Diese Maske dient dazu, alle kundenbezogenen Dokumente zu verwalten. Dieses Dokumentenarchiv enthält alle Dokumente, die jemals für den Kunden gedruckt wurden. Dabei kann es sich um Dokumente handeln, die Sie selbst erstellt haben, oder um Angebote/Rechnungen aus einem einem Abrechnungsvorgang. Zusätzlich kann es sich auch um Dokumente handeln, die von einem Datenträger, einem Scanner oder einer Kamera stammen.
Hinweis | ||
---|---|---|
| ||
Um bestimmte in AMPAREX gedruckte Dokumente zu archivieren oder nicht zu archivieren, aktivieren Sie in den Stammdaten der zugrundeliegenden Dokumentvorlage die Option Dokument archivieren (siehe auch → Dokumentvorlagen | Stammdaten). Ob ein Dokument im Archiv nachträglich verändert werden darf oder nicht, entscheiden Sie ebenfalls an dieser Stelle (Archiv-Druckvorschau). |
Tipp | ||
---|---|---|
| ||
Um die nachträgliche Änderung eines Dokuments zu verhindern, deaktivieren Sie in den Stammdaten der zugrundeliegenden Dokumentvorlage die Option → 'Im Archiv änderbar'. |
Arbeitsabläufe
Funktionsleiste
Auszug einschließen | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|
|
Maskenbeschreibung
Auswahl
Feld | Beschreibung |
---|---|
Dokument-Typ | Einen bestimmten Dokumenttyp Dokument-Typ in Echtzeit suchen. Wird kein Dokument gefunden, kann die Auswahl, falls noch markiert, mit der Schaltfläche [Pos1] zurückgesetzt werden. |
Dokumente
Schaltfläche | Beschreibung | |||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Das markierte Dokument wird erneut auf dem Standarddrucker ausgedruckt.
| |||||||||||||||||||||
| Das markierte Dokument öffnet sich zur Ansicht oder zur erneuten Bearbeitung. Bei externen Dokumenten (z. B. einer Grafik) wird ein Programm zur Anzeige des Dokuments geöffnet. Dies setzt voraus, dass ein solches Programm auf Ihrem PC installiert ist.
Aus der Vorschau heraus kann das geöffnete Dokument als PDF per E-Mail versendet werden (Voraussetzung → E-Mail | Schnittstellen). Zusätzlich ist das Anhängen weiterer Dateien aus dem Dateiverzeichnis oder dem Archiv an die E-Mail möglich (siehe auch → Druckvorschau | Bedienung). | |||||||||||||||||||||
| Das ausgewählte Dokument wird aus dem Archiv gelöscht.
| |||||||||||||||||||||
| Öffnet einen Dialog, um eine Datei von einem Datenträger als Dokument zu importieren. Zusätzlich kann eine Dateibeschreibung für das zu importierende Dokument vergeben werden. Das neu importierte Dokument wird am Ende der Archivliste eingefügt. Es gibt keine Einschränkungen bezüglich des Formats, das importiert werden kann. Standardmäßig wird beim Scannen oder Importieren der Dokumenttyp Dokument-Typ 'Externes Dokument' vorgeschlagen. Wenn diese Eigenschaft in den Stammdaten 'ausgeblendet' ist, muss beim Scannen ein Dokumenttyp Dokument-Typ ausgewählt werden. Ist ein Dokumenttyp Dokument-Typ nicht in der Liste enthalten, kann über die 'Suchlupe' ein anderer Dokumenttyp Dokument-Typ ausgewählt werden.
| |||||||||||||||||||||
| Es wird ein Dialog geöffnet, mit dem das markierte Dokument als Datei auf einem Datenträger gespeichert werden kann. Der Dateiname kann dabei frei gewählt werden. | |||||||||||||||||||||
| Ermöglicht das Scannen eines Dokuments (z. B. Dokumente zur elektronischen Übermittlung bei Berufsgenossenschaften) von einer Kamera oder einem Scanner.
Es kann immer nur eine Twain Sitzung geöffnet sein. Vor dem Einlesen eines zweiten Dokuments muss die erste 'Twain-Sitzung' geschlossen worden sein.
Es ist nicht zwingend erforderlich, einen DokumentnameDokumentnamen anzugeben. Wenn kein Name angegeben wird, wird der Name durch die Auswahl des 'Dokument-Typs' ersetzt. | |||||||||||||||||||||
| Es können Dokumente vom Typ → 'PDF, ODT, ODS' an die → 'SiNNO-App' des Kunden übertragen, aktualisiert oder gelöscht werden, wenn sie bereits übertragen wurden. Eine an die → 'SiNNO-App' übertragene Datei wird in der Tabelle per ✔ in der Spalte → 'SiNNO-App' angezeigt.
|
Metadaten bearbeiten
Feld | Beschreibung | |||||
---|---|---|---|---|---|---|
Dokument-Typ | Änderung des bestehenden Dokument-Typs.
| |||||
| Über die Mit der Option → 'Aufbewahren, solange die Person aktiv ist' , (beim importierenImport, scannen Scannen oder nachträglich gesetzt, bleibt ) wird das Dokument immer 12 Jahre länger erhalten so lang aufbewahrt, solange die Person in der Kundenmaske als → 'aktiv' in der Kundemaske geführt wird. | |||||
| Bisher wurden PDF-Dokumente zur Anzeige und zum Ausdruck automatisch an ein externes Anzeigeprogramm wie z.B. den Acrobat Reader automatisch übergeben. Durch diese Mit dieser Option am Dokument im Archiv → 'Mit externem Programm öffnen' kann dem vorhandenes vorhandenen Dokument gesagt mitgeteilt werden, dass dieses es nicht mit der internen Vorschau, sondern mit dem Programm geöffnet werden soll, mit welchem dem es verknüpft wurde (z. B. PDF mit Acrobat, ODT mit LibreOffice etcusw.). Zusätzlich kann diese Option schon an bereits bei der Erstellung der Dokumentvorlage vorgeben gebenzur Verfügung gestellt werden.
| |||||
Name | Name des Dokuments im Archiv mit zusätzlichem Dateikürzel zusätzlicher Dateiendung (z. B. *.PDF). Der Name ist kann nachträglich oder beim Import anpassbargeändert werden. | |||||
Vorhalten bis | Möglichkeit Es ist möglich, das vorhalte Datum Datum, bis zu dem die Daten aufbewahrt werden, anzupassen. Standardmäßig wird ein Dokument in AMPAREX → '12 Jahre' gespeichert. Danach wird dieses automatisch aus den AMPAREX-Daten des Kunden gelöscht. | |||||
BeschreibungBearbeitung | Änderung der Beschreibung wenn diese ggf. fehlerhaft eingegeben wurde, wenn die Eingabe der Beschreibung fehlerhaft war. |