Schritt für Schritt
Der AMPAREX Terminplaner lässt sich mit einem Google-Kalender synchronisieren um wiederum über Ihr Smartphone die Termine des Google Kalenders auslesen zu können. Dabei lassen sich Ressourcen mit einem Google-Kalender verknüpfen. Alle zukünftigen Termine werden dann mit dem verknüpften Google-Kalender synchronisiert. Der Google-Kalender selber kann z. B. mit dem Kalender Ihres Smartphones oder einem externen Kalenderprogramm (z. B. Outlook) synchronisiert werden. Auf diese Weise können Sie Ihre AMPAREX-Termine auch auf Ihrem Handy (Smartphone) einsehen.
| Info | ||
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Der AMPAREX-Terminplaner wird automatisch jede 15 xx Minuten mit Ihrem Google-Kalender in beide Richtungen synchronisiert. |
| Info | ||
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Registrierung bei |
Google: Für die Synchronisation mit einem Google Kalender wird ein Google Konto |
benötigt. Falls noch nicht vorhanden |
, legen Sie über → 'www.google.de → Anmelden |
' ein neues Konto an. |
| Hinweis | ||
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Beachten Sie, dass wenn Sie 'Google Apps for Work' (Google Business) einsetzen, müssen Sie, bevor Sie den AMPAREX Kalender einrichten, für diesen Account freigaben festlegen → Google freigaben | Arbeitsablauf. |
Kalender anlegen
Nach der Registrierung muss ein neuer Kalender angelegt werden. Gehen Sie dabei wie nachfolgend beschrieben vor.
| Warnung | ||
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Erstellen Sie in Ihrem Google Account einen neuen Kalender (z. B. AMPAREX) - dieser darf KEINE Termine enthalten - AMPAREX würde bestehende Termine bei der ersten Synchronisation die Termine löschen. In Ihrem Smartphone selber können Sie nach der Einrichtung nur diesen oder auch weitere Kalender gleichzeitig anzeigen lassen. |
(a) Nach der Registrierung melden Sie sich in Google an (www.google.de → Anmelden).
(b) Falls noch nicht geschehen, geben Sie im nächsten Schritt Ihre Google Anmeldedaten (E-Mailadresse und Ihr Passwort) ein und melden Sie sich an.
(c) Wechseln Sie auf der angemeldeten Google Seite oben rechts über die Apps (1) in die Kalenderverwaltung (2) von Google.
(d) Hier legen Sie in der Kalenderansicht über → Meine Kalender (1) → Neuen Kalender erstellen (2) einen neuen Kalender an (z. B. AMPAREX).
(e) Als Kalendername geben Sie hier den Kalendername ein (z. B. AMPAREX). Kann aber auch ein anderer Name, z. B. vom Mitarbeiter sein. Alle anderen Felder sind rein Optional und sollten erst einmal nicht geändert werden.
(f) Um den Google Kalender mit AMPAREX synchronisieren zu können, muss dieser nun Authorisiert werden.
(g) Wechseln Sie zu 'Diesen Kalender freigeben' (1).
(h) Im Feld Person (2) geben Sie googleservice@amparex.com ein.
(i) In den nachfolgendem Feld 'Berechtigungseinstellungen' (3) wählen Sie den Eintrag 'Termine ändern' aus.Haben Sie ein ADROID Smartphone, dann haben Sie schon einen Google-Account. |
| Beschreibung | |||||||
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| Haben Sie die Filialkettenoption aktiviert, muss AMPAREX an allen Arbeitsplätzen neu gestartet werden. Anschließend wechseln Sie im → 'Terminplaner' in die → 'Administration'. Hier wählen die Ressource aus, die mit dem Google Kalender synchronisiert werden soll. Um die Freigabe einzurichten, klickt man auf die Lupe. Dabei öffnet sich ein → 'Freigabe-Dialog' mit Hinweisen über die Google-Kalender-Freigabe. Starten Sie die Freigabe per | ||||||
| OptionalAlternativ kann jeder Mitarbeiter die Freigabe über → 'Mein AMPAREX' starten. Starten Sie die Freigabe per | ||||||
| Es öffnet sich ein → 'Webbrowser-Fenster' mit der Aufforderung, sich in seinem Google-Account anzumelden. | ||||||
| Erscheint der neben stehende Dialog, setzen Sie die beiden Haken und bestätigen Sie die Eingabe per → 'Weiter'. War die Anmeldung erfolgreich, wird Ihnen dies in Ihrem Webbrowser angezeigt. Ferner, dass Sie die Website schließen können. | ||||||
| In AMPREX öffnet sich zeitgleich ein Dialog, in dem entweder ein bereits vorhandener Kalender ausgewählt oder ein neuer Google-Kalender erstellt werden kann. | ||||||
| Ist kein sekundärer Kalender vorhanden (sondern nur der primäre, d. h. Ihr Hauptkalender), werden Sie aufgefordert einen neuen Google-Kalender anzulegen.
