Jedem Mitarbeiter wird ein Benutzerkonto und ein Passwort zugewiesen mit dem er sich in AMPAREX anmelden kann. Die Benutzerkonten sind wiederum jeweils einer Berechtigungsgruppe zugeordnet und über diese wird im AMPAREX gesteuert welcher Benutzer welche Daten einsehen oder auch verändern kann. Diese Festlegungen werden in der AMPAREX Filialverwaltung getroffen.

Für jede Berechtigungsgruppe wird in AMPAREX festgelegt auf welche Programmteile der Benutzer zugreifen darf und ob dieser Zugriff ausschließlich im Lesemodus erfolgen darf.

Im nebenstehenden Beispiel ist zu erkennen, dass die Benutzer der Berechtigungsgruppe 'Gesellen' die Barkasse bedienen, hinsichtlich der Kassenkonten aber nicht administrieren dürfen. Des Weiteren ist der Zugriff auf die Stammdaten nur im Lesemodus möglich.

Der Zugriff auf die AMPAREX Buchhaltung ist für diese Berechtigungsgruppe komplett gesperrt.

Die Anmeldung erfolgt initial beim Start der Anwendung mit Benutzername und Passwort

oder im laufenden Betrieb per Benutzerwechsel

oder direkt in der AMPAREX Barkasse, ausschließlich für den aktuellen Barverkauf

Für jeden einzelnen Arbeitsplatz kann festgelegt werden nach welcher Zeit der 'Untätigkeit' an AMPAREX der aktuelle Benutzer abgemeldet wird. Dann muss eine Neuanmeldung mit Benutzer und Passwort erfolgen.