Hinweis
Mit diesem Dokument kann mit der Rechnung auch gleich der Einzahlungsschein ausgedruckt werden. Melden Sie sich beim AMPAREX Support, damit wir Ihnen helfen, Ihre Rechnungsvorlage, an den ESR Orange Vordruck, anzupassen. Darüber hinaus unterstützt damit AMPAREX auch das Einlesen der elektronischen Auszüge von Ihrer Bank. Bei Überweisungen per ESR wird anhand der ESR-Referenznummer automatisch die richtige Rechnung der eingegangenen Zahlung zugeordnet.
Achtung
Beschreibung
Der Einzahlungsschein mit Referenznummer (kurz: ESR, auch als oranger Einzahlungsschein bezeichnet) ist ein in der Schweiz gebräuchlicher Zahlschein, der es ermöglicht, offene Rechnungen in Schweizer Franken und Euro zu fakturieren und Zahlungseingänge rasch zu verbuchen. Es wird von allen Banken und der Schweizer PostFinance[1] angeboten. Im Gegensatz zu dem ESR gibt es noch den sogenannten 'Roten Zahlschein', der keine Referenznummer enthält.
Es gibt 2 Varianten, je nachdem, bei welcher Bank man ist. Federführend ist die PostFinance. Aber auch andere Banken können teilnehmen. Das heißt, der Bankkunde wirft seinen Einzahlungsschein trotzdem bei der Post ein und die macht dann die Abwicklung für die Banken. In diesem Fall benötigen die Teilnehmer noch eine weitere Kundenidentifikationsnummer, die in die Referenznummer des Zahlungsscheins einfließt.
Die ESR-Teilnehmernummer hat das Format ##-######-##. Erhält der Kunde eine kürzere ESR-Teilnehmernummer von der Bank, so ist der mittlere Teil mit führenden Nullen aufzufüllen. Die Identifikationsnummer ist 6-stellig. Beide Nummern erhält der Kunde von der Bank. PostFinance Kunden haben nur eine ESR-Teilnehmernummer.
Sobald wenigstens die ESR-Teilnehmernummer an einer Bankverbindung der Filiale angegeben ist, wird beim Anlegen einer neuen Rechnung automatisch eine ESR Referenznummer generiert und an der Rechnung im Feld 'Zahlungsreferenz' hinterlegt. Die ESR Referenznummer ist 28 Zeichen lang, wobei die letzte Stelle eine Prüfziffer ist.
Hinweis
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Aufbau einer ESR Nummer
IIIIIIFFKKKKKKKDDMMJJRRRRRP
dabei bedeuten:
IIIIII | 6 | ESR-Identifikationsnummer | wenn keine Nummer vorliegt (VESR Verfahren der Postfinance) trägt AMPAREX '000000' ein |
FF | 2 | Filialkürzel | AMPAREX empfiehlt für die Teilnahme am ESR Verfahren die Verwendung zweistelliger numerischer Filialkürzel. Dann wird dieses übernommen. Enthält das Filialkürzel nicht numerische Zeichen, so wird eine interne Filialnummer verwendet (AMPAREX nummeriert die Filialen unabhängig vom Kürzel selbst durch). In diesem Fall kann der Benutzer nicht mehr die jeweilige Filiale erkennen, da die interne Nummer nirgends an der Oberfläche sichtbar ist. |
KKKKKKK | 7 | Kundennummer | mit führenden Nullen Bei Rechnungen an Kostenträgern steht an erster Stelle eine '9', dann folgt die lfd. Nr. der Kostenträger (steht unter den Stammdaten/Kostenträger im Kopfteil). Da in der Schweiz nicht mit KT abgerechnet wird, ist es sowieso nicht interessant. |
DDMMJJ | 6 | Rechnungsdatum | |
RRRRR | 5 | laufender Bestandteil der Rechnungsnummer | Beispiel: Bei einer Rechnungsnummer RE-01-2222-18 ist deren laufender Bestandteil: '2222'. Dieser wird noch linksbündig mit Nullen aufgefüllt Zur Ermittelung der laufenden Nummer wird der längst rein numerische Teil aus der Rechnungsnummer extrahiert. (RE-01-2222-18 → 2222, RE-2222-18 → 2222, RE-AKW-101-2222 → 2222) |
P | 1 | Prüfziffer |
Hinweis
Eine IBAN mit einer strukturierten QR-Referenz ist eine QR-IBAN und beinhaltet eine QR-IID. Sie findet sich in den QR-IBAN-Stellen 5-9 und hat einen Wert von 30000-31999
Verwendung der Zentrale im Zahlteil
Soll im Zahlschein die Adresse der Zentrale verwendet werden, kann dies über Platzhalter gesteuert werden. In der Dokumentvorlage 'QR-Rechnung' müssen dazu die Adress-Platzhalter angepasst werden:
</filialkette/zentrale/name>
</filialkette/zentrale/adresse/straße>
</filialkette/zentrale/adresse/plzort>
Damit im QR-Code ebenfalls die Adresse der Zentrale verwendet wird, muss der Platzhalter der Zentrale zur Erzeugung des QR-Codes verwendet werden:
$%codes/qrcode(/zahlschein/qrcodeinput(/filialkette/zentrale),512,512,M,swiss.qr.cross.7mm,76,0,UTF-8)
Anpassung der zusätzlichen Informationen
In der QR-Rechnung sind die zusätzlichen Informationen über Platzhalter mit
<rechnung/art> <rechnung/rechnungsnummer>
angegeben (im Beispiel: Sonstiges RE-01-0001-21). Genau diese Information wird im QR-Code gesetzt. Es gibt jetzt die Möglichkeit bei der Erzeugung des QR-Codes einen weiteren Parameter mitzugeben, um in den zusätzlichen Informationen nur die Rechnungsnummer (also ohne den Rechnungstyp) zu verwenden.
