Reason for change

The Java Web Start technology is no longer supported on Java version 9 and higher. AMPAREX has also removed this technology from its application. If you are currently still using the Java Web Start, you will receive a warning message when you start AMPAREX, informing you to switch to the current 'AMPAREX Launcher' instead. From AMPAREX 4.9 onwards, it will no longer be possible to start the program using Java Web Start.

Solution

Install the 'AMPAREX Launcher' on those affected workstations. You can download it from the AMPAREX homepage.

Reason for change

Previously, documents could be sent from the preview window to a saved email address from the preview window. An email address was pre-selected and the selection could not be changed.

Solution

In the ‘Send’ dialogue of the print preview of a document, the customer's e-mail address is now always preselected as the recipient. If no e-mail address is saved on the customer file, other possible recipients can be selected manually. However, these will not be preselected. In addition, a search dialogue can be used to search for further recipient addresses. If an address with an email is selected, it will be saved as a further recipient address in the ‘Send’ dialogue. Searching for other customers in this dialogue is expressly NOT permitted due to the GDPR.

Requirement(s)

• SMTP (email) interface in AMPAREX,
• Email addresses saved for customers, employees, doctors and companies

• .

Änderungsgrund

Die E-Mailadresse ist kein Pflichtfeld am Kunden. Doch zur einfachen Kontaktmöglichkeit ist es gewünscht die E-Mailadressen möglichst vollständig zu erfassen.

Handbuch

• Dokumentation → Filialverwaltung → Filialketten → Kunde (Filialverwaltung)

Reason for change

The email address is not a mandatory entry on the customer file. However, it would be desirable to always record mail addresses to facilitate contact with patients.

Änderungsgrund

Nach der Aktivierung einer TSE-Einheit an einem Arbeitsplatz, können an anderen Arbeitsplätzen keine Bartransaktionen mehr gebucht werden. Der Zugriff auf Kassenbuch und Kassenadministration ist jedoch weiterhin möglich. Wer das nicht möchte, kann den Zugriff auf das komplette Barkassenmodul verhindern.

Handbuch

• Dokumentation → Filialverwaltung → Filialkette → Kasse (Filialverwaltung)

Reason for change

In the 'Reservation Wizard' the quantity of articles was always preset to '0'.

Änderungsgrund

Im Zuge der vorübergehenden Senkung der Mehrwertsteuer ist aufgefallen, dass das bei der Abrechnung für Serviceverträge relevante Lieferdatum sich je nach Dienstleistung nach dem ersten bzw. letzten Tag des abzurechnenden Zeitraums richten kann. In AMPAREX wurde bisher bei jedem Abrechnen der Serviceverträge das Lieferdatum vom Anwender vorgegeben.

Handbuch

• Dokumentation → Filialverwaltung → Filialkette → Rechnungswesen (Filialverwaltung)

Reason for change

The delivery date was previously specified by users each time service contracts were invoiced. But because of the temporary VAT cut in some countries, it has become apparent that the delivery date relevant for service contracts invoicing may be different, depending on the service.

Reason for change

After sending reminders, an invoice is still unpaid for. Your company uses a debt collection agency to collect the outstanding payment

Änderungsgrund

Wird eine Rechnung auch nach mehreren Mahnungen nicht oder nur teilweise bezahlt, möchte man diese unkompliziert ausbuchen.

Solution

An additional payment method - 'Collection' - has been introduced for such cases. The payment type 'Collection' behaves in the same way as the payment type 'Financing

Verwendung/Nutzen

Für diese Fälle wurde eine zusätzliche Zahlungsart 'Inkasso' eingeführt. Die Zahlungsart Inkasso verhält sich dabei genauso, wie die Zahlungsart 'Finanzierung'.

VoraussetzungRequirement(ens)

• Aktivierung der Filialkettenoption → 'Zahlungart Inkasso aktivieren'
• Es muss ein Buchungskonto & eine Buchungsregel vom Typ 'Inkasso Ausbuchung' (Konto & Regel) vorhanden sein. Diese müssen initial angelegt werden.

Handbuch

• Dokumentation → Filialverwaltung → Filialkette → Zahlungen (Filialverwaltung)

• Activated chain setting → 'Activate payment type: Collection',
• There must be a corresponding account & rule for this type of transaction added in the ‘Bookkeeping’ module on Amparex.

Änderungsgrund

Rabatte beziehen sich bisher immer komplett auf alle Artikel, unabhängig von der Mehrwertsteuer. Dieses Verhalten war zu unflexibel und wurde überarbeitet.

