Funktionsleiste
| Schaltfläche | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
| Speichern | Wurden Daten in der Maske ergänzt, verändert oder gelöscht, werden hiermit die Änderungen in die Datenbank gespeichert. |
| Neuladen | Wurden auf einem anderen Arbeitsplatz Daten geändert oder erfasst, können diese Daten nachgeladen werden, ohne die Maske neu aufzurufen. |
| Mehr | Über das Mehrmenü wird das Änderungsprotokoll aufgerufen. Hierüber werden alle Änderungen des gewählten Datensatzes protokolliert und angezeigt. Tipp Zusätzlich können die Änderungen über die Auswertungen → Änderungsprotokoll → Protokolltyp 'Filialkettenattribut' - eingesehen werden. |
Maskenbeschreibung
Rechnungseinstellungen
| Standard | Feld | Beschreibung | ||||||
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| Rechnungs- und sonstige Dokumentnummern enthalten das Filialkürzel | Wählen Sie diese Option, wird das Filialkürzel in Rechnungen, den Lieferscheinen und den Bestellungen aufgenommen. Die Nummer 1234 aus dem Jahr 2006 für die Filiale mit dem Kürzel XY würde dann z. B. wie folgt aussehen: RE-XY-1234-06. | |||||||
| Separate Nummern für Rechnungen und sonstige Dokumente je Filiale | Wählen Sie diese Option, wenn Sie eigene Nummernkreise der Filialen in den Abrechnungsdokumenten wünschen. Diese Festlegung betrifft die Nummernkreise für Kundenangebote und -rechnungen, sowie für Kostenvoranschläge, Rechnungen und Sammelrechnungen an die Kostenträger. Diese Einstellung sollte, wenn erforderlich, nur zum Jahreswechsel geändert werden, da das Rechnungsjahr in der Rechnungsnummer enthalten ist und somit eine eindeutige Zuordnung erhalten bleiben würde. Hinweis Diese Option ist nur wählbar, wenn die vorherige Option aktiviert wurde (Filialkürzel in der Dokumentnummer). | |||||||
| KA werden in einer SR unter der Abrechnungs-IK Nummer zusammengefasst | Kostenaufstellungen von verlinkten Kassen (Kostenträger mit gleicher Abrechnungs-IK) können mit dieser Option in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. | |||||||
| Gutschriften an Kostenträger immer als Einzelrechnung | Aktivieren Sie diese Option, wenn Gutschriften an den Kostenträger, unabhängig von der dort hinterlegten Option, mit Sammelrechnung als Einzelrechnungen erstellt werden sollen. | |||||||
| SR anlegen, wenn die Kostenaufstellung 'Fertig zur Abrechnung' ist | ||||||||
| Aktuelles Datum für die Berechnung des Fälligkeitsdatums verwenden | Ist diese Option gesetzt, wird für die Berechnung des Fälligkeitsdatums nicht das Rechnungsdatum, sondern das aktuelle Datum herangezogen. | |||||||
| Beim Abschließen von Angeboten, direkt KT-Einzelrechnung anbieten | Sofern beim Abschluss eines Angebotes die Kostenaufstellung mit dem Status 'Genehmigt' erstellt wird (für die im Angebot enthaltenen Positionen wurde am Kostenträger ohne vorherige Genehmigung eingetragen) wird dieser schon beim Abschluss für Sammelrechnungen vorgemerkt beziehungsweise gleich die Kostenträgerrechnung als Einzelrechnung erstellt. | |||||||
| Nur KA abgeschlossener Angebote in eine Sammelrechnung aufnehmen | Nur wenn zur Kostenaufstellung das Angebot abgeschlossen wurde, wird das Angebot in die Sammelrechnung aufgenommen. | |||||||
| Auch Positionen ohne Kostenübernahme aus der Kalkulation übernehmen | Wird aus einem Angebot eine Kostenaufstellung erzeugt, werden normalerweise nur die Positionen übernommen, die vom Kostenträger auch übernommen werden. Sollen alle Positionen in die Kostenaufstellung übernommen werden, muss diese Filialketteneinstellung aktiviert werden. | |||||||
| Einzelne Rechnungen nicht exportieren aktivieren | ||||||||
| Einzelne Rechnungen nicht exportieren | ||||||||
| SR dürfen vor einem Buchhaltungsexport nicht verändert werden | ||||||||
| Keine Rechnungsnummer, wenn nur voll bezahlte Zuzahlung | ||||||||
| Kundenrechnungen immer als PDF im Archiv speichern |
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| Kassenabrechnung immer netto anlegen | ||||||||
| Sofort gültige Rechnungsnummer vergeben, wenn SR angelegt wird | Mithilfe dieser Einstellung werden neu erstellte Sammelrechnungen sofort mit einer gültigen Rechnungsnummer versehen. Damit diese Rechnungsnummer nicht verloren geht (Rechnungsnummern müssen lückenlos aufsteigend sein), dürfen solche Sammelrechnungen nicht mehr gelöscht werden. Sie müssen stattdessen storniert werden. Um diese Einstellung aktivieren zu können, schalten Sie erstmal die Einstellung 'SR anlegen, wenn die Kostenaufstellung 'Fertig zur Abrechnung' ist' frei. | |||||||
| SR Rechnungsdatum beim Anlegen änderbar | Diese Option bezieht sich auf Sammel- bzw. Kostenträgerrechnungen. Teilweise auch unter Verwendung im Reklamationswizard. | |||||||
