Dokumentvorlagen in AMPAREX bestehen aus dem Dokument selbst sowie einer Reihe von Eigenschaften zur Steuerung des Verhaltens in AMPAREX.
| Tipp | ||
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Möchten Sie größere Veränderungen an einer Dokumentvorlage vornehmen, empfehlen wir eine Kopie der bestehenden Vorlage anzulegen. Dann können Ihre Mitarbeiter parallel mit bestehenden Vorlage arbeiten, während Sie mit dem neuen Layout experimentieren. |
Arbeitsabläufe
Problemlösung
Funktionsleiste
| Schaltfläche | Name | Beschreibung |
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| Speichern | Wurden Daten in der Maske ergänzt, verändert oder gelöscht, werden damit die Änderungen in die Datenbank gespeichert. |
| Anlegen | Legt eine neue Dokumentvorlage an (alle Eingabefelder sind leer). |
| Auswahl | Öffnet den Auswahldialog zum Suchen und Öffnen einer Dokumentvorlage mit verschiedenen Suchparametern. |
| Voriges | Wurden mehrere Dokumentvorlagen über den Suchdialog gefiltert und eine davon geöffnet, kann hiermit zur vorherigen Dokumentvorlage gewechselt werden. |
| Nächstes | Wurden mehrere Dokumentvorlagen über den Suchdialog gefiltert und eine davon geöffnet, kann hiermit zur nächsten Dokumentvorlage gewechselt werden. |
| Kopieren | Kopiert die gerade geöffneten Dokumentvorlage. Zur Sicherheit, dass die Dokumentvorlage nicht mit dem gleichem Namen gespeichert wird, bekommt die kopierte Dokumentvorlage vor dem Namen den Zusatz 'Kopie von'. |
| Löschen | Löscht die gerade gewählte Dokumentvorlage mit Rückfrage aus der Datenbank. Die Dokumentvorlage kann danach nicht wieder her gestellt werden. |
| Neuladen | Wurden auf einem anderen Arbeitsplatz Daten geändert oder erfasst, können diese Daten nachgeladen werden ohne die Maske neu aufzurufen. |
| Mehr | Über das Mehrmenü wird das Änderungsprotokoll aufgerufen. Hierüber werden alle Änderungen des gewählten Datensatzes protokolliert und angezeigt. |
Weiteres ...
| Anzeige untergeordneter Seiten | ||
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Maskenbeschreibung
| Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||||
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| Name | Tragen Sie hier den Namen Ihrer Vorlage ein.
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| Dokument-Typ | Diese Auswahl bestimmt, in welchem Umfeld die Dokumentenvorlage beim Druck vorgeschlagen wird. Der Typ bestimmt im wesentlichen, welche Platzhalter zur Verfügung stehen und wann die Druckvorlage zur Verwendung vorgeschlagen werden wird. Neben den bereits existierenden Arten können Sie unter → Stammdaten → Eigenschaft (Stammdaten), weitere Dokument-Typen definieren um eine feinere Gliederung für Ihre Dokumentvorlagen zu erhalten. Beim Aufruf des Druckbefehl werden je nach Kontext nur die entsprechenden Dokumentvorlagen einer Art berücksichtigt (z. B. nur 'Rechnung' wenn eine Kundenrechnung gedruckt werden soll). | ||||||||||||||||||
| Dateiformat | Das Dateiformat bestimmt beim Erstellen einer Vorlage bzw. übernimmt die Einstellung wenn ein Dokument importiert wird (siehe oben 'Import'). | ||||||||||||||||||
| Typ (nur bei einer Neuanlage) | Dieses Feld wird von AMPAREX gefüllt und kann nachträglich nicht editiert werden bzw. muss ausgefüllt werden, wenn Sie eine neue Dokumentvorlage erstellen.
