AMPAREX Start IconThe start option via Java WebStart is not applicable Td valign |
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| Reason for change
The Java Web Start technology is no longer supported on Java version 9 and higher. AMPAREX has also removed this technology from its application. If you are currently still using the Java Web Start, you will receive a warning message when you start AMPAREX, informing you to switch to the current 'AMPAREX Launcher' instead. From AMPAREX 4.9 onwards, it will no longer be possible to start the program using Java Web Start. | | Solution Install the 'AMPAREX Launcher' on those affected workstations. You can download it from the AMPAREX homepage. |
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Patient(Multiple) email recipients
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| Reason for change Previously, documents could be sent to a saved email address from the preview window. An email address was pre-selected and the selection could not be changed. | | Solution In the ‘Send’ dialogue of the print preview of a document, the customer's e-mail address is now always preselected as the recipient. If no e-mail address is saved on the customer file, other possible recipients can be selected manually. However, these will not be preselected. In addition, a search dialogue can be used to search for further recipient addresses. If an address with an email is selected, it will be saved as a further recipient address in the ‘Send’ dialogue. Searching for other customers in this dialogue is expressly NOT permitted due to the GDPR. | | Requirement(s) - SMTP (email) interface in AMPAREX
- Email addresses saved for customers, employees, doctors and companies
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Notification if email address is missing in the process
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| Reason for change The email address is not a mandatory entry on the customer file. However, it would be desirable to always record the email addresses to facilitate contact with patients. | | Solution A new notification dialogue can be used to inform employees about a missing email address on a customer file. A new option is to remind employees to enter the missing email address when creating a new treatment/process. Another option allows setting the advertising permissions using the same dialogue. If the permission for 'advertising by email' is withdrawn at this point, the dialogue will be displayed again in future. | | Requirement(s) This dialog is displayed when: - the option 'Notify when no email address has been added to a patient's file' is enabled in the chain settings,
- there is no email address entered on the patient's file,
- the patient is not marked as a company,
- detailed information on data protection is being used (store chain settings → customer → data protection),
- 'advertising by e-mail' is allowed for the customer.
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Branch office administrationDelivery date for the invoicing of service contracts
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| Reason for change The delivery date was previously specified by users each time service contracts were invoiced. But because of the temporary VAT cut in some countries, it has become apparent that the delivery date relevant for service contracts invoicing may be different, depending on the service. | | Solution The rule for the delivery date can be preset so that the appropriate scenario can be selected. | | Requirement(s) The relevant delivery date can be selected via the chain setting → Invoice handling → Service contracts. Available for selection are: - Select while invoicing
- First day of the billing cycle
- Last day of the billing cycle
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Payment type 'Collection' Td valign |
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| Reason for change If, after sending reminders, an invoice is still unpaid for and one can use a debt collection agency to collect the outstanding payment. | | Solution An additional payment method - 'Collection' - has been introduced for such cases. The payment type 'Collection' behaves in the same way as the payment type 'Financing'. | | Requirement(s) - Activated chain setting → 'Activate payment type: Collection'.
- There must be a corresponding account & rule for this type of transaction added in the ‘Bookkeeping’ module on Amparex.
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Master dataDiscountsVAT on discounts
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| Reason for change Up until now, discounts have always applied to all articles in an invoice regardless of the VAT rates for individual articles. This was too inflexible and has been changed. | | Solution A discount, subject to other discount conditions, can be made valid only for articles belonging to a certain VAT rate. | | Requirement(s) - at least one discount defined
- VAT rate applied to the article selling price
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Restrict discounts to several article types Td valign |
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| Reason for change Up until now a discount could only be limited to one article type. If you wanted to limit the discount to a further article type, you had to create several discounts. | | Solution Multiple discounts no longer need to be created. Several article types can be selected within one discount. | | Requirement(s) |
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Adjustable volume discounts
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| Reason for change Until now, it was possible to set a discount to apply above a certain quantity being sold. In this case, however, only the quantity that was above the predifined value was discounted. | | Solution For discounts where a value ‘Min. purchase quantity’ has been set, there is a possibility to choose between two options: apply the discount to all or only to those article above the predifined minimum purchase quantity. | | Requirement(s) |
| Inventurvorlagen / automatisches AnlegenInventory templates
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| Änderungsgrund Inventuren müssen in der Lagerverwaltung per Hand über den Inventurwizard erstellt werden. Hierbei merkt sich AMPAREX die ausgewählten Optionen aus dem Wizard der letzten Inventur nicht, sodass eventuelle Standardabweichungen immer wieder neu eingegeben werden müssen. Zusätzlich muss eine Inventur bisher zu dem Zeitpunkt angelegt werden, an dem diese gültig sein soll - z. B. die Jahresinventur am 31. Dezember. Dies ist unter Umständen nicht immer möglich z. B. wenn der 31.12. ein Sonntag ist oder grundsätzlich das Unternehmen geschlossen hat. | Image Removed | Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung Aus den zuvor genannten Gründen wurde die Möglichkeit geschaffen, Inventurvorlagen auf Basis des Inventurwizards zu erstellen. Diese Vorlage kann manuell beim Anlegen einer Inventur in der Lagerverwaltung ausgewählt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch ausgeführt werden. Zudem kann definiert werden, ob diese automatisch und unmittelbar nach der Neuanlage abgeschlossen wird bzw. ob sie zusätzlich auf Basis einer Inventurabwertungsregel abgewertet werden soll. Weiterhin kann angegeben werden, ob eine Mitarbeitergruppe eine AMPAREX-Nachricht erhalten soll, wenn die Inventur erfolgreich bzw. nicht erfolgreich angelegt wurde.
