Hinweis
Bei Fragen zum Thema 'Buchhaltung' bzw. Buchhaltung aktivieren und einrichten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
AMPAREX bietet die Möglichkeit Rechnungen, die in einem anderen Buchhaltungssystem bezahlt wurden, auch in AMPAREX auszuziffern. Ziel dabei ist, Rechnungen, die im Backend (Buchhaltungssystem) per Überweisung geschlossen wurden, auch in AMPAREX als geschlossen zu markieren. Dazu werden Zahlungen (Teil- oder Gesamtzahlungen) übermittelt, welche in AMPAREX der Rechnung als Buchung zugeordnet werden. Diese Buchungen werden nicht wieder per Buchhaltungsexport an das Backend exportiert (Markierung 'nicht exportieren').
Abhängig von der Konfiguration und der Trennung der Systeme sind verschiedene Formen der Nutzung möglich. Im einfachsten Fall wird nur die Rechnungsnummer übermittelt, aber kein Zahlbetrag. AMPAREX nimmt den zuzahlenden Betrag der Rechnung als Zahlbetrag an und schließt somit den offenen Posten. Wird ein Zahlbetrag übermittelt, wird dieser verbucht.
Es gibt dabei zwei verschiedene Vorgehensweisen:
| Varianten | Beschreibung | Nachteil | Vorteil |
|---|---|---|---|
| Geschlossene Posten | Von einem Fremdsystem wird eine Datei mit Rechnungsnummern geliefert, die vollständig ausgeglichen sind. AMPAREX ermittelt anhand der Rechnungsnummer die Rechnung(en) in AMPAREX und setzt diese auf bezahlt. | Es können keine Ratenzahlungen oder Teilzahlungen übermittelt werden, da immer nur vollständig ausgeglichene Rechnungen übermittelt werden. | Wenig fehleranfällig, da nur Posten ausgeziffert werden, die tatsächlich in der Datei stehen. |
| Offene Posten | Von einem Fremdsystem wird eine Datei mit Rechnungsnummern geliefert, die noch offen sind. Dabei wird auch der offene Betrag übermittelt. AMPAREX ziffert nun alle Posten aus, die NICHT in der Datei stehen, dabei wird angenommen, dass diese vollständig bezahlt sind. Zusätzlich werden die in der Datei aufgelisteten Rechnungsnummern auf den entsprechenden offenen Betrag gesetzt. | Fehleranfällig, falls eine Datei übermittelt wird, die falsche offene Posten übermittelt, würden alle Rechnungen auf bezahlt gesetzt, da diese nicht in der Datei stehen. Außerdem müssen immer alle offenen Posten übertragen werden, z. B. wenn es Franchise Unternehmen gibt, ist dies schwierig zu realisieren. | Ratenzahlung und Teilzahlungen werden sauber abgebildet. |
Zahlungen
Vom Fremdsystem werden Zahlungen übermittelt und in AMPAREX eingebucht.
Als Alternative zur Übergabe von Skonto-Kennzeichen und Mahngebühr kann vom Backend auch nur der effektive Zahlbetrag übermittelt werden. Also immer der Betrag, der direkt auf die Rechnung angerechnet wird. Somit wird AMPAREX keine Skontierungen oder Mahngebühren buchen
- z. B. Rechnung über 100,– EUR, gezahlt wurde Zahlung 99,– EUR → Übermittlung Zahlbetrag 100,– EUR
- z. B. Rechnung über 100,– EUR, gezahlt wurde Zahlung 105,– EUR (inklusive Mahngebühr) → Übermittlung Zahlbetrag 100,– EUR.
| Beschreibung | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Skonto | Im Feld 'Skonto' kann angegeben werden, ob bei einer Unterzahlung (Zahlbetrag ← zu zahlen) der offene Posten trotzdem geschlossen werden soll. Der Fehlbetrag wird buchhalterisch als Skontierung verbucht. Wird für Skonto keine Angabe gemacht und ist der Zahlbetrag geringer als der zu zahlen Betrag, aber im Bereich der Skontierung (Datum passt, Prozentwert passt) wird ebenfalls skontiert.
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| Mahngebühr | Im Feld Mahngebühr kann ein Betrag übergeben werden, der als Mahngebühr verbucht werden soll. Ist das Feld nicht gefüllt, wird bei einer Überzahlung (Zahlbetrag → zu zahlen) für Rechnungen mit Mahn-Kennzeichen die Gebühr automatisch ermittelt. Hierbei wird bis zum 'Maximalbetrag der Mahngebühr (Filialketteneinstellungen)' die Überzahlung als Mahngebühr verwendet.
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| Überzahlung | Mit dem Feld Überzahlung kann gesteuert werden, ob Rechnungen über diese Schnittstelle überzahlt werden können. Der Standardwert ist JA. Wird ein NEIN (N) übergeben, wird der zu verbuchende Betrag beim zu zahlen Betrag gekappt (es wird maximal der zu zahlen Betrag verbucht).
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| WIEDERÖFFNEN | Mit dem Feld 'Wiederöffnen' (Standardwert JA) wird gesteuert, ob Zahlungen für einen bereits geschlossenen Posten (Rechnung voll bezahlt) verbucht werden sollen. Wird ein NEIN (N) übergeben, werden Zahlungen zu geschlossenen Posten ignoriert.
|
Die letzten beiden Felder sind vor allem dann sinnvoll, wenn die Kopplung eher locker ist, man also davon ausgehen muss, dass nicht alle Zahlungen des Backends übermittelt werden können. In so einer Konstellation kann man mit NEIN erreichen, dass die Offene Posten in AMPAREX mit höherer Wahrscheinlichkeit geschlossen werden. Verrechnungen von Überzahlungen und geplatzte Lastschriften etc. werden dann nur im Backend behandelt.
Lösungen
Funktionsleiste
| Schaltfläche | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
| Speichern | Wurden Daten in der Maske ergänzt, verändert oder gelöscht, werden damit die Änderungen in die Datenbank gespeichert. |
| Neuladen | Wurden auf einem anderen Arbeitsplatz Daten geändert oder erfasst, können diese Daten nachgeladen werden, ohne die Maske neu aufzurufen. |
Maskenbeschreibung
Neuer Buchhaltungsimport
| Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Startet den Import nach Ihren Vorgaben. | ||||||||||||||||
| Importart | Auswahl einer Importart:
| ||||||||||||||||
| Importdatei | Auswahl einer Importdatei. | ||||||||||||||||
| Rechnungen bezahlt setzten bis zum | Setzt die alle Rechnungen, die im Import vorhanden sind, auf bezahlt zu einem gewählten Datum. |
Buchhaltungsimporte suchen
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Sucht nach zuvor importierten Buchhaltungsimporte. |
| Löscht einen zuvor in der Tabelle markierten Buchhaltungsimport. |