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Schritt für Schritt

Einmalige Einrichtung der Vorgangsvorlage, des Kunden und von Artikeln. Die Einrichtung in AMPAREX selber erfolgt in Zusammenarbeit mit einem AMPAREX Supportmitarbeiter (siehe unten: Vorbereitung).

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titleKundenanlage (Kunde in AMPAREX anlegene)

Über die audibene GmbH bekommen Sie eine Mitteilung, dass ein neuer Kunde zu Ihnen kommen wird.

  1. Kunde anlegen: Legen Sie diesen Kunden per Hand in AMPAREX an. Dazu ggf. einen Termin in Ihrem Terminplaner. Erscheint der Kunde, sollte dieser per Krankenkassenkarte aufgerufen und zugewiesen werden (oder Auswahl des Kostenträgers über die IK-Nummer seiner Krankenkasse).
  2. Kostenträger hinzufügen: Wurde eine Standard Kostenträger per Hand oder per Krankenkassenkarte ausgewählt, muss die zuvor als Kostenträger angelegte audibene GmbH zusätzlich beim Kunden hinzugefügt werden. Wechseln Sie im Kunden in den Reiter: Kostenträger und fügen Sie dort per: Neu den Kostenträger: audibene GmbH hinzu.
  3. Optional: Für spätere Auswertungen (Statistik) legen Sie zwei Eigenschaften beim Kunden an:
    1. Kundenmaske >> Reiter: Eigenschaften >> Schaltfläche: Neu >> Ändern: Wie haben Sie von uns gehört >> Wert: audibene
    2. Kundenmaske >> Reiter: Eigenschaften >> Schaltfläche: Neu >> Ändern: Popup Hinweis >> Wert: audibene Kunde (Optional - hier erscheint bei jedem öffnen des Kunden ein PopUp Fenster als Hinweis).
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titleVorgang (Vorgang erstellen und Geräte ausgeben)

Für die Dokumentation am Kunden, starten Sie den zuvor eingerichtetet audibene Vorgang beim Kunden in den Vorgängen.

  1. Wechseln Sie aus der Kundenmaske in die Vorgänge und starten Sie einen neuen Vorgang: audibene.
  2. Falls eine Otoplastik bestellt werden muss, tragen Sie in dem im Reiter: Firma im Feld: Firma die Otoplastikfirma ein bei welcher bestellt werden soll.
  3. Arbeiten Sie Ihre vorgegebenen Vorgangsschritte ab (Anamnese usw.). Insbesonders: audibene Kontaktinformation >> audibene Kunde.
  4. Geben Sie ein Probegerät (Testgerät) aus Ihrem Lager aus diesem Vorgang heraus aus. Über den gleichen Vorgang können Sie auch weitere Probegeräte zuweisen.
  5. Drucken Sie für sich bzw. für den Kunden eine Empfangsbestätigung Ihrer Hörgeräte aus.
  6. Kunde testet diese Hörgeräte und kommt später wieder um die Artikel zu kaufen.
Warnung
titleAchtung

Es erfolgt kein Angebot über diese Probegeräte aus Ihrem Lager an den Kunden. Später wird allerdings aus diesem Vorgang ein Angebot >> Rechnung über Ihre Leistungen an die Firma audibene GmbH erzeugt.

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titleBestellungen (Bestellung der Hörgeräte/ Otoplastiken)

Kommt der Kunde wieder und möchte die Hörgeräte kaufen, müssen die Probegeräte wieder an ihr Lager zurück geben werden.

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Kunden: Hörsysteme (Hörsysteme rechts/links) und geben die Probegeräte an Ihr Lager zurück. 
  2. Per Doppelklick bestätigen Sie die telefonische Bestellung bei der audibene GmbH mit dem entsprechenden Datum.
  3. Wird eine Otoplastik für den Kunden benötigt, bestellen Sie diese aus dem Vorgang heraus bei Ihrem Otoplastiklabor.
Warnung
titleWichtig

Bestellen Sie das gewünschte Gerät ausschließlich telefonisch bei der audibene GmbH unter Telefon: 030-346499777 und bestätigen Sie im Vorgang den Vorgangsschritt: audibene Bestellbestätigung.