Handbuch

• Dokumentation → Stammdaten → Rabatte → Rabatte Detailseite (Stammdaten)

Reason for change

Up until now, discounts have always applied to all articles in an invoice regardless of the VAT rates set for the individual articles. This method was too inflexible and had to be changed.

Änderungsgrund

Bisher konnte ein Rabatt nur auf einen Artikel-Typ eingeschränkt werden. Wollte man den Rabatt auf einen weiteren Artikel-Typ einschränken, musste man dafür mehrere Rabatte anlegen.

Voraussetzung(en)

• Keine

Handbuch

• Dokumentation → Stammdaten → Rabatte → Rabatte Detailseite (Stammdaten)

Reason for change

Up until now a discount could only be limited to one article type. If you wanted to limit the discount to a further article type, you had to create several discounts.

Requirement(s)

• None.

Änderungsgrund

An einem Rabatt konnte bisher eingestellt werden, dass dieser ab einer bestimmten Menge gelten soll. Hierbei wurde allerdings nur die Menge rabattiert, die über dem eingetragenen Wert lag.

Voraussetzung(en)

• Keine

Handbuch

• Dokumentation → Stammdaten → Rabatte → Rabatte Detailseite (Stammdaten)

Reason for change

Until now, it was possible to set up a discount in order for it to apply above a certain article quantity being sold. In this case, however, only the quantity that was above the predifined value was discounted.

Requirement(s)

• None.

Änderungsgrund

Inventuren müssen in der Lagerverwaltung per Hand über den Inventurwizard erstellt werden. Hierbei merkt sich AMPAREX die ausgewählten Optionen aus dem Wizard der letzten Inventur nicht, sodass eventuelle Standardabweichungen immer wieder neu eingegeben werden müssen. Zusätzlich muss eine Inventur bisher zu dem Zeitpunkt angelegt werden, an dem diese gültig sein soll - z. B. die Jahresinventur am 31. Dezember. Dies ist unter Umständen nicht immer möglich z. B. wenn der 31.12. ein Sonntag ist oder grundsätzlich das Unternehmen geschlossen hat.

E-Learning

• Academy

Handbuch

• Dokumentation → Stammdaten → Inventurvorlagen (Stammdaten)

Reason for change

Inventories (stock taking) have to be created manually in the ‘Inventory management’ module using the 'Inventory Wizard'. However AMPAREX won’t remember the selected wizard options from the previous inventory, so that any standard settings must be entered again and again. In addition the annual inventory usually must be created on December 31st. This may not always be possible, as 31.12. could happen to be a Sunday.

Reason for change

Changes to the document template properties (Approved, Standard template

Änderungsgrund

Änderungen an den Eigenschaften einer Dokumentvorlage (Name, archivierbar, etc.) wurden nicht vollständig protokolliertwere not fully logged.

Handbuch

• Dokumentation → Stammdaten → Dokumentvorlagen → Dokumentvorlage (Stammdaten)

Änderungsgrund

Ein Export der Buchhaltungsdaten aus AMPAREX konnte bisher nur manuell durchgeführt werden. Gerade größere Unternehmen, die häufig Daten an die Buchhaltung übermitteln, wünschen sich eine Automatisierung.

Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung

Buchhaltungsdaten können nun automatisiert regelmäßig exportiert und an einen FTP-Server übermittelt werden.

Voraussetzung(en)

• Einrichtung der Schnittstelle 'Automatischer Buchhaltungsexport'

Handbuch

• Dokumentation → Filialverwaltung → Schnittstellen → Buchhaltung → Automatischer Buchhaltungsexport (Schnittstelle)

Reason for change

Until now, it was only possible to export accounting data from AMPAREX manually. Larger companies in particular, which frequently transfer data to the accounting department, wanted automation.

Solution

Accounting data can now be automatically exported and regularly transferred to an FTP server.

Requirement(s)

• 'Automatic accounting export' interface must be made available.

Änderungsgrund

Bisher waren die Auswertungsmöglichkeiten von Befragungsergebnissen sehr eingeschränkt. Man konnte per Serienbriefselektion nur auswählen, ob ein Kunde an einer Befragung teilgenommen hat oder nicht.

Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung

In den Serienbriefselektionen können nun über die Option 'Gewählte Version' weitere Einschränkungen für Befragungen auf Basis der Fragen selektiert werden. Hierbei können mehrere Befragungen (die Antworten auf eine Frage) kombiniert werden. Zusätzlich können auch Fragen auf bestimmte Antworten einschränkt oder ausgeschlossen werden. Hierbei muss je Frage, die ausgewertet werden soll, ein Befragungs-Suchkriterium erstellt werden.

