Diese Maske dient dazu, alle kundenbezogenen Dokumente zu verwalten. Dieses Dokumentenarchiv enthält alle Dokumente, die jemals für den Kunden gedruckt wurden. Dabei kann es sich um Dokumente handeln, die Sie selbst erstellt haben, oder um Angebote/Rechnungen aus einem einem Abrechnungsvorgang. Zusätzlich kann es sich auch um Dokumente handeln, die von einem Datenträger, einem Scanner oder einer Kamera stammen.
| Hinweis | ||
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Um bestimmte in AMPAREX gedruckte Dokumente zu archivieren oder nicht zu archivieren, aktivieren Sie in den Stammdaten der zugrundeliegenden Dokumentvorlage die Option Dokument archivieren (siehe auch → Dokumentvorlagen | Stammdaten). Ob ein Dokument im Archiv nachträglich verändert werden darf oder nicht, entscheiden Sie ebenfalls an dieser Stelle (Archiv-Druckvorschau). |
| Tipp | ||
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Um die nachträgliche Änderung eines Dokuments zu verhindern, deaktivieren Sie in den Stammdaten der zugrundeliegenden Dokumentvorlage die Option → 'Im Archiv änderbar'. |
Arbeitsabläufe
Funktionsleiste
| Auszug einschließen | ||||||
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Maskenbeschreibung
Auswahl
| Feld | Beschreibung |
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| Dokument-Typ | Einen bestimmten Dokumenttyp in Echtzeit suchen. Wird kein Dokument gefunden, kann die Auswahl, falls noch markiert, mit der Schaltfläche [Pos1] zurückgesetzt werden. |
Dokumente
| Schaltfläche | Beschreibung | |||||||||||||||||||||
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| Das markierte Dokument wird erneut auf dem Standarddrucker ausgedruckt.
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| Das markierte Dokument öffnet sich zur Ansicht oder zur erneuten Bearbeitung. Bei externen Dokumenten (z. B. einer Grafik) wird ein Programm zur Anzeige des Dokuments geöffnet. Dies setzt voraus, dass ein solches Programm auf Ihrem PC installiert ist.
Aus der Vorschau heraus kann das geöffnete Dokument als PDF per E-Mail versendet werden (Voraussetzung → E-Mail | Schnittstellen). Zusätzlich ist das Anhängen weiterer Dateien aus dem Dateiverzeichnis oder dem Archiv an die E-Mail möglich (siehe auch → Druckvorschau | Bedienung). | |||||||||||||||||||||
| Das ausgewählte Dokument wird aus dem Archiv gelöscht.
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| Öffnet einen Dialog um eine Datei von einem Datenträger als Dokument zu importieren. Zusätzlich kann eine Dateibeschreibung für das zu importierende Dokument vergeben werden. Das neu importierte Dokument wird am Ende der Archivliste eingefügt. Es gibt keine Einschränkungen bezüglich des Formats, das importiert werden kann. Standardmäßig wird beim Scannen oder Importieren der Dokumenttyp 'Externes Dokument' vorgeschlagen. Wenn diese Eigenschaft in den Stammdaten 'ausgeblendet' ist, muss beim Scannen ein Dokumenttyp ausgewählt werden. Ist ein Dokumenttyp nicht in der Liste enthalten, kann über die 'Suchlupe' ein anderer Dokumenttyp ausgewählt werden.
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| Es wird ein Dialog geöffnet, mit dem das markierte Dokument als Datei auf einem Datenträger gespeichert werden kann. Der Dateiname kann dabei frei gewählt werden. | |||||||||||||||||||||
| Ermöglicht das Scannen eines Dokuments (z. B. Dokumente zur elektronischen Übermittlung bei Berufsgenossenschaften) von einer Kamera oder einem Scanner.
Es kann immer nur eine Twain Sitzung geöffnet sein. Vor dem Einlesen eines zweiten Dokuments muss die erste 'TwainTWAIN-Sitzung' geschlossen worden sein.
Es ist nicht zwingend erforderlich, einen Dokumentname anzugeben. Wenn kein Name angegeben wird, wird der Name durch die Auswahl des 'Dokument-Typs' ersetzt. | |||||||||||||||||||||
| Es können Dokumente vom Typ → 'PDF, ODT, ODS' an die → 'SiNNO-App' des Kunden übertragen, aktualisiert oder gelöscht werden, wenn sie bereits übertragen wurden.
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Metadaten bearbeiten
| Feld | Beschreibung | |||||
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| Dokument-Typ | Änderung des bestehenden Dokument-Typs.
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| Mit der Option → 'Aufbewahren, solange Person aktiv ist' (beim Import, Scannen oder nachträglich gesetzt) wird das Dokument immer 12 Jahre länger aufbewahrt, solange die Person in der Kundenmaske als → 'aktiv' geführt wird. | |||||
| Bisher wurden PDF-Dokumente zur Anzeige und zum Ausdruck automatisch an ein externes Anzeigeprogramm wie z.B. den Acrobat Reader übergeben. Mit dieser Option am Dokument im Archiv → 'Mit externem Programm öffnen' kann dem vorhandenen Dokument mitgeteilt werden, dass es nicht mit der internen Vorschau, sondern mit dem Programm geöffnet werden soll, mit dem es verknüpft wurde (z. B. PDF mit Acrobat, ODT mit LibreOffice usw.). Zusätzlich kann diese Option bereits bei der Erstellung der Dokumentvorlage zur Verfügung gestellt werden.
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| Name | Name des Dokuments im Archiv mit zusätzlicher Dateiendung (z. B. *.PDF). Der Name kann nachträglich oder beim Import geändert werden. | |||||
| Vorhalten bis | Es ist möglich, das Datum, bis zu dem die Daten aufbewahrt werden, anzupassen. Standardmäßig wird ein Dokument in AMPAREX → '12 Jahre' gespeichert. Danach wird dieses automatisch aus den AMPAREX-Daten des Kunden gelöscht. | |||||
| Beschreibung | Änderung der Beschreibung, wenn die Eingabe der Beschreibung fehlerhaft war. |