Onlineterminplanung frei geben wollen und geben diese "frei" per "Online Terminplanung erlaubt" >> Administration (Terminplaner).
Verfügbarkeiten
- Wechseln Sie in die Ansicht, welche Sie frei gegeben haben und erweitern/kontrollieren Sie die Verfügbarkeiten. Jede Verfügbarkeit vom Typ "Arbeitszeit" wird im Online Terminplaner angezeigt. So haben Sie die Möglichkeit genau zu steuern, welche freien Termine und auch die länge der Termine, dem End-Kunden angezeigt werden >> Verfügbarkeiten (Terminplaner).
Servicezugangsdaten
- In der Filialverwaltung wechseln Sie in die Servicezugangsdaten. Per "Neu" (1) legen Sie einen neuen Eintrag an. Als Zugangstyp wählen Sie "Benutzer Alias" (2) aus. Als Benutzer den zuvor angelegenten "Technischen Mitarbeiter" (3). Abschließend wählen Sie noch die passende Filiale (4) aus und speichern die Angaben. Unter den Eingabefeldern wird eine URL Adresse (5) angezeigt.
Homepage
- Über die oben genannte URL gelangen Sie zu einer "Einstiegsseite". Über diese erhalten Sie den eigentlichen Link für Ihre Homepage. Entweder sie kopieren den Link per Rechtsklick auf den Eintrag oder klicken ersteinmal auf den Link um den Online-Terminplaner anzuschauen. Den eigentlichen Link erhalten Sie dann über die URL aus der Adresszeile wenn der Onlineplaner angezeigt wird.
- Haben Sie den Link direkt oder z. B. als iFrame in Ihre Homepage eingebunden, kann direkt der End-Kunde Termine eintragen. Der Kunde sucht sicht einen freien Termin aus und klickt diesen an. Dabei muss der Anwender mindestens seinen Nachnamen sowie eine gültige E-Mailadresse angeben. Über diese erhält der End-Kunde automatisch eine Terminbestätigung.
AMPAREX Terminplaner
- Die Terminanfrage wird als Termin mit dem Typ "Terminanfrage", Status "Vorgeschlagen" in den AMPAREX Terminplaner geschrieben.
- Die End-Kundendaten werden als Kommentar in den AMPAREX Termin geschrieben. Um "Neukunden-Spam" zu vermeiden, wird der Kunde "nicht" neu angelegt.
- Taucht ein neuer Termin auf, öffnen Sie diesen und wählen den Kunden aus (sofern er schon ein Kunde von Ihnen ist) bzw. legen einen neuen Kunden an. Danach können Sie dem Kunden z. B. über die Benachrichtigungsfunktion (rechte Maustaste auf den Termin) seinen Termin endgültig bestätigen >> Kunde über einen Termin benachrichtigen.
Tipp
Sollte der Termin verschoben oder gelöscht werden, empfiehlt es sich den Kunden direkt per Telefon, E-Mail oder per SMS z. B. über die Benachrichtigungsfunktion am Termin, zu informieren. Diese steht zur Verfügung, sobald der Kunde im Termin ausgewählt bzw. angelegt wurde.