Schritt für Schritt
Definition
Ein Serienbrief ist ein Brief, mit gleich lautendem Inhalt, an verschiedene Empfänger.
(1) Brief erstellen bzw. anlegen
In den Stammdaten (1) der Dokumentvorlagen (2) suchen (3) und wählen (4) Sie die "Brief" Vorlage aus. Alternativ wählen Sie einen bestehenden Serienbrief aus, wenn dieser nur in kleinen Teilen geändert werden soll.
Kopieren (1) Sie diesen Brief und benennen Sie die Kopie in einen aussagekräftigen Titel für den Serienbrief um z. B. Brief - Weihnachten 2017 (2). Wenn Sie Brief oder Serienbrief vor den eigentlichen Namen stellen, finden Sie die Briefe später schneller wieder, da diese in der Liste alle zusammen auftauchen. Sollte der Brief nicht vorhanden sein, legen (3) Sie einen neuen Brief an und importieren (4) diesen.
- Art des Dokumentes: Wenn Sie den Brief komplett neu anlegen, wählen Sie als Art des Dokumentes: Brief aus. Hierüber wird eingestellt, dass der Brief ohne große weitere Suche beim Drucken gleich angeboten wird.
- Bearbeiten: Nachdem Sie den Brief umbenannt haben, öffnen Sie diesen um den Inhalt zu verändern, anzupassen oder neu zu erstellen. Die Platzhalter der Anschrift und der Anrede sind in diesem Dokument schon enthalten. Sie müssen lediglich den Brief schreiben und gestalten.
- Speichern: Speichern Sie die Änderungen erst nach dem bearbeiten beim schließen der Dokumentvorlage (NICHT IN LibreOffice!). Sie werden beim Schließen des Dokumentes darauf hingewiesen.
(2) Kunden selektieren
- Wechseln Sie in die: Auswertungen >> Serienbriefe und Selektionen um hier Ihre Kunden für den Serienbrief zu selektieren oder um eine gespeicherte Selektion auszuwählen.
Abfrage ausführen: Damit wird die Selektion ausgeführt und die darin enthaltenen Kunden angezeigt. Überprüfen Sie die Kunden auf Vollständigkeit der Daten bzw. löschen Kunden aus der Selektion wenn davon Kunden nicht angeschrieben werden sollen.
Tipp
Per Doppelklick können Sie im Selektionsergebnis die Kundendaten bearbeiten bzw. ergänzen. Kunden die der Selektion entsprechen aber dennoch nicht angeschrieben werden sollen, können in dem Selektionsergebnis gelöscht werden. Der Kunde wird dabei NICHT in AMPAREX gelöscht
(3) Briefe drucken
Haben Sie alle Kunden selektiert und überprüft (Reiter: Selektionsergebnis), wählen Sie Ihren Brief aus (über: Brief drucken) und starten Sie den Druck. Es wird zuerst eine Seite zur Überprüfung gedruckt - drucken Sie anschließend die restlichen Seiten aus.