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Sind Sie audibene Partner, werden die Geschäftsprozesse in AMPAREX wie folgt abgebildet bzw. müssen einmalig eingerichtet werden.

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pageaudibene | Arbeitsablauf Einrichtung und Anwendung

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titleLieferung & Abschluss (Lieferung & Erfassung von Hörgeräten)

Die Lieferung der Geräte von audibene, die Gerätezuweisung beim Kunden sowie die Rechnungstellung an audibene erfolgt in drei Schritten:

  1. Partnerportal (Erfassen der gelieferten Geräte bei audibene)
    1. Die bestellten Hörgeräte werden von der audibene GmbH an Sie geliefert. Geben Sie die Geräte bzw. die Seriennummern mit Ihren Zugangsdaten (erhalten Sie von der audibene GmbH) in das audibene Partnerportal ein (www.myaudibene.de).
  2. Geräte zuweisen (Gelieferten Geräte dem Kunden zuweisen). Dem Kunden weisen Sie die von audibene gelieferten Geräte wie folgt zu:
    1. Fremdgeräte: Nach Erhalt der Hörgeräte öffnen Sie den Kunden und weisen die gelieferten Hörgeräte dem Kunden als Fremdgeräte zu (Mehr >> Fremdgeräte anlegen). Dabei tragen Sie die Geräte und die Seriennummer ein. Im nachfolgenden Wizard: Fremdgeräte anlegen, geben Sie in der ersten Maske: Geräte alle relevanten Daten ein und klicken anschließend auf: FERTIG.
    2. Hinweis: In der zweiten Maske: Fremdakustiker geben sie KEINE Daten ein. Die dritte Maske: Reparaturpauschalen wird automatisch befüllt.
    3. Im Feld: Versorgungsdatum tragen Sie das entsprechende Datum ein.
    4. Wählen Sie abschließend den entsprechenden audibene Vorgang aus. So werden die Geräte in dem aktuellen audibene Vorgang angezeigt.
    5. Drucken Sie für diese Fremdgeräte aus dem Vorgang heraus eine Kaufbestätigung und lassen Sie diese vom Kunden unterschreiben. Diese unterschriebene Bestätigung faxen Sie an die audibene GmbH an folgende Nummer: 030-346499769 oder senden diese per Post an die audibene GmbH.
  3. Angebot und Rechnung (Leistungen audibene in Rechnung stellen). Legen Sie abschließend ein Angebot an, führen Ihre Leistungen auf und stellen diese audibene in Rechnung.
    1. Achtung: Verkaufen Sie Geräte aus ihrem Lagerbestand, müssen die Geräte in das Angebot per Hand eingefügt werden.
    2. Erstellen Sie aus dem zuvor erstellten Vorgang (siehe oben) ein neues Angebot.
    3. Kostenübernahme: Geben Sie dem Kostenträger eine 100% Kostenübernahme.
    4. Artikelpositionen: Dem Angebot werden automatisch die zuvor angelegten audibene Artikel eingefügt. Entfernen Sie die Seitenzuordnung und geben entsprechenden Beträge lt. Ihrer Vereinbarung mit der audibene GmbH dazu ein.
    5. Löschen Sie ggf. eine Artikelposition wenn diese nicht benötigt wird (z. B. Kunde bekommt keine Otoplastik).
    6. Öffnen Sie die Bemerkungen im Angebot und tragen Sie den Kundennamen in das Bemerkungsfeld 1 an den Kostenträger ein.
    7. Schließen Sie das Angebot zur Rechnung ab und schicken diese per Post an die audibene GmbH.
    8. Wird im Abschlussdialog die Option: Fertig zur Abrechnung gesetzt wird sofort eine Rechnung an die audibene GmbH erzeugt und gedruckt. Wählen Sie in den Druckeinstellungen noch die Dokumentvorlage: Rechnung aus.
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titleAuswertung (Wie viele Vorgänge wurden erstellt)

