Hier erfolgt die Verwaltung der für die Abrechnung mit den Kostenträgern benötigten Pauschalen. Diese werden beim Kostenträgerabgleich angelegt und den jeweiligen Kostenträgern zugewiesen. In der Regel wird es sich hierbei um die Reparatur- bzw. Servicepauschalen der Kostenträger handeln. Zusätzlich sind hier die Dauer der Hörgerätegarantie sowie die Kassenlaufzeiten (zum Beispiel für Innenreinigung und Hörgerät) hinterlegt.
In Deutschland wird bei einer Hörgeräteversorgung, mit einem gesetzlichen Kostenträger, von diesem eine Reparaturpauschale bezahlt. Mit dieser Pauschale sind für die reguläre Laufzeit des Hörsystems (i. d. R. 6 Jahre) alle weiteren Ansprüche an den Kostenträger bezüglich Reparatur und Wartung abgegolten. Die Pauschale wird nicht aufgerechnet, d. h. wenn bereits Kosten entstanden sind, die die Pauschale übersteigen, wird die trotzdem noch weiter in Ansatz gebracht. Bei einem Akustiker-Wechsel bekommt der neue Akustiker die anteilige Pauschale vom alten Akustiker ausgezahlt. Bei einer vorzeitigen Neuversorgung muss ein Teil der Pauschale an den Kostenträger zurückerstattet werden.
Kinder-Service-Pauschalen
Bei Kindern ist der Ablauf etwas anders. Hier wird, für die reguläre Laufzeit des Hörsystems, jedes Jahr eine neue Servicepauschale gezahlt, die vom Akustiker auch einzureichen und abzurechnen ist. Bei den meisten Kassen endet diese Auszahlung mit dem Erreichen des 18 Lebensjahres. Bei den vdek-Kassen wird jedoch bis zum Ende der regulären Laufzeit gezahlt.