Voraussetzung(en)

• mindestens eine Befragungsvorlage
• mehrere angefangene oder durchgeführte Befragungen

Handbuch

• Dokumentation → Auswertungen → Serienbriefe, Selektionen → Neue Selektion → Kundensuchkriterien → Befragung (Suchkriterien)

Reason for change

Up until now, the possibilities of evaluating survey results have been very limited. One could only create a selection and check if a customer had participated in a survey or not.

Solution

More options to choose from are available in the ‘Survey’ selection so each survey question can be evaluated.

Requirement(s)

• At least one survey template is available,
• Several already saved surveys exist in the system.

Reason for change

Until now, statistics could only be created and retrieved manually

Änderungsgrund

Bisher konnten Statistiken nur manuell erstellt und abgerufen werden.

Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung

Häufige Statistiken lassen sich nun automatisiert auszuführen und das Ergebnis einem Mitarbeiter per E-Mail zusenden. In den Stammdaten können dazu Statistikvorlagen konfiguriert werden. Jeder berechtigte Anwender kann unter 'Mein AMPAREX' selbst bestimmen, in welchem Intervall eine solche Statistik automatisch ausgeführt und als ODT/PDF an seine E-Mail-Adresse verschickt werden soll.

Voraussetzung(en)

• Aktivierung der Maske 'Mein AMPAREX→Administration→Automatische Statistik' für die relevanten Berechtigungsgruppen
• mindestens eine Statistikvorlage
• konfigurierte SMTP-Schnittstelle zum Versandt von E-Mails

E-Learning

• Academy

Handbuch

• Dokumentation → Mein AMPAREX → Administration → Automatische Statistik (Mein AMPAREX)

Solution

Frequently needed statistics can be created automatically now and the result sent to an employee by an email. Statistic templates can be configured in the ‘Master data’ module. Under 'My AMPAREX' module each authorised user can determine the interval at which such statistics are to be automatically executed and sent to his email address as an .odt/.pdf formatted file.

Requirement(s)

• Activation in 'My AMPAREX→Administration→Automated Statistic' for the relevant authorisation groups,
• At least one statistics template madeavailable,
• Configured SMTP interface available on AMPAREX.

Änderungsgrund

Verwendung/Nutzen

Nun kann die Reihenfolge der Selektionskriterien nachträglich geändert werden. Durch 'Hoch-' und 'Runter-' Pfeile kann das selektierte Kriterium nachträglich an die gewünschte Position verschoben werden.

Voraussetzung(en)

• Mindestens zwei Suchkriterien

Handbuch

• Dokumentation → Auswertungen → Serienbriefe, Selektionen → Neue Selektion (Auswertungen)

Reason for change

The sequence of search criteria in a selection could affect the results. If the search criteria order was not chosen correctly, one would have to start from scratch again.

Solution

The order of the selection criteria can be changed afterwards. By using the 'up' and 'down' arrows the selected criteria can be moved to the desired position.

Requirement(s)

• At least two search criteria chosen.

Verwendung/Nutzen

Nun wird der Ersteller eines Termins ausdrücklich drauf hingewiesen, dass der zu erstellende Termin außerhalb der Verfügbarkeit des Mitarbeiters liegt. Der Termin kann dann entweder trotzdem gespeichert oder weiter bearbeitet werden.

Handbuch

• Dokumentation → Terminplaner → Administration → Ressourcen (Terminplaner)

Solution

The creator of an appointment will be explicitly informed that the appointment is to be created outside the resource@s availability. The appointment can either be saved anyway or edited further.

Verwendung/Nutzen

Defekte Ware wird über einen Reklamationswizard direkt reklamiert und kann ggf. nachbestellt werden. Dieser Prozess kann über die Schaltfläche 'Reklamation' für alle nummernverwalteten Artikel gestartet werden:

1. Im ersten Schritt wird die eigentliche Reklamation angelegt. Hierbei muss mindestens ein Reklamationsgrund angegeben werden. Die Gründe basieren auf der Systemeigenschaft 'Lagerreklamation' und können jederzeit erweitert werden (z. B. per rechter Maustaste → Eigenschaft bearbeiten).
2. Im zweiten Schritt wählen Sie zwischen zwei Möglichkeiten aus:
   1. wird entsorgt (der Artikel wird aus dem Lagerbestand gelöscht)
   2. oder der Artikel bleibt weiterhin im Lager
3. Im letzten Schritt des Wizards kann optional der Artikel nachbestellt werden. Hierbei legt AMPAREX einen Bestellwunsch an.