Dazu muss zusätzlich zur relevanten Filiale (muss vorhanden sein) noch ein weiterer Platzhalter gesetzt werden:
$%codes/qrcode(/zahlschein/qrcodeinput(/filialkette/zentrale,../rechnung/rechnungsnummer),512,512,M,swiss.qr.cross.7mm,76,0,UTF-8)
Wird dieser 2. Parameter gesetzt, muss gleichzeitig auch im Zahlschein der Platzhalter für die Rechnungsart entfernt werden.
ESR-Platzhalter
Die Geschäfte bekommen von Ihrer Bank Vordrucke des ESR's. Diese sind im oberen Teil leer. Es ist gewünscht, die erste Seite einer Rechnung auf dem Firmenpapier zu drucken und immer eine 2. Seite mit dem ESR auszudrucken. Bricht die Rechnung auf der zweiten Seite um, so steht der Text im oberen freien Bereich des ESR Vordrucks.
Wichtig
Wichtig ist hier u. a., dass das 'Charset' des QR-Codes auf 'UTF-8' gesetzt werden muss!
Als Zahlbetrag wird der 'zu-zahlende' Betrag der Rechnung verwendet. Ist dieser 'Null', wird der Gesamtbetrag der Rechnung verwendet.
| Platzhalter | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| rechnung/zahlungsreferenz | Standardplatzhalter in AMPAREX, dieser liefert die an der Rechnung hinterlegte Zahlungsreferenz, also die ESR Referenznummer im Block | ||||||||||||||||||||||||
| rechnung/zahlungsreferenz('esr-referenznummer-formatiert') | ESR Referenznummer in 5-er Blöcken getrennt durch Leerzeichen | ||||||||||||||||||||||||
| rechnung/zahlungsreferenz('esr-teilnehmernummer-formatiert') | Teilnehmernummer im Format 01-234567-8 | ||||||||||||||||||||||||
| rechnung/zahlungsreferenz('esr-kodierzeile') | Die Kodierzeile des Zahlungsscheins (unten rechts auf dem Schein) | ||||||||||||||||||||||||
| rechnung/zahlungsreferenz('esr-franken') | Ganzzahliger Zahlbetrag | ||||||||||||||||||||||||
| rechnung/zahlungsreferenz('esr-rappen') | Nachkommastellen Zahlbetrag | ||||||||||||||||||||||||
| Ohne Parameter wird die ermittelte Adresse der Filiale verwendet. Soll die Zentrale verwendet werden, muss diese über den angezeigten Platzhalter referenziert werden. Sollen in den zusätzlichen Informationen im QR-Code nur die Rechnungsnummer (ohne Rechnungsart) gesetzt werden, muss der zweite Parameter wie im Beispiel gezeigt gesetzt werden.
|
Rechnung bezahlen
Wenn die Überweisung auf dem Geschäftskonto eintrifft, kann die Zahlung auf 2 Wegen in AMPAREX hinterlegt werden:
- Manuell
Auf dem Kontoauszug steht die 28-stellige Referenznummer. Diese kann man im Schnellsuchfeld oder im Kundensuchdialog unter Rechnungsnummer eingeben. AMPAREX erkennt die Referenznummer, wenn sie 28-stellig ist und die Prüfziffer stimmt. AMPAREX sucht dann nach einer Rechnung mit passender Zahlungsreferenz. Der Kunde öffnet sich und die Rechnung kann manuell auf bezahlt gesetzt werden. - Auszug einlesen
Bankauszüge werden durch die Schweizer Banken im CAMT Format geliefert. Liest man einen Auszug in der Buchhaltung per Stapelbuchen ein und enthält der Eintrag eine Referenznummer, so sucht AMPAREX die passende Rechnung und gleicht diese aus.