Diese Maske dient der Verwaltung sämtlicher Dokumente an eine Firma. In diesem Firmenarchiv sind alle Schriftstücke ersichtlich, die für diese Firma jemals gedruckt oder von einer externen Quelle importiert wurden. Ebenfalls können dies Dokumente sein, die von einem Datenträger, einem Scanner oder einer Kamera stammen.
Funktionsleiste
Maskenbeschreibung
Auswahl
Feld | Beschreibung |
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Datum von/bis | Dokumente werden zur Suche nach deren Datum, wann das Dokument importiert wurde, gesucht. Als Standard ist das 'Datum von' auf vier Wochen in der Vergangenheit vorbelegt. |
Typ | Schränkt die Suche auf einen Dokument-Typ ein. |
Name | Sucht im Namen des Dokumentes (Dateiname) - Wildcard-Suche per '*' möglich. |
Beschreibung | Sucht in der Beschreibung von Dokumenten - Wildcard-Suche per '*' möglich. |
Dokumente
Schaltfläche | Beschreibung | ||||||
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| Startet einen erneuten Druck, über den Druckdialog, des markierten Dokumentes. | ||||||
| Das markierte Dokument wird zur Ansicht beziehungsweise zur erneuten Bearbeitung geöffnet. Bei externen Dokumenten (z. B. eine Grafik) wird ein Programm zur Betrachtung des Dokuments geöffnet sofern ein solches auf Ihrem PC installiert ist. Aus der Vorschau heraus ist es möglich, das geöffnete Dokument als PDF als E-Mail zu versenden (Voraussetzung → E-Mail (Schnittstellen). Ferner ist es möglich weitere Dateien aus dem Dateiverzeichnis oder aus dem Archiv an die E-Mail zu hängen (siehe auch → Druckvorschau (Bedienung). Ausnahme Die Vorschau eines PDF Dokumentes als auch der Druck des Dokumentes werden direkt in AMPAREX eingebettet ausgeführt. | ||||||
| Das markierte Dokument wird aus dem Archiv gelöscht. | ||||||
| Öffnet einen Dialog um eine Datei von einem Datenträger als Dokument zu importieren. Zusätzlich kann eine Dateibeschreibung für das zu importierende Dokument vergeben werden. Das neu importierte Dokument wird am Ende der Archivliste eingefügt. Eine Einschränkung des zu importierenden Formates gibt es nicht. | ||||||
| Öffnet einen Dialog um das markierte Dokument als Datei auf einen Datenträger zu speichern. Der Dateiname kann beliebig vergeben werden. | ||||||
| Ermöglicht das Importieren eines Dokuments von einer Kamera oder einem Scanner. Bei der Auswahl der Quelle muss das entsprechende Medium ausgewählt werden. Dabei kann immer nur eine TWAIN-Sitzung geöffnet werden. Bevor ein zweites Dokument per Twain eingelesen werden kann, muss die erste TWAIN-Sitzung geschlossen werden. Sind beim Importieren mehr als 5 MB Speicherplatz für einen Kunden belegt, so wird eine Warnmeldung ausgegeben.
Hinweis Ein Dokumentenname ist nicht zwingend notwendig. Wird kein Name eingetragen, wird der Name mit der Auswahl des 'Dokument-Typ' belegt. |
Metadaten bearbeiten
Feld | Beschreibung |
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Dokument-Typ (Suchen) | Wählt man aus der Klappliste einen Dokumenttyp aus, werden alle Dokumente im Archiv darunter auf diesen Typ gefiltert. |
Dokument-Typ | Änderung des bestehenden Dokument-Typs. Fehlende Dokument-Typen können per rechter Maustaste ergänzt oder bearbeitet werden. |
Name | Anpassung des Namens des Dokumentes. |
Beschreibung | Optionale kurze Beschreibung für das Dokument. |
Vorhalten bis | Möglichkeit das vorhalte Datum anzupassen. Standardmäßig wird ein Dokument in AMPAREX 10 Jahre gespeichert. Danach wird dieses automatisch gelöscht. |