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| Setzen oder entfernen Sie diese Option um ein Dokument zu Verwendung frei zu geben oder von dem Standardsuchergebnis der Dokumente auszuschließen. Ist der Haken gesetzt, erscheint das Dokument zu Auswahl wenn ein Druckdialog geöffnet wird (z. B. Kundenmaske) in der Auswahlbox der Dokumente. Wird der Haken entfernt, wird das Dokument in der Liste der Dokumente nicht mehr angezeigt, kann jedoch über die dahinter liegende Suche (Lupe) gesucht und ausgewählt werden → Druckdialog (Bedienung). | ||||||||||||||||||
| Legen Sie fest, dass diese Vorlage immer als erste Vorlage aus einer Liste gleichartiger Vorlagen vorgeschlagen werden soll, wenn die zugehörige Art des Dokuments verwendet wird. So werden zum Beispiel beim Abschluss einer Versorgung die Vorlagen Kunde Rechnung und Kostenträger KV (Kostenträgerkostenvoranschlag) herangezogen.Gibt es mehrere gleichartige Dokumente welche frei gegeben sind, werden diese alphabetisch in der Auswahlliste angezeigt. Eine feinere Steuerung der Auswahl von Dokumenten-Vorlage erfolgt im Reiter 'Verwendung'. Hier kann die Druckvorlage in Abhängigkeit von Wertepaaren in der Auswahl priorisiert werden.
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| Wird diese Option gesetzt, darf die Anzahl des zu druckenden Dokumentes nicht Null sein. D. h. die zu druckende Menge darf nicht von z. B. 1 auf 0 geändert werden. Fehlt die Option (Standard) kann die zu druckenden Menge auf 0 zu druckende Exemplare gesetzt werden. Bsp.: Beim Abschließen von einem Angebot zur Rechnung, kann unterbunden werden, dass man den Haken zum drucken entfernen darf. Somit würde immer eine Rechnung beim abschließen gedruckt werden. Manchmal möchte man sich aber die Rechnung vorher anschauen, bevor diese gedruckt wird. Ist als diese Option bei der Dokumentvorlage: Rechnung nicht gesetzt, kann das Angebot abgeschlossen werden ohne eine Rechnung drucken zu müssen. | ||||||||||||||||||
| Zeigt an ob das Dokument per Unterschriftenpad digital signierbar ist und wie viele Unterschriften möglich sind (Zahl in Klammer dahinter). | ||||||||||||||||||
| Mit dieser Option ist das Dokument noch vor der eigentlichen Erstellung in der Vorschau schreibgeschützt, so dass dieses nicht im Original bearbeitet werden kann. | ||||||||||||||||||
| Aktivieren Sie diese Option so werden alle erstellte Dokumente (mit Kundenbezug) automatisch in das Archiv des Kunden eingefügt. | ||||||||||||||||||
| Deaktivieren Sie diese Option um das nachträgliche Ändern eines aus dieser Vorlage erstellten Dokumentes zu unterbinden. | ||||||||||||||||||
| Archiv Druckvorschau | Steuern Sie mit dieser Option die mögliche Druckvorschau bereits archivierter Dokumente. Wenn Sie verhindern wollen, dass veränderte Dokumente gedruckt werden können, sollen Sie die Druckvorschau generell unterbinden (es gibt aber dennoch immer Wege ein angezeigtes Dokument zu manipulieren z.B. als Kopie speichern etc.). Auch für unveränderliche Archiveinträge, kann eine editierbare Vorschau sinnvoll sein. In diesem Fall wird ggf. eine veränderte Version des Dokumentes als neuer zusätzlicher Archiveintrag hinzugefügt (Das Original bleibt unverändert im Archiv). Mögliche Auswahl:
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| Statt einem Wasserzeichen (Grafik) kann über die Dateieigenschaft ein STATUS Text angelegt werden. Dieser wiederum kann in eine Dokumentvorlage als TEXT eingebunden werden. Der Vorteil des Textes, dieser kann formatiert werden (Fett, Kursiv usw.) → Text statt Wasserzeichen (Problemlösung). | ||||||||||||||||||
| Bisher wurden PDF-Dokumente zur Anzeige und zum Ausdruck an ein externes Anzeigeprogramm wie z. B. Acrobat Reader automatisch übergeben. Durch diese Option an der Dokumentvorlage wird ein Dokument im Archiv des Kunden "Mit externem Programm öffnen" mit dem Programm geöffnet, mit welchem es verknüpft wurde (z. B. PDF mit Acrobat, ODT mit LibreOffice etc.). | ||||||||||||||||||
| Importieren Sie ein LibreOffice Dokument aus Ihrem Dateisystem. Mögliche Format sind → LibreOffice Dokumente (.odt), OpenOffice Tabellen (.ods), Grafiken (.gif, .png., .jpg), Webseiten (.html). Die maximal Dokumentgröße darf hier nur 64kb sein, wenn Sie ein Logo im Dokument haben und dieses Dokument automatisch archiviert werden soll. | ||||||||||||||||||
| Exportieren Sie Ihre bestehenden Dokumentvorlagen in Ihr Dateisystem oder einen externen Datenträger. | ||||||||||||||||||
| Mit Klick auf Bearbeiten erfolgt ein Wechsel zu LibreOffice um die Vorlage weiter zu bearbeiten. Innerhalb von LibreOffice kann nun entweder fester Text oder einer der vorgegebenen AMPAREX Platzhalter eingegeben und/oder verändert werden. | ||||||||||||||||||
| Hintergrund ... | Wählen Sie hier die zugehörigen Wasserzeichen für den Druck eines Duplikates beziehungsweise einer Kopie des aus der Vorlage erstellten Dokumentes sowie für den Druck stornierter Rechnungen aus.
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| Beschreibung | Tragen Sie hier eine erläuternde Beschreibung ein. | ||||||||||||||||||
| Formblatt Name | Tragen Sie hier einen Namen für Ihr QM ein. Dieser Name kann am Ende Ihrer Dokumente über den Platzhalter
ausgedruckt werden. | ||||||||||||||||||
| Betreff | Diese Feld wird für zwei Zwecke genutzt:
Dabei kann das Feld Platzhalter in Form ${platzhalter} enthalten. | ||||||||||||||||||
| Platzhalter | Angabe in welcher Sprache die Platzhalter im Dokument erscheinen sollen. Mögliche Wahl Deutsch bzw. Englisch.
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| Legen Sie durch diese Option fest, ob eine Nachricht vor dem Druck dieses Dokumentes eine PopUp Nachricht erscheinen soll. | ||||||||||||||||||
| Nachricht | Legen Sie den Inhalt der Nachricht fest, welche Ihnen vor jedem Druck dieses Dokumentes angezeigt werden soll (z. B. Bitte legen Sie Geschäftspapier ein). |
Letzte Änderung
| Feld | Beschreibung | ||||||
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| Version, Datum, Mitarbeiter | Die Versionsnummer (Version) wird automatisch nach einer erfolgreichen Bearbeitung (Speicherung) hochgezählt und kann nicht editiert werden. Unter: Datum finden Sie das Datum sowie die Uhrzeit der letzten Änderung. Unter Mitarbeiter den, welcher zu diesem Zeitpunkt angemeldeten Benutzer die Änderung durchgeführt hat. | ||||||
| AMPAREX Update | Sollte eine Dokumentvorlage durch Update verändert werden, wird dies hier durch die entsprechende Versionsnummer von AMPAREX vermerkt. | ||||||
| Um die Sicherheit zu gewährleisten wird jede Änderung an den Dokumentvorlagen vermerkt und kann über diese Schaltfläche wieder hergestellt werden. Hier werden alle Versionen des Dokumentes gespeichert und können dort einzeln ausgewählt und wieder hergestellt werden → Dokumentvorlagen Archiv (Stammdaten). |