General changes and fixes in 4.

8 (as of April 2020)

The AMPAREX release notes contain summaries of recent changes and software enhancements made available in the latest release.

Berechtigungskonzept

Mehrfachzuordnung von Berechtigungsgruppen

Um einem Mitarbeiter verschiedene Rechte zu geben (z. B. Artikelpflege, Firmenpflege etc.), musste man bisher eine Mitarbeiter-Gruppe kopieren, diese um den einzelnen Punkt erweitern und die neue Berechtigungsgruppe dem Mitarbeiter zuordnen. Der Nachteil war, würde man später eine Anpassung an der regulären Mitarbeitergruppe machen, wirkte diese Änderung sich nicht auf die kopierte Gruppe aus. Änderungen mussten demnach in allen Benutzerberechtigungen durchgeführt werden. Ausserdem führte dies zu einer Flut ähnlicher Mitarbeitergruppen, die kaum noch zu pflegen waren.

Mit der Änderung der Benutzerkonten kann man jetzt filigrane Benutzergruppen anlegen - z. B. eine Gruppe 'Artikelpflege' die nur das Recht auf die Stammdaten → Artikel hat. D. h. man kann einem Benutzer der z. B. zur allgemeinen Mitarbeitergruppe gehört, zusätzlich zur Bearbeitung der Artikel befähigen, indem man diesem Benutzer auch die Gruppe 'Artikelpflege' zuordnet.

Darüberhinaus kann man einem Benutzer jetzt unterschiedliche Rechte in unterschiedlichen Filialen geben. Bisher musste man in diesem Fall zwei Benutzer anlegen, z. B. einen als Filiailleiter in seiner Hauptfiliale und einen weiteren als Mitarbeiter in allen anderen Filialen. Dies entfällt nun. Im Berechtigungsbaum des Benutzers sieht man jetzt abweichende Rechte je Filiale:

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Kunde

Kontonummer maskiert

Aus Datenschutzgründen werden nur noch die letzten 4 Stellen einer Bankverbindung angezeigt, alle anderen Ziffern werden mit '*' maskiert. Lediglich Mitarbeiter mit Recht auf das Modul 'Rechnungswesen' sehen die vollständige Bankverbindung.

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• Handbuch → Dokumentation → Kunden → Kunde → Bankverbindungen (Kunde)

Bankverbindung automatisch löschen

Bankverbindungen, die seit mindestens einem Jahr nicht mehr von AMPAREX verwendet wurden, werden mit der Filialkettenoption 'Bankverbindungen automatisch nach einem Jahr löschen' durch AMPAREX gelöscht. Dabei werden nur die Bankverbindungen von Kunden gelöscht, die keine offenen Rechnungen bzw. keine offenen Rechnungen über einen Servicevertrag mehr haben.

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• Handbuch → Dokumentation → Filialverwaltung → Filialkette → Kunde (Filialverwaltung)

Serviceverträge

Auswahl einer Bankverbindung im Servicevertrag

Hat ein Kunde mehrere Bankverbindungen hinterlegt, kann man bei der Anlage oder beim Bearbeiten von Serviceverträgen aus der Liste der Bankverbindungen wählen.

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• Handbuch → Dokumentation → Kunden → Kunde → Bankverbindungen (Kunde)

Preisänderung von Serviceverträgen

Wird in den Stammdaten der Preis eines Servicevertragsartikels geändert, wird der Anwender beim Speichern gefragt, ob der neue Preis auf bereits bestehende Serviceverträge angewendet werden soll. AMPAREX ändert dann die Preise für alle zukünftigen Abrechnungsintervalle, die noch nicht abgerechnet wurden. Dies gilt auch für abweichende, manuell geänderte Preise.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Servicevertragsvorlagen → Servicevertragsvorlage (Stammdaten)

Image Removed Anhänge per E-Mail aus dem Kundenarchiv versenden

Über die Druckvorschau oder direkt aus dem Archiv können Dokumente aus dem Dateisystem des Anwenders ausgewählt und per E-Mail versendet werden.

