Unterstützte Schnittstellen
Der Begriff Dokumentenverwaltungssystem (auch Dokumentmanagementsystem) DMS bezeichnet allgemein die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. AMPAREX ist selbst auch ein DMS, allerdings mit limitiertem Funktionsumfang: In AMPAREX werden nicht alle Dokumente archiviert, man kann Dokumente nicht verschlagworten, es gibt keine Volltextsuche.
Vollwertige DMS bieten benutzergesteuerte Rechte für Ansicht und Bearbeitung, Scanfunktionen zur Stapelverarbeitung, automatische Verschlagwortung. Sie können damit auch außerhalb von AMPAREX anfallende Dokumente wie Arbeitsverträge, Mietverträge, Einkaufsvereinbarungen usw. revisionssicher verwalten. Ist der Einsatz eines DMS in Ihrem Unternehmen gewünscht, so sollen auch die von AMPAREX erzeugten Dokumente darin zu finden sein.
Die DMS Schnittstelle in AMPAREX übernimmt den Austausch von Dokumenten zwischen beiden Systemen. Aktuell wird von AMPAREX nur das DMS DocuVita unterstützt.
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Dokument Management Systeme (DMS) sind Programme die speziell dazu entwickelt wurden das Management von Dokumenten zu erleichtern und "papierfrei" zu ermöglichen. Diese Programme bieten nicht nur das Ablegen von Dokumenten an sondern meist auch eine Volltextsuche in den Dokumenten und eine Verschlagwortung. Teilweise beinhalten diese Systeme auch die GoBD konforme E-Mail-Archivierung.
In AMPAREX ist das Speichern von Dokumenten nur in den Archiven z. B. des Kunden möglich. AMPAREX bietet dazu allerdings keine Verschlagwortung und auch keine Volltextsuche der Dokumente im Archiv an. Wurde die Schnittstelle eingerichtet, wird für jedes erzeugte Dokument, das zur internen Archivierung in den Stammdaten vorgesehen ist, der Service aktiviert und das Dokument automatisch für den Abgleich mit dem DMS vorgemerkt. Eine Klassifizierung und Verschlagwortung findet auf Basis der vorhandenen AMPAREX Dokument-Daten statt.
Bei Aufruf eines Dokuments aus AMPAREX heraus wird zunächst versucht das Dokument aus dem internen Archiv zu laden. Schlägt dies fehl, wird über den Service das Dokument aus dem externen DMS geladen.
Die Auswahl erfolgt in der Filialverwaltung (1) in den Schnittstellen (2) per "Neu (3) >> Auswahl (4)" und dann die entsprechende Schnittstelle (5) auswählen.
Arbeitsabläufe
Problemlösung
DocuVita
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Egal ob Sie schon mit DocuVita arbeiten (einen bestehenden Zugang haben) oder erst damit beginnen möchten, melden Sie sich bei DocuVita mit dem Hinweis, dass Sie ein AMPAREX Anwender sind. DocuVita wird speziell für Sie für die Anwendung mit AMPAREX konfiguriert. Setzen Sie sich daher direkt für die Anmeldung mit DocuVita in Verbindung (https://docuvita-online.de/). |
Ist die Schnittstelle eingerichtet, werden ab diesem Zeitpunkt Ihre Dokumente über AMPAREX in DocuVita revisionssicher archiviert. Diese stehen Ihnen dann am darauf folgendem Tag in DocuVita zur Verfügung.
Mögliche Optionen:
- Serverseitig: Wird die Schnittstelle eingerichtet, muss die Option "Serverseitig" ausgewählt werden.
- Verbindungsdetails (Benutzername, Server etc.): Diese Daten werden Ihnen bei der Anmeldung über DocuVita mitgeteilt.