VORGÄNGE

Wird eine Vorgangsstatistik benötigt aus welcher hervor geht wie viele audibene Vorgänge noch offen (noch abgerechnet werden müssen) bzw. abgeschlossen (schon berechnet) sind, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Auswertungen >> Vorgangsstatistik >> Reiter: Vorgang und >> Reiter: Eigenschaften.
  2. Wählen Sie im Reiter: Eigenschaften die Vorlage: Neuversorgung audibene aus. Dies ist zwingend nötig, da auf Grund dieser Auswahl nur Ihre audibene Vorgänge gesucht werden.
  3. Im Reiter: Vorgang wählen Sie den gewünschten Status aus. Wird kein Status gewählt bzw. keine weiteren Einschränken eingegeben, erhalten Sie eine Übersicht aller Ihrer audibene Aktivitäten.

EINZELRECHNUNGEN

Die Rechnungskontrolle (Einsicht und Zahlungen) wird über den Punkt: Abrechnung Kostenträger >> Einzelrechnungen getätigt. Hier kann der Kostenträger: audibene GmbH ausgewählt werden. Alle Ergebnisliste erhalten Sie je Status alle Rechnungen der audibene GmbH.

KUNDENSELEKTION

Sollen alle Ihre audibene Kunden angeschrieben werden oder Sie möchten einfach nur sehen, wie viele audibene Kunden Sie haben, können Sie diese über: Auswertungen >> Serienbriefe und Selektionen selektieren und anzeigen lassen.

  1. Wählen Sie die Eigenschaft: Eigenschaften des Kunden per HINZUFÜGEN aus. Über das PLUS wählen Sie die Eigenschaft: Wie haben Sie von uns gehört? mit dem Wert: audibene aus.
  2. Als Abfrageergebnis erhalten Sie alle Kunden die diese Eigenschaft von Ihnen erhalten haben. Diese können zur Kontrolle geöffnet oder per Serienbrieffunktion: Brief drucken angeschrieben werden.

UMSATZSTATISTIK

Über: Auswertungen >> Umsatzstatistik >> Reiter: Erweitert können die Umsätze der drei Artikel (Anpasspauschale, Reparaturpauschale und Otoplastik audibene) abgefragt werden.

  1. Hersteller: Wird die Umsatzstatistik über den Hersteller ausgewählt, werden alle Artikel welchem dem Hersteller: audibene GmbH zugewiesen wurden in der Statistik aufgeführt.
  2. Artikel: Alternativ kann auch jeder einzelne audibene Artikel zur Umsatzauswertung herangezogen werden.
  3. Parameter: Legen Sie in den Bereichen: Zusammenfassen der Daten und Einheit bestimmen und Statistik starten nach Bedarf weitere Parameter fest.
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titleVorbereitung (einmalig) - Einrichtung und Vorbereitung um audibene in AMPAREX anwenden zu können.

Sind Sie ein Hörgeräte Partner von audibene GmbH (siehe auch: www.audibene.de) wird auf den nachfolgenden Punkten die Einrichtungsschritte in AMPAREX beschrieben. Diese müssen einmalig in Ihrer AMPAREX Anwendung eingerichtet werden. Melden Sie sich dazu bei einem AMPAREX Support Mitarbeiter. Dieser hilf Ihnen gerne bei der Einrichtung.

Warnung
titleAchtung

Sollten Sie selber die nachfolgenden Schritte vornehmen, achten Sie bitte darauf, dass diese KOMPLETT und VOLLSTÄNDIG wie angegeben eingerichtet werden!

audibene Kaufbestätigung in AMPAREX importieren

Importieren Sie das Dokument: audibene Kaufbestätigung über: Stammdaten >> Dokumentvorlagen >> Vorlage anlegen. Änderungen oder Anpassungen an dem Dokument müssen Sie nicht vornehmen.

Hinweis
titleHinweis

Das Dokument (audibene Kaufbestätigung) fordern Sie direkt über die Zentrale der audibene GmbH an oder laden dieses im Downloadbereich der AMPAREX Homepage herunter.

  • Eigenschaften anlegen zur Auswertung

    Nachfolgende Eigenschaften dienen für Ihre Statistiken bzw. um audibene Kunden zu selektieren. Diese müssen über: Stammdaten >> Eigenschaften angelegt werden.