Als neue Funktion ist es jetzt zusätzlich möglich, Dokumente aus dem Archiv des Kunden, des Arztes oder einer Firma zu verschicken. Dabei wird das Dokument im Archiv des Kunden selektiert und über die 'Vorschau-Schaltfläche' geöffnet. Über die 'Senden-Schaltfläche' in der Funktionsleiste öffnet sich der 'Senden-Dialog', in diesem kann ein Dokument aus dem Archiv ausgewählt werden. Die gleiche Funktion wird geboten, wenn man über die Funktionsleiste den Druckdialog öffnet, ein zu druckendes Dokument auswählt und in die Druckvorschau wechselt.

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• Handbuch → Dokumentation → Kunden → Kunde → Kunden Archiv (Kunde)
• E-Learning

Terminplaner

Image Removed Nächsten freien Termin für mehrere Ressourcen finden

Um das Finden freier Termine für mehrere Ressourcen zu erleichtern, gibt es den Punkt 'Nächster freier Termin' im Mehr-Menü des Terminplaners. Hier wurde bisher nach einem Termin gesucht, an dem eine der gewählten Ressourcen verfügbar ist. Man kann jetzt auch nach Terminen suchen, an denen alle selektierten Ressourcen verfügbar sind. So lässt sich z. B. ein Termin für eine Mitarbeiterbesprechung finden.

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• Handbuch → Dokumentation → Terminplaner → Terminplaner → Terminplaneransichten (Terminplaner)
• E-Learning

Lagerverwaltung

Mengeneinlagerung auf Basis einer Bestellung

Wird Ware aus einer offenen Bestellung oder einem elektronischen Lieferschein eingelagert, wird im Wareneingang die bestellte Menge vorbefüllt, bleibt aber für den Mitarbeiter änderbar. Über die Filialketteneinstellung 'Änderungen der Artikelmenge sind für Bestellung und Lieferungen im Wareneingang erlaubt' können Mengenänderungen unterbunden werden.

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• Handbuch → Dokumentation → Filialverwaltung → Filialkette → Lagerverwaltung (Filialverwaltung)

Stammdaten

Betreff für Dokumenvorlagen

An einen Kunden kann, z. B. aus der Kundenmaske heraus, als Terminbestätigung über den Terminplaner bzw. immer dann wenn über die Vorschau beim Drucken ein Dokument versendet werden soll, ein Betreff für die E-Mail eingegeben werden. Damit die E-Mail nicht jedesmal neu geschrieben werden muss, kann dafür eine Dokumentvorlage angelegt werden.

Zusätzlich kann in der Maske der Dokumentvorlage ein Betreff für die E-Mail vordefiniert werden. In der Betreffzeile können die bekannten Platzhalter von AMPAREX in Form von ${platzhalter} zusätzlich verwendet werden.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Dokumentvorlagen → Dokumentvorlage (Stammdaten)

Rabatte

Um mehrere Rabatte übersichlich darstellen zu können, gibt es jetzt eine Übersichtsseite von Rabatten. Hier werden alle, derzeit gültigen, Rabatte angezeigt. Über die bekannten Suchfilter kann auf bestimmte Rabatte eingeschränkt werden.

Um einen bestehenden Rabatt zu bearbeiten, wird dieser per Doppelklick aus der Liste heraus geöffnet. Über die Schaltfläche 'Neu' wird ein neuer Rabatt angelegt. Dabei wird pro geöffnetem Rabatt ein neuer Reiter (Maske/Detailseite) aufgemacht.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Rabatte → Rabatte Übersicht (Stammdaten) 4_8

Image Removed Automatisch aktualisieren

Mit der Option 'Automatisch neu berechnen' wird der Rabatt immer wieder neu berechnet, wenn sich an dem zugehörigen Angebot bzw. Verkauf etwas ändert (z. B. die Menge).

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Rabatte → Rabatte Detailseite (Stammdaten)
• E-Learning

Image RemovedAutomatisch einfügen

Gibt es eine laufende Rabattaktion bzw. soll zu einem Artikel ein bestimmter Rabatt gewährt werden, soll dieser, je nach Unternehmen, auf jeden Fall gewährt werden. Mit der zusätzlichen Option 'Automatisch einfügen' wird der Rabatt, sobald dieser zu einer Artikelposition passt, automatisch einem Angebot bzw. dem Verkauf hinzugefügt, ohne dass dieser erst ausgewählt werden muss.