| Rechnungsdatum beim Anlegen änderbar |
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| Rechnungsnummer und -datum synchron aufsteigend | ||||||||
| Lieferdatum beim Abschließen auf das Tagesdatum setzen (außer Zentrale) |
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| SR können nach dem Erstellen nicht mehr verändert werden | Mit dieser Option können Sammelrechnungen nach der Erstellung nicht mehr nachträglich geändert werden. | |||||||
| 0 | SR dürfen (x) Wochen nach der Erstellung geändert werden | Mit dieser Option können Sammelrechnungen nach der Erstellung noch (x) Wochen nachträglich geändert werden. | ||||||
| Datum der Sammelrechnung statt Datum des KV für die Filialübersicht verwenden |
Einstellungen für Unternehmen mit Zentralfunktionalität
| Standard | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Sichtbarkeit der KT-Abrechnungen auf gemeinsame IK Nummer einschränken | Sollen in den Dialogen der Sitzung Abrechnung Kostenträger nur die Abrechnungen für die aktuelle Filiale (und die Filialen mit gleicher IK) angezeigt werden, so müssen Sie diese Option aktivieren. Anderenfalls erscheinen hier die Abrechnungen aller Filialen. | |
| Führender Filialname statt der IK Nummer mit gemeinsamer IK Nummer | Nicht immer gibt es eine 1:1 Zuordnung zwischen IK und Filiale. Gerade bei Halbtagesfilialen oder sonstigen Außenstellen kann es sein, dass diese unter der IK der führenden Filiale abrechnen. Sie können über diese Option bestimmen, ob in den Anzeigeelementen der Sitzung: Abrechnung Kostenträger die IK oder der Filialname verwendet werden soll. Welche Filiale die führende ist, legen Sie in den Filialeinstellungen fest. | |
| Filialen dürfen Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag anlegen | Aktivieren Sie diese Option, um den maximalen Rechnungsbetrag festzulegen, bis zu dem die Filiale eine Rechnung erstellen darf. Wählen Sie die Art der Rechnung (Sonstiges, Neuversorgung, Otoplastik, Reparatur) aus und hinterlegen Sie den maximalen Rechnungsbetrag im Eingabefeld. Wird z. B. bei dem Eintrag: HG Versorgung → 0,00 EUR eingetragen, kann beim Abschließen eines Angebotes keine Kundenrechnung erstellt werden. Dies dürfte dann nur die Zentrale.
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| Zentrale darf Angebote mit dem Status "abgeschlossen" verändern | In Verbindung mit den Eingaben in der Tabelle: Filialen dürfen Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag anlegen, Angebote können ausschließlich noch von der Zentrale bearbeitet werden. | |
| Filialen dürfen Kostenträgerrechnungen anlegen | Ist die Option gewählt, so kann eine Filiale innerhalb der Abrechnung Kostenträger aus einem genehmigten Kostenvoranschlag eine Kostenträgerrechnung (Einzel- oder Sammelrechnung) erstellen. Anderenfalls kann in der Filiale an dieser Stelle lediglich der Status des Kostenvoranschlages von KV 'Zugestellt' auf 'Genehmigt' geändert werden. | |
| Filialen dürfen Kostenvoranschläge anlegen | Aktivieren Sie diese Option, um Ihrer Filiale die Möglichkeit einzuräumen, beim Abschluss eines Angebotes genehmigungspflichtige Kostenvoranschläge zu erstellen. Die Funktion 'Vorab Kostenträger KV' bleibt von dieser Einstellung unberührt. | |
| Filialen dürfen Kostenaufstellungen 'Fertig zur Abrechnung' setzen | Filialen dürfen die Option: Fertig zur Abrechnung beim Abschließen eines Angebotes setzen - ohne diese Option, nur die Zentrale bei der Abrechnung (Abrechnung Kostenträger). | |
| Beim Abschließen von KA 'Fertig zur Abrechnung' vorschlagen | ||
Folgereparaturpauschale nicht automatisch 'Fertig zur Abrechnung' | Die Kostenaufstellungen für die Folgereparaturpauschale haben den Status 'neu angelegt' | |
| Angebote dürfen filialübergreifend abgeschlossen werden | Bei Aktivierung dieser Option dürfen Angebote, die in Filiale X erstellt wurden, von Filiale Y abgeschlossen werden. Dabei kann festgelegt werden, welcher Filiale der Umsatz gutgeschrieben wird. Hierbei muss beachtet werden, dass sich das Abschließen der Angebote bei manchen Ketten auf die Boni auswirken kann. Auch kann es zu Problemen kommen mit Angebotspositionen, die seriennummer-gestützt sind, da die Seriennummern auf Artikel im Lager der Filiale, die das Angebot abgeschlossen hat, verweisen.
Diese Option wird automatisch aktiv, wenn Angebote filialübergreifend abgeschlossen werden dürfen. Standard ist, dass gefragt wird, welcher Filiale der Umsatz zugeordnet werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten:
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| Bei Abschluss Umsatz und Zahlung folgender Filiale zuordnen |
