Rechnungen können in AMPAREX auch per E-Mail an mehrere Kunden versendet werden, wenn dies der Kunde wünscht. Dabei bekommt der Kunde die Rechnung nicht per Post, sondern per E-Mail als PDF zugesendet.
Voraussetzungen
SMTP-Schnittstelle
Damit eine oder mehrere Rechnungen per E-Mail als PDF versendet werden können, muss eine eingerichtete SMTP-Schnittstelle vorhanden sein (siehe auch → SMTP Postausgangsserver | Schnittstelle).
Beschreibung | |
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E-Mail hinterlegenUm Kunden eine Rechnung per E-Mail als PDF zu versenden, ist es nötig eine E-Mail bei Kunden zu hinterlegen. Rufen Sie den Kunden auf, bei welchem die E-Mail hinterlegt werden soll. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Bereich → 'Kunde' aus. Unter dem Reiter → 'Kunde' finden Sie den Punkt → 'E-Mail'. Tragen Sie dort die E-Mail des Kunden ein und speichern Sie die Eingabe/Änderung abschließend. | |
Rechnung per PostWenn der Kunde zugestimmt hat seine Rechnungen, als E-Mail zu bekommen, darf der Haken → 'Rechnung per Post' nicht angehakt sein. Rufen Sie den Kunden auf. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Bereich → 'Kunde' aus. Unter dem Reiter → 'Administration' finden Sie die Option → 'Rechnung per Post'. Hier darf der Haken nicht gesetzt sein. Falls die Option doch angehakt ist, klicken Sie auf den Haken, um diesen zu entfernen und speichern Sie die Eingabe/Änderung abschließend. |
Ablauf
Beschreibung | |
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(1) Selektieren aller RechnungenUm Rechnungen per E-Mail als PDF versenden zu können, müssen diese zuerst selektiert werden. Gehen Sie im Menü auf der linken Seite in das Modul → 'Auswertungen' In den Auswertungen in den Bereich → 'Rechnungen, Angebote'. Über Filter wählen Sie Ihre Rechnungsempfänger aus und klicken anschließend auf → .
Öffnen Sie das → 'Mehr-Menü' in der 'Funktionsleiste. Wählen Sie den Punkt → 'Senden aller selektierten Rechnungen'. Nach einer kurzen Zeit öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Kunden welche eine selektierte Rechnung hatten angezeigt werden. | |
Hinweis bei fehlenden DatenUnvollständigkeitshinweis Dieser Hinweis taucht auf, wenn auf → 'Senden' geklickt wurde, aber keine Vorlage ausgewählt wurde, Kunden in der Liste sind, welche keine E-Mail-Adresse eingetragen haben oder Kunden in der Liste sind, welche die Rechnung per Post bekommen wollen. Die Felder müssen ausgewählt bzw. bearbeitet werden. | |
(2) Dokumentenvorlage suchen und auswählenUm eine Dokumentvorlage auszuwählen, muss diese zuerst gesucht und ausgewählt werden. Diese muss zuvor angelegt worden sein (siehe auch → Dokumentvorlagen | Stammdaten). Dokumententyp Der Dokumenten-Typ der Dokumentvorlage muss → 'Kunden Benachrichtigung' entsprechen. Klicken Sie auf die → 'Lupe', um die Auswahl der Dokumentvorlagen zu erhalten. Diese zeigt den Text daneben in der Vorschau an. Dieser Text ist der Inhalt der E-Mail den Kunden. Klicken Sie auf die Dokumentvorlage, die Sie auswählen möchten. Daraufhin klicken Sie unten auf die Schaltfläche → Jetzt ist eine Vorlage ausgewählt und oben rechts wird der Nachrichtentext der Vorlage angezeigt. | |
(3) Rechnungen bereinigenEs müssen alles Kunden aus der Liste entfernt werden, welche keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben oder ihre Rechnung per Post bekommen wollen. Dies sind alle Kunden wo das E-Mail Feld leer ist oder die → 'Rechnung per Post' Option ein Haken enthält. Selektieren Sie alle Kunden, die ein leeres E-Mail Feld haben oder einen Haken bei Rechnung per Post haben. Hinweis Dies muss jedes Mal erneut durchgeführt werden. Multiple Selektion Um mehrere Kunden gleichzeitig zu selektieren, halten Sie die → 'STRG-Taste' gedrückt und klicken Sie den Kunden an. Um mehrere Kunden zu selektieren, die untereinander stehen, halten Sie die → 'STRG-Taste + Linke-Maustaste gedrückt' und ziehen Sie den Mauszeiger nach unten über die Kunden. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche → . | |
(4) Rechnungen versendenIst die Liste 'bereinigt' und eine Dokumentvorlage ausgewählt, können die Rechnungen versendet werden. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche → . |