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Schlüssel

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Rechnungen können in AMPAREX auch per E-Mail an mehrere Kunden versendet werden, wenn dies der Kunde wünscht. Dabei bekommt der Kunde die Rechnung nicht per Post, sondern per E-Mail als PDF zugesendet.


Voraussetzungen

Hinweis
titleSMTP-Schnittstelle

Damit eine oder mehrere Rechnungen per E-Mail als PDF versendet werden können, muss eine eingerichtete SMTP-Schnittstelle vorhanden sein (siehe auch → SMTP Postausgangsserver | Schnittstelle).


Beschreibung
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E-Mail hinterlegen

Um Kunden eine Rechnung per E-Mail als PDF zu versenden, ist es nötig eine E-Mail bei Kunden zu hinterlegen. 

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Image Added Rufen Sie den Kunden auf, bei welchem die E-Mail hinterlegt werden soll.

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Image Added Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Bereich → 'Kunde' aus.

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Image Added Unter dem Reiter → 'Kunde' finden Sie den Punkt → 'E-Mail'. Tragen Sie dort die E-Mail des Kunden ein und speichern Sie die Eingabe/Änderung abschließend.

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Rechnung per Post

Wenn der Kunde zugestimmt hat seine Rechnungen, als E-Mail zu bekommen, darf der Haken → 'Rechnung per Post' nicht angehakt sein.

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Image Added Rufen Sie den Kunden auf.

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Image Added Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Bereich → 'Kunde' aus.

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Image Added Unter dem Reiter → 'Administration' finden Sie die Option → 'Rechnung per Post'. Hier darf der Haken nicht gesetzt sein.

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Image Added Falls die Option doch angehakt ist, klicken Sie auf den Haken, um diesen zu entfernen und speichern Sie die Eingabe/Änderung abschließend.


Ablauf


Beschreibung
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(1) Selektieren aller Rechnungen

Um Rechnungen per E-Mail als PDF versenden zu können, müssen diese zuerst

Selektiert

selektiert werden. 

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Image Added Gehen Sie im Menü auf der linken Seite in das Modul → 'Auswertungen'

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Image Added In den Auswertungen in den Bereich → 'Rechnungen, Angebote'.

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Image Added Über Filter wählen Sie Ihre Rechnungsempfänger aus und klicken anschließend auf →

AUI Button
button-textSuchen
button-url#
.

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Image Added Nachdem alle Rechnungen geladen wurden, klicken Sie auf den Haken (Haken) in der Kopfzeile der Tabelle, um alle Rechnungen zu

Selektieren

selektieren. Es können aber auch einzelne Rechnungen selektiert werden.

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Image Added Öffnen Sie das → 'Mehr-Menü' in der 'Funktionsleiste.

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Image Added Wählen Sie den Punkt → 'Senden aller selektierten Rechnungen'.

Nach einer

kurzer

kurzen Zeit öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Kunden welche eine selektierte Rechnung hatten angezeigt werden.

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Hinweis bei fehlenden Daten

Warnung
titleUnvollständigkeitshinweis

Dieser Hinweis taucht auf, wenn auf → 'Senden' geklickt wurde, aber keine Vorlage ausgewählt wurde, Kunden in der Liste sind, welche keine E-Mail-Adresse eingetragen haben oder Kunden in der Liste sind, welche die Rechnung per Post bekommen wollen. Die Felder müssen ausgewählt bzw. bearbeitet werden.

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(2) Dokumentenvorlage suchen und auswählen

Um eine Dokumentvorlage auszuwählen, muss diese zuerst gesucht und ausgewählt werden. Diese muss zuvor angelegt worden sein (siehe auch → Dokumentvorlagen | Stammdaten). 

Hinweis
titleDokumententyp

Der Dokumenten-Typ der Dokumentvorlage muss → 'Kunden Benachrichtigung' entsprechen.

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Image Added Klicken Sie auf die → 'Lupe', um die Auswahl der Dokumentvorlagen zu erhalten. Diese zeigt den Text daneben in der Vorschau an. Dieser Text ist der Inhalt der E-Mail den Kunden.

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Image Added Klicken Sie auf die Dokumentvorlage

welche

, die Sie auswählen möchten.

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Image Added Daraufhin klicken Sie unten auf die Schaltfläche →

AUI Button
button-textAuswählen
button-url#

Jetzt ist eine Vorlage ausgewählt und oben rechts wird der Nachrichtentext der Vorlage angezeigt.

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(3) Rechnungen bereinigen

Es müssen alles Kunden aus der Liste entfernt werden, welche keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben oder ihre Rechnung per Post bekommen wollen. Dies sind alle Kunden wo das E-Mail Feld leer ist oder die → 'Rechnung per Post' Option ein Haken enthält.

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Image Added Selektieren Sie alle Kunden

welche

, die ein leeres E-Mail Feld haben oder einen Haken bei Rechnung per Post haben.

Hinweis
titleHinweis
Dies muss jedes
mal
Mal erneut durchgeführt werden.
Tipp
titleMultiple Selektion

Um mehrere Kunden gleichzeitig zu

Selektieren

selektieren, halten

sie

Sie die → 'STRG-Taste' gedrückt und klicken Sie den Kunden an. Um mehrere Kunden

welche

zu selektieren, die untereinander stehen

zu Selektieren

, halten Sie die → 'STRG-Taste + Linke-Maustaste gedrückt' und ziehen Sie den Mauszeiger nach unten über die Kunden.

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Image Added Klicken Sie danach auf die Schaltfläche →

AUI Button
button-textLöschen
button-url#
.

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(4) Rechnungen versenden

Ist die Liste 'bereinigt' und eine Dokumentvorlage ausgewählt, können die Rechnungen versendet werden.

Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche →

AUI Button
button-textSenden
button-url#
.