Für die Berechnung von automatischen Rabatten werden aus dem Angebot alle Rabatte entfernt, die die Option 'automatisch Einfügen' gesetzt haben. Für dieses bereinigte Angebote werden danach alle passenden Rabatte ermittelt. Diese Rabatte werden in unterschiedlicher Kombination berechnet und das Ergebnis mit der geringsten Angebotssumme ermittelt. Dieses Ergebnis wird, wenn es geringer ist, mit der ursprünglichen Angebotssumme verglichen und übernommen.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Rabatte → Rabatte Detailseite (Stammdaten)
• E-Learning

Einkaufskonditionen per Artikel-Typ

Über die Einkaufskonditionen konnten Rabatte bisher einem Lieferanten, einer Marke und einer Fassungsart zugewiesen werden. Zusätzlich können die Einkaufskonditionen auch auf einen Artikel-Typ beschränkt werden.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Einkaufskonditionen → Einkaufskondition (Stammdaten)

Einkaufskonditionen per Eigenschaft definieren

Gewährt der Lieferant auf aufladbare Hörgeräte einen extra Rabatt, legt man sich eine Eigenschaft 'aufladbar' an, weist diese den betreffenden Hörgeräten zu und kann dann in den Einkaufskonditionen den passenden Rabatt hinterlegen.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Einkaufskonditionen → Einkaufskondition (Stammdaten)

Überschreiben der Einkaufskonditionen

Der Einkaufspreis eines Artikels berechnet sich aus seinem Listeneinkaufspreis und den gültigen Einkaufskonditionen (Lieferantenrabatt). Gibt es zusätzlich zu den Einkaufskonditionen individuelle Abweichungen bei einzelnen Artikeln, kann man den individuellen Einkaufspreis für diesen Artikel in den Stammdaten im Feld 'Rabattierter Preis' eintragen.

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Artikelkatalog/Brillenfassungen → Einkaufspreis (Stammdaten)

Standardgarantien per Eigenschaften definieren

Hersteller können unterschiedliche Garantien z. B. auf Grund der Bauform (HdO/IdO) vergeben. Über diese (oder auch weitere Eigenschaften) können die Standardgarantien erweitert bzw. differenziert werden. Dabei müssen die Eigenschaften am Artikel und in den Standardgarantien identisch eingetragen werden.

Auf Grund der unterschiedlichen Parameter können verschiedene Konstellationen auftreten, welche die Garantie beeinflussen, um die bestmögliche Standardgarantie zu gewähren. Dabei gilt die folgende Reihenfolge:

1. Der Artikel hat immer Vorrang
2. Firma
3. Artikeltyp
4. Preisgruppe
5. Sonstige Eigenschaften

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• Handbuch → Dokumentation → Stammdaten → Standardgaratien → Garantien (Stammdaten)

Hardware

NFC-Kartenleserunterstützung (Mac OS und Linux)

Bisher konnten unter 'MAC OS' und 'Linux' nur kontaktbehaftete Chipkarten verwendet werden. Mit dem NFC-Kartenleser 'ACR122U' (erhältlich im AMPAREX Webshop) sind jetzt auch kontaktlose 'NFC'-Karten möglich.

So können Sie nun z.B. auch NFC-Tags für Mitarbeiterkarten auf diesen Betriebssystemen einsetzen.

• AMPAREX Webshop → Kartenleser → NFC Kartenleser 'ACR122U'

Buchhaltung

Buchungsexport als ZIP-Datei mit Passwort versehen

Um die Sicherheit bei der Übermittlung von exportierten Buchhaltungsdaten zu verbessern, lässt sich ein Buchaltungsexport komprimieren und mit einem Passwort schützen.

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• Handbuch → Dokumentation → Buchhaltung → Buchhaltungsexporte → Buchhaltungsexport (Buchhaltung)

Schnittstellen

E-Mail-Alias

Zusätzlich zur Absender-E-Mailadresse kann auch ein Alias in der AMPAREX SMTP-Schnittstelle eingegtragen werden.

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Die meisten E-Mail-Programme zeigen dann beim E-Mail-Empfang den Alias anstatt der E-Mailadresse an. In diesem Beispiel 'AMPAREX GmbH' anstatt 'info@amparex.com'.