| Image Removed | Voraussetzung(en) - Aktivierung des Menüeintrages 'Stammdaten→Inventurvorlagen' in den relevanten Berechtigungsgruppen der Filialverwaltung
- Soll die Inventur automatisch abgewertet werden, ist mindestens eine Inventurabwertungsregel notwendig
| Image Removed | E-Learning | Reason for change Inventories (stock taking) have to be created manually in the ‘Inventory management’ module using the inventory wizard. However AMPAREX won’t remember the selected wizard options from the previous inventory, so that any standard settings must be entered again and again. In addition the annual inventory usually must be created on December 31st. This may not always be possible, 31.12. could happen to be a Sunday. | Image Added | Solution For the reasons mentioned above, the possibility was added to create inventory templates to work with the current inventory wizard. Such templates can be selected manually when creating an inventory in the ‘Inventory management’ module or they can be executed automatically at any given time. In addition, users can define whether inventories are to be completed automatically and immediately after their creation or even whether they are to be devaled additionally based on the devaluation rules. Furthermore, it can be specified whether a group of employees should receive an AMPAREX message if the inventory was successfully or unsuccessfully created.
| Image Added | Requirement(s) - Activation under ‘Master data→Inventory templates’ for the relevant authorisation groups
- If the inventory is to be devalued automatically, at least one inventory devaluation rule is necessary
| Image Removed | Handbuch Dokumentation → Stammdaten → Inventurvorlagen (Stammdaten) |
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Änderungsprotokoll bei Dokumentvorlagen
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| Änderungsgrund Änderungen an den Eigenschaften einer Dokumentvorlage (Name, archivierbar, etc.) wurden nicht vollständig protokolliert. | | Verwendung/Nutzen Nun werden alle Änderungen im Stammdatenblatt einer Dokumentvorlage protokolliert. Die Änderungen sind über das 'Mehr-Menü' abrufbar. Änderungen in der Dokumentvorlage selbst werden weiterhin im Archiv der gewählten Dokumentvorlage protokolliert. | | Voraussetzung(en) - Änderung am Stammdatenblatt der gewählten Dokumentvorlage
| Image Removed | Handbuch Dokumentation → Stammdaten → Dokumentvorlagen → Dokumentvorlage (Stammdaten) |
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SchnittstellenAutomatisierter Buchhaltungsexport
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| Änderungsgrund Ein Export der Buchhaltungsdaten aus AMPAREX konnte bisher nur manuell durchgeführt werden. Gerade größere Unternehmen, die häufig Daten an die Buchhaltung übermitteln, wünschen sich eine Automatisierung. | | Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung Buchhaltungsdaten können nun automatisiert regelmäßig exportiert und an einen FTP-Server übermittelt werden. | | Voraussetzung(en) - Einrichtung der Schnittstelle 'Automatischer Buchhaltungsexport'
| | Handbuch |
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Auswertungen & StatistikenBefragungen per Serienbriefselektion auswerten
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| Änderungsgrund Bisher waren die Auswertungsmöglichkeiten von Befragungsergebnissen sehr eingeschränkt. Man konnte per Serienbriefselektion nur auswählen, ob ein Kunde an einer Befragung teilgenommen hat oder nicht. | | Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung In den Serienbriefselektionen können nun über die Option 'Gewählte Version' weitere Einschränkungen für Befragungen auf Basis der Fragen selektiert werden. Hierbei können mehrere Befragungen (die Antworten auf eine Frage) kombiniert werden. Zusätzlich können auch Fragen auf bestimmte Antworten einschränkt oder ausgeschlossen werden. Hierbei muss je Frage, die ausgewertet werden soll, ein Befragungs-Suchkriterium erstellt werden. | | Voraussetzung(en) - mindestens eine Befragungsvorlage
- mehrere angefangene oder durchgeführte Befragungen
| | Handbuch |
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Statistiken automatisch per E-Mail versenden