    1. Nachfolgende Eigenschaft dient für Ihre Statistiken bzw. um audibene Kunden zu selektieren.
      1. Falls gewünscht bzw. wenn Sie aktiv mit den Marketingmodul arbeiten, können Sie optional eine audibene Marketingaktion in den Stammdaten >> Marketing anlegen.

    2. Nachfolgende Eigenschaft dient für Ihre Statistiken bzw. um audibene Kunden zu selektieren. Diese Eigenschaft muss beim Kunden manuell in den Kundeneigenschaften hinterlegt werden.

      1. Legen Sie unter: Stammdaten >> Eigenschaften >> Kunde >> PopUp Hinweis >> Wert: audibene Kunde an.

    3. Nachfolgendes Artikel-Set wird benötigt, dass bestimmte Artikel automatisch in das Angebot/Rechnung an die audibene GmbH eingefügt werden:

      1. Legen Sie unter: Stammdaten >> Eigenschaften >> Artikel >> Artikel-Set >> Wert: AuBe an.

    4. Der Suchschlüssel wird später für den Kostenträger: audibene GmbH bzw. für die Vorgangsvorlage benötigt.

      1. Legen Sie unter: Stammdaten >> Eigenschaften >> Kostenträger >> Vertragspreisliste Suchschlüssel einen weiteren Suchschlüssel >> Wert: audibene an.

  • Vorgang & Vorgangsschritte einrichten

    Kopieren Sie die bestehenden Vorgangsvorlage: Neuversorgung GKV und passen Sie die Vorlage wie folgt an:

    1. Wechseln Sie in die Stammdaten: Vorgangsvorlagen >> Suche starten >> Auswahl: Neuversorgung GKV.
    2. Kopieren Sie die zuvor ausgewählte Vorlage und ändern Sie diese Vorlage wie nachfolgend abgebildet ab - fehlende Schritte fügen Sie über die Schaltfläche: NEU hinzu. Nicht benötigte Vorgangsschritte markieren und löschen Sie einfach.
    3. Ändern Sie den Namen der Vorlage (z. B. Neuversorgung audibene). Der Name dient zur eindeutigen Bezeichnung. Über diesen finden Sie den Vorgang in den Stammdaten >> Vorgangsvorlagen wieder.
    4. Tragen Sie ein Kürzel ein (z. B. ADB - für audibene).
    5. Stellen Sie den Vorgangs-Typ auf HG Versorgung um.
    6. Wählen Sie den zuvor erstellten Suchschlüssel: audibene aus.
    7. Tragen Sie in der Beschreibung z. B. Vorlage zur HG Neuversorgung audibene ein.
    8. KT Typ: Sonstiger KT
    9. Standardvorlage: Setzen Sie hier den Haken.
    10. Für freie Auswahl zulassen: Setzen Sie hier den Haken.
    11. Einzelabrechnung: Setzen Sie hier den Haken.
    12. Artikel-Set: Geben Sie hier den Namen des zuvor erstellten Artikel-Sets ein (z. B. AuBe).
    13. Schaltflächen Name: Tragen Sie den Namen: audibene ein. Dieser taucht zur Auswahl in den Vorgängen beim Kunden auf.
    14. Vertragspreisliste: Achten Sie darauf, dass an dieser Stelle nichts ausgewählt ist, da sonst das Artikel-Set (automatischen Einfügen der audibene Artikel in ein Angebot) nicht funktioniert.

    • Legen Sie nachfolgende Vorgangsschritte in dem oben angepassten Vorgang an:

    1. audibene Empfangsbescheinigung
    2. Name: audibene Empfangsbescheinigung
    3. Typ: Dokument
    4. Vorlage: audibene Empfangsbescheinigung
    5. Beschreibung: audibene Empfangsbescheinigung
    6. audibene Bestellungbestätigung
    7. Name: audibene Bestellbestätigung
    8. Typ: Bestätigen mit Datum
    9. Beschreibung: audibene Bestellbestätigung
    10. audibene Kaufbestätigung
    11. Name: audibene Kaufbestätigung
    12. Typ: Dokument
    13. Vorlage: audibene Kaufbestätigung
    14. Beschreibung: audibene Kaufbestätigung
    15. audibene Preisliste
    16. Name: audibene Preisliste
    17. Typ: Website
    18. URL: http://www.myaudibene.de
    19. Beschreibung: audibene Online Preisliste