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| Nach Auswahl des gewünschten Google-Kalenders für die Synchronisation wird abgefragt, ob alle Termine in diesem Kalender gelöscht werden sollen (z. B. sinnvoll, wenn der Anwender einen bereits vorhandenen Google-Kalender nutzen möchte, diesen jedoch erst zurücksetzen möchte). Speichern Sie anschließend die Einrichtung. | ||||||
| Die → 'Google-Kalender-Id' des ausgewählten Kalenders wird nun als Referenz (und um rückwärtskompatibel zur bisherigen Google-Synchronisation zu sein) im ID-Feld hinterlegt. Speichern Sie erneut die Änderung. Die Einrichtung zur Synchronisation zwischen dem AMPAREX Terminplaner und Ihrem Google-Account ist damit abgeschlossen | ||||||
| Möchten Sie die Freigabe zurückziehen, kann diese jederzeit über erneutes Klicken auf die Lupe und Auswahl der Option 'Bestehende Zustimmung zurückziehen' gelöscht werden |
(j) Bestätigen Sie die beiden Eingaben mit dem Feld 'Person hinzufügen' (4).
(k) Wechseln Sie wieder zurück in die Kalenderdetails.
(l) Weiter unten auf der Seite gibt es die Kalenderadresse.
(m) Kopieren Sie die Kalender-ID (2) (markieren Sie die komplette ID mit allen Zeichen und kopieren diese per [Strg]+[c]). Die ID erkennen Sie an einer langen Zahlenfolge gefolgt von @group.calendar.google.com.
(n) Speichern (3) Sie die Angaben.
(o) Abschließen können Sie den Google Kalender bzw. Ihren Google Account beenden.
Synchronisierung (Kalender-ID in AMPAREX eintragen)
Für die eigentliche Synchronisation wird die kopierte Kalender-ID wie folgt in AMPAREX eingetragen.
| Beschreibung |
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| Info | ||
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Die erste Synchronisation kann, je nach Anzahl der Termine, ein paar Minuten dauern. Danach stehen die Termine im Google- bzw. in Ihrem Google-Smartphone-Kalender zur Verfügung. |
| Hinweis | ||
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Bei der Übertragung an Google wird die Adresse des Kunden nur dann übermittelt, wenn im Termin die Option "HAUSBESUCH" ausgewählt wurde. |
Google Kalender auf Ihrem Smartphone
Richten Sie als letzten Schritt Ihr Smartphone für die Benutzung, ggf. neu, mit Google ein. Eine Übersicht zur Einrichtung finden Sie hier (http://www.google.de/mobile/).
| Hinweis | ||
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Verwenden Sie zur Synchronisation des Terminplaners stets einen eigenen Google-Kalender. Verwenden Sie diesen Kalender ausschließlich für Ihre AMPAREX Termine, da sonst ggf. private Termin im AMPAREX Kalender auftauchen. |
Termine
Ist der Google Kalender eingerichtet und mit AMPAREX synchronisiert können Sie wie gewohnt in AMPAREX/Google Ihre Termine anlegen.
AMPAREX TermineDie Termine erscheinen sofort in Ihrem Google Kalender.
Google Kalender Termine
Erstellen Sie hingegen in Ihrem Google Kalender bzw. über Ihr Smartphone einen Termin, werden diese Termine viertelstündlich mit AMPAREX Kalender synchronisiert.
| Warnung | ||
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AMPAREX kann keine Serientermine von Google nach AMPAREX übertragen. D. h. es wird der erste Termin der Serie aber nicht die Folgetermine in AMPAREX angezeigt. In AMPAREX selber können Sie allerdings Serientermine erstellen welche dann nach Google übertragen werden. |
Mehrere Kalender anlegen
In Google können mehrere Kalender für eine oder mehrere Personen erstellt werden.
Mehrere Kalender (eine Person)In Ihrem Google-Konto lassen sich beliebig viele Kalender anlegen). So können Sie z. B. mit einem Konto jeweils einen Kalender für private Termine und einen für Ihre AMPAREX Termine erstellen. Die privaten Termine aus dem privatem Kalender werden dabei nicht an AMPAREX übertragen und sind nur im Google Kalender bzw. auf Ihrem Smartphone sichtbar.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass Sie in Ihrem Kalender, die Termine mehrerer Ressourcen aus AMPAREX anzeigen lassen können.
Sie können auch ein gemeinsames Google Konto für die gesamte Firma erstellen und darin für jeden Mitarbeiter (Ressource) einen jeweils eigenen Kalender (Kalendername = Mitarbeitername/Ressourcenname von AMPAREX). Rufen Sie dann den Hauptkalender ab, werden alle Kalender übereinander dargestellt, so dass Sie alle Termine aller Kalender einsehen können.
Kalender frei geben
Bestehende Google Kalender können für andere Personen freigegeben werden, so dass diese bestehende Termine bzw. Ansichten einsehen können. Hierbei kann für eine Person freigaben (was darf die Personen in diesem Kalender) erteilt werden. Eine Ausführliche Anleitung erhalten Sie in der Google Kalender Hilfe.
Melden Sie sich dazu in Ihrem Google Account an, wechseln in Ihre Google Kalender Ansicht und gehen in die Einstellungen → Hilfe.