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| Änderungsgrund Bisher konnten Statistiken nur manuell erstellt und abgerufen werden. | | Verwendung/Nutzen/Stand/Beschreibung Häufige Statistiken lassen sich nun automatisiert auszuführen und das Ergebnis einem Mitarbeiter per E-Mail zusenden. In den Stammdaten können dazu Statistikvorlagen konfiguriert werden. Jeder berechtigte Anwender kann unter 'Mein AMPAREX' selbst bestimmen, in welchem Intervall eine solche Statistik automatisch ausgeführt und als ODT/PDF an seine E-Mail-Adresse verschickt werden soll. | | Voraussetzung(en) - Aktivierung der Maske 'Mein AMPAREX→Administration→Automatische Statistik' für die relevanten Berechtigungsgruppen
- mindestens eine Statistikvorlage
- konfigurierte SMTP-Schnittstelle zum Versandt von E-Mails
| | E-Learning | | Handbuch |
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Reihenfolge von Suchkriterien in einer Selektion
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| Änderungsgrund Die Reihenfolge von Suchkriterien in einer Selektion kann sich auf das Ergebnis auswirken. Stimmte die Reihenfolge nicht, dann mussten bisher die Kriterien gelöscht und in der richtigen Reihenfolge neu erstellt werden. | | Verwendung/Nutzen Nun kann die Reihenfolge der Selektionskriterien nachträglich geändert werden. Durch 'Hoch-' und 'Runter-' Pfeile kann das selektierte Kriterium nachträglich an die gewünschte Position verschoben werden. | | Voraussetzung(en) - Mindestens zwei Suchkriterien
| | Handbuch |
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TerminplanerTerminbelegung außerhalb von Verfügbarkeit
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| Änderungsgrund Wenn Termine außerhalb der Verfügbarkeit (Arbeitszeit) erstellt werden, gab es bisher keine Warnmeldung. Dies kann dazu führen, dass der Termin ggf. nicht wahrgenommen wird. | | Verwendung/Nutzen Nun wird der Ersteller eines Termins ausdrücklich drauf hingewiesen, dass der zu erstellende Termin außerhalb der Verfügbarkeit des Mitarbeiters liegt. Der Termin kann dann entweder trotzdem gespeichert oder weiter bearbeitet werden. | | Voraussetzung(en) - im Terminplaner müssen Verfügbarkeiten (Arbeitszeiten) angelegt worden sein
- in der Ressourcenverwaltung des Terminplaners muss an der Ressource die Option 'Warnen, wenn Termin bei Nichtverfügbarkeit erstellt wird' verwendet werden
| | Handbuch |
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LagerverwaltungÜberarbeitung der Warenannahme von offenen Reparaturen
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| Änderungsgrund Bisher konnte bei der Annahme einer Reparatur lediglich die Seriennummer geändert werden, falls sich diese an dem zu reparierenden Gerät geändert hatte. | | Verwendung/Nutzen Nun kann im Einlagerungsdialog für offene Reparaturen zudem der Artikel geändert werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Artikel z. B. weder reparabel noch lieferbar war und daher ein anderer geliefert wurde. | | Voraussetzung(en) - mindestens eine angelegte Reparatur über den Warenausgang oder einen Reparaturvorgang beim Kunden
| | Handbuch |
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Lagerware reklamieren
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| Änderungsgrund Befindet sich defekte Ware im Lager, so konnte diese bisher nur unter Angabe eines Löschgrundes entfernt werden und wurde dabei nicht weiter protokolliert. | | Verwendung/Nutzen Defekte Ware wird über einen Reklamationswizard direkt reklamiert und kann ggf. nachbestellt werden. Dieser Prozess kann über die Schaltfläche 'Reklamation' für alle nummernverwalteten Artikel gestartet werden: - Im ersten Schritt wird die eigentliche Reklamation angelegt. Hierbei muss mindestens ein Reklamationsgrund angegeben werden. Die Gründe basieren auf der Systemeigenschaft 'Lagerreklamation' und können jederzeit erweitert werden (z. B. per rechter Maustaste → Eigenschaft bearbeiten).
- Im zweiten Schritt wählen Sie zwischen zwei Möglichkeiten aus:
- wird entsorgt (der Artikel wird aus dem Lagerbestand gelöscht)
- oder der Artikel bleibt weiterhin im Lager
- Im letzten Schritt des Wizards kann optional der Artikel nachbestellt werden. Hierbei legt AMPAREX einen Bestellwunsch an.
| | Voraussetzung(en) - Auswahl eines nummernverwalteten Artikels, der sich im Lager befindet (Status und Eigentümer 'Lager')
Info |
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Für mengenverwaltete Ware steht diese Funktion nicht zur Verfügung |
| | E-Learning | | Handbuch |
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