  • Im Reiter: Dokumente der Vorgangsvorlage hinterlegen Sie im Feld: Kostenträgerrechnung eine Kostenträgerrechnung (z. B. die Dokumentvorlage: Kostenträger 1 Rechnung). Diese wird automatisch verwendet, wenn Sie später eine Rechnung an audibene schreiben. Kopieren und passen Sie diese falls gewünscht ggf. an.

    Als Vorgangstyp für Dokumente wählen Sie aus der Klappbox: HG Versorgung aus.

  • audibene GmbH als Kostenträger anlegen

    Legen Sie die audibene GmbH als Kostenträger in an (Stammdaten >> Kostenträger >> Anlegen). Geben Sie die Daten wie folgt in die entsprechenden Felder ein. Die Adresse wird über den Reiter: Adressen als Typ: Geschäftsstelle hinterlegt.

    1. Name: audibene GmbH
    2. Kurzbezeichnung: audibene GmbH
    3. KT Typ: Sonstiger KT
    4. Option: Kostenträger verwendet Vertragspreisliste der jeweiligen ...
    5. Adresse: audibene GmbH, Ohlauer Straße 43, 10999 Berlin, Tel. 030-346499776, Fax: 030-346499769, E-Mail: info@audibene.de
    6. Wechseln Sie abschließend in den Reiter: Abrechnung und fügen dort den zuvor erstellten Suchschlüssel: audibene hinzu.

  • audibene als Hersteller für Umsatzauswertungen anlegen

    Legen Sie die audibene GmbH als Firma in für Umsatzauswertungen an (Stammdaten >> Firma >> Anlegen).

    Optional können Sie über den Reiter: Adresse weitere Firmenangaben hinterlegen, diese werde aber für die reine Umsatzstatistik bzw. für eine weitere Verwendung nicht benötigt.

  • Abzurechnende Leistungen als Artikel anlegen

    Legen Sie drei neue Artikel in den Stammdaten an um an audibene GmbH Ihre Leistungen und ggf. eine Otoplastik(en) später in Rechnung stellen zu können. Die Beträge welche Sie der audibene GmbH in Rechnung stellen, entnehmen Sie Ihrer Vereinbarung mit der audibene GmbH.

    Die Artikel werden im Artikelkatalog der Stammdaten angelegt.

    1. Anpasspauschale audibene

      1. Name: Anpasspauschale audibene

      2. Hersteller: audibene GmbH

      3. Artikel-Typ: Abrechnung

      4. In den Eigenschaften des Artikel wählen Sie das zuvor erstellte Artikel-Set: AuBe aus.

      5. Reiter: Verkaufspreise: Eventuell als Verkaufspreis die abzurechnende Anpasspauschale hinterlegen.

      6. Reiter: Lagerverwaltung: Art: keine

    2. Reparaturpauschale audibene
      1. Name: Reparaturpauschale audibene
      2. Hersteller: audibene GmbH
      3. Artikel-Typ: Abrechnung
      4. In den Eigenschaften des Artikel wählen Sie das zuvor erstellte Artikel-Set: AuBe aus
      5. Reiter: Verkaufspreise: Eventuell als Verkaufspreis die abzurechnende Reparaturpauschale hinterlegen
      6. Reiter: Lagerverwaltung: Art: keine
    3. Otoplastik audibene

      1. Name: Otoplastik audibene

      2. Hersteller: audibene GmbH

      3. Artikel-Typ: Abrechnung

      4. In den Eigenschaften des Artikel wählen Sie das zuvor erstellte Artikel-Set: AuBe aus

      5. Reiter: Verkaufspreise: Eventuell als Verkaufspreis die abzurechnende Otoplastikpreis hinterlegen

      6. Reiter: Lagerverwaltung: Art: keine

    • Siehe auch ...

  • Kunde (Tutorial)
    • Problemlösungen (Kunde)