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• Handbuch → Dokumentation → Filialverwaltung → Schnittstellen → SMTP Postausgangsserver (Schnittstelle)

Strukturreform in der österreichischen Krankenversicherung Image Removed

Im Dezember 2018 hat der Nationalrat mit dem Sozialversicherungs-Organisationsgesetz (SV-OG) die Zusammenführung der derzeit bestehenden Sozialversicherungsträger auf nur mehr fünf Sozialversicherungsträger unter einem Dachverband, anstelle des derzeitigen Hauptverbandes beschlossen. Ziel des österreichischen Gesundheitssystems ist es, eine faire, solidarische, flächendeckende, medizinische Versorgung aller Versicherten und deren anspruchsberechtigten Angehörigen zu gewährleisten.

Dies wird von AMPAREX wie folgt umgesetzt bzw. gewährleistet:

1. Einführung neuer KT-Typen
   • ÖGK, SVS, BVAEB, PVA, AUVA und KFA
2. Umbennenung der entsprechenden Kostenträger
3. Neue E-Mail-Adressen und Telefonnummer bei der ÖGK
4. Neue UST-ID für ÖGK
5. Geänderte Verträge auf die neuen KT-Typen
6. BKK Wiener-Verkehrsbetriebe wird aufgeteilt auf KFA Wien und BVAEB
7. BKKs entfallen zukünftig
   1. → die KT-Mitgliedschaft muss manuell geändert werden, je nach Bundesland der behandelten Filiale (die Betreuung der Versicherten und Angehörigen erfolgt nunmehr durch die Servicecenter der ÖGK in den jeweiligen Bundesländern)
   2. → bzw. werden in AMPAREX umgesetzt auf die ÖGK

Weitere Infoformationen erhalten Sie unter:

• https://www.sozialministerium.at/Themen/Soziales/Sozialversicherung/Strukturreform-Sozialversicherung.html
• https://www.carecenter.at/news/krankenkassenzusammenlegung
• https://www.optadata.at/journal/kassenreform/

Siehe auch ...

User authorisation groups Multiple assignment of authorisation groups In order to give a selected user a different set of rights on AMPAREX (e.g. article maintenance, patient maintenance, etc.), previously you had to copy an existing user group, adjust the set of rights and assign this newly created group to the user. The disadvantage was that if you later had to make any changes to the original user group, this change wouldn’t affect the copied user group, they would have to be applied there separately. In addition, this led to a flood of similar user groups created on AMPAREX. With the new AMPAREX 4.8 release you can combine user groups for one user and give a user a different set of rights in different branches. Image Added Image Added Patient Masked bank accounts Because of data protection, only the last 4 digits of a bank account will be displayed, all other digits will be masked with asterisks '*'. Only users with rights to access the 'Bookkeeping' module would see the full bank details. Image Added Automatically delete bank details Bank details that haven’t been used for at least one year could be deleted on AMPAREX by applying an option 'Delete bank details automatically after one year'. Only the bank details of customers who have no open invoices, including service contract will be deleted. Hinweis title Note The deleted bank details get written into the customer history of the customer. If an employee has no rights for the 'Bookkeeping' module, the bank details will be hidden behind an asterisk '*' except for the last four digits. Image Added Show price calculation in delivery notes Two new placeholders were made available in order to provide price calculations with matching print out options for ‘delivered’ hearing aids. In other words, if a handout document was meant to be printed it would look more less the same as a regular handout document printed for an offer/quote. Placeholder Description delivery/calculation AMPAREX generates a temporary offer based on the handout document. The temporary offer also includes all TPP reimbursement rates and discounts. Info title Restriction The placeholder is only available for output documents that were generated using a hearing aid process. delivery/relatedoffer Serial numbers are used as a criteria to find a matching offer. This offer is then used for the calculation. If no offer with serial numbers is found, the last offer will be used for this process. Hinweis title Note Those are the basic placeholders only so if the amount needs to be printed out, use the placeholder 'delivery/calculation/amount'. Orders tab on the process page A separate 'Orders' tab has been added to a process page so open orders and articles on a pick list can be shown here. Image Added Service contracts Bank account selection in the service contract If a customer has several bank account details saved on AMPAREX, you can choose the appropriate one from the list of bank details when creating or editing service contracts. Hinweis title Requirement Only the bank details for which a direct debit authorisation is available will be offeredfor selection Service contracts price change If the price of a service contract article is changed in the 'Master data', when saving, the user will be asked whether the new price should be applied to the existing service contracts as well. AMPAREX will then change prices for all future invoices in the service contracts. This also applies to different, manually changed prices. Image Added Send attachments from the customer archive by email Documents can be selected from patient’s archive and sent by email. It is now possible to send documents from the archive of a patient, doctor or a company. The document can be selected in the archive and opened using the 'Preview' button. The 'Send' dialog opens via the 'Send' button in the toolbar, in which a document can be selected from the archive. The same function is offered if you open the 'Print' dialog via the function bar, select a document to be printed and switch to the print preview. Image Added Organiser Find next free appointment for multiple resources To make it easier to find free appointments for several resources at once, please use the 'Next free appointment' option from the additional menu of the 'Organiser'. Previously, it was only possible to do it for one selected resource. Now you can also search for dates on which all selected resources are available. For example, to find a matching date for a staff meeting. Inventory management Adjusting quantity When quantity managed goods from an open order or electronic delivery are placed into the inventory, the quantity is pre-filled but it will remain open to any potential adjustments. Masterdata Email subject as a placeholder You can add and edit the email subject as a placeholder ${placeholder}. This way you don’t have to type the subject every time you send mails from AMPAREX. You can edit it on the template level in the 'Master data'. Image Added Image Added Discounts In order to clearly display several discounts, an overview page has been made available. All currently valid discounts will get displayed on that page. To edit a displayed discount, simply double-click to open it from the list. A new discount can be created by using the 'New' button. A new tab to edit the discount will open. Image Added Recalculate automatically The 'Recalculate automatically' option on the discount page enables for an automatic discount adjustment should changes be applied to quotes/offers, e.g. changes to the quantity. Image Added Apply discount automatically If there is an ongoing discount campaign or if a certain discount has to be granted for an article by default, depending on the company, please use the ‘Apply automatically’ option when adding that discount to your ‘Master data’. For the calculation of automatic discounts, all other, non-automatic discounts that have been applied manually will be removed first. All automatic discounts will then be determined and calculated using different combinations so that the end result with be the lowest offer/quote total amount or, in other words the highest possible discount available. Image Added Purchase discount for article type A purchase discount/conditions can simultaneously apply to a specific manufacturer and article type. Image Added Purchase discount for article property A purchase discount/conditions can apply to a specific article property as well. If a supplier grants an extra discount for a specific hearing aid model(s) you create a unique property, assign it to those hearing aids and apply such purchase discount. Image Added Discounted price The article purchase price is calculated by using its list purchase price and a valid supplier discount. Should such calculation not apply to an article you can enter its individual purchase price into the 'Discounted price' field. Image Added Warnung title Note By filling in the 'Discounted price' field the purchase conditions for this article will be overridden. Any future changes to the general purchase conditions would have no effect on this article. The purchase price would have to be adjusted manually. Define standard warranties using properties Manufacturers can offer different warranties, e.g. based on the design (BTE / ITE). In the new release the default warranties can be expanded or differentiated using those (or other properties). The entered article properties must be matching. Due to the different parameters used when defining the default warranties various combinations are possible so the following parameters priority sequence will apply: - article - company - article type - price group - other Hinweis title Note If there were two warranties that differed only in the property value and an article had both properties, AMPAREX wouldn’t be able to ‘decide’ which default warranty to apply. You should therefore ensure that the warranties are clearly defined and set up. Image Added Article VAT rate set up change Certain articles can be sold at different VAT rates depending on the treatment type and country. For example earmould can be sold at a reduced VAT rate when sold together with the hearing aids. The ‘Reduced VAT if sold with primary article' setting could have been used to enable it. The issue was, one had to have to primary article in the offer/quote in order for the setting to apply the reduced VAT rate. This setting has been renamed to 'Use treatment type VAT rate’ and behaves accordingly. This means that the earmoulds can be sold at a reduced VAT rate even without hearing aids being sold. It’s all down to the treatment/process type now. Image Added Bookkeeping Provide booking export as a password protected zip file In order to improve the security of the transmission of exported bookkeeping data, the bookkeeping export can be compressed and protected with a password. Image Added Services Email alias An email alias can be added while setting up your standard SMTP service on AMPAREX. Most email programs will display the alias instead of the email address upon receiving the email. Image Added In this example 'AMPAREX GmbH' will replace 'support@amparex.com'.