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Rechnung per Post

Wenn der Kunde zugestimmt hat seine Rechnungen als E-Mail zu bekommen, darf der Haken → 'Rechnung per Post' nicht angehakt sein.

Rufen Sie den Kunden auf.

Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Bereich → 'Kunde' aus.

Unter dem Reiter → 'Administration' finden Sie die Option → 'Rechnung per Post'. Hier darf der Haken nicht gesetzt sein.

Falls die Option doch angehakt ist klicken Sie auf den Haken um diesen zu entfernen und speichern Sie die Eingabe/Änderung abschließend.

(1) Selektieren aller Rechnungen

Um Rechnungen per E-Mail als PDF versenden zu können müssen diese zuerst Selektiert werden. 

Image Removed Image Added Gehen Sie im Menü auf der linken Seite in das Modul → 'Auswertungen'

Image Removed Image Added In den Auswertungen in den Bereich → 'Rechnungen, Angebote'.

Image Removed Image Added Über Filter wählen Sie Ihre Rechnungsempfänger aus und klicken anschließend auf →

Image Removed Image Added Nachdem alle Rechnungen geladen wurden klicken Sie auf den Haken in der Kopfzeile der Tabelle um alle Rechnungen zu Selektieren. Es können aber auch einzelne Rechnungen selektiert werden.

Image Removed Image Added Öffnen Sie das → 'Mehr-Menü' in der 'Funktionsleiste.

Image Removed Image Added Wählen Sie den Punkt → 'Senden aller selektierten Rechnungen'.

Nach einer kurzer Zeit öffnet sich ein neues Fenster in dem alle Kunden welche eine selektierte Rechnung hatten angezeigt werden.

Hinweis bei fehlenden Daten

(2) Dokumentenvorlage suchen und auswählen

Um eine Dokumentvorlage auszuwählen, muss diese zuerst gesucht und ausgewählt werden. Diese muss zuvor angelegt worden sein (siehe auch → Dokumentvorlagen | Stammdaten). 

Image Removed Image Added Klicken Sie auf die → 'Lupe' um die Auswahl der Dokumentvorlagen zu erhalten. Diese zeigt den Text daneben in der Vorschau an. Dieser Text ist der Inhalt der E-Mail den Kunden.

Image Removed Image Added Klicken Sie auf die Dokumentvorlage welche Sie auswählen möchten.

Image Removed Image Added Daraufhin klicken Sie unten auf die Schaltfläche →

Jetzt ist eine Vorlage ausgewählt und oben rechts wird der Nachrichtentext der Vorlage angezeigt.

(3) Rechnungen bereinigen

Es müssen alles Kunden aus der Liste entfernt werden welche keine E-Mail Adresse hinterlegt haben oder ihre Rechnung per Post bekommen wollen. Dies sind alle Kunden wo das E-Mail Feld leer ist oder die → 'Rechnung per Post' Option ein Haken enthält.

Image Removed Image Added Selektieren Sie alle Kunden welche ein leeres E-Mail Feld haben oder einen Haken bei Rechnung per Post haben.

Image Removed Image Added Klicken Sie danach auf die Schaltfläche →

(4) Rechnungen versenden

Ist die Liste 'bereinigt' und eine Dokumentvorlage ausgewählt, können die Rechnungen versendet